Organización Matricial
La organización matricial consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones. Se distingue de otros tipos de organización porque abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes. La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama de forma vertical en las gráficas que anteceden. La segunda es una disposición horizontal que combina al personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo experto en el campo de especialización asignado al equipo.
Ventajas de la Organización Matricial
- Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para cumplir con el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
- Propicia una comunicación interdepartamental fluida sobre las funciones y los productos.
- Permite la movilidad del personal entre tareas cuando sea necesario.
- Favorece el intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.
Desventajas de la Organización Matricial
- Existe confusión acerca de quién depende de quién, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
- Puede dar lugar a una lucha por el poder entre el gerente funcional y el gerente de producto.
- Funciona a través de muchas reuniones, lo que puede suponer pérdidas de tiempo.
- El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
- Puede presentarse resistencia al cambio por parte del personal.
Estructura Circular
La estructura circular representa los niveles de autoridad en círculos concéntricos, con un cuadro central que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, y a su alrededor círculos que constituyen los demás niveles de organización. En cada uno de esos círculos se ubica a los jefes inmediatos, y se les conecta con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Ventajas de la Estructura Circular
- Resaltan la importancia de los niveles jerárquicos.
- Eliminan o, al menos, disminuyen la percepción de estatus más alto o más bajo.
- Permiten ubicar un mayor número de puestos en el mismo nivel.
Desventajas de la Estructura Circular
- A veces resultan confusas y difíciles de interpretar.
- No permiten ubicar con facilidad niveles con un solo funcionario.
- Pueden forzar demasiado la representación de los niveles.
Áreas Funcionales de una Empresa
Área de Ventas y Marketing
Es el motor de la empresa, ya que de ella provienen los ingresos que posibilitan su subsistencia. Se encarga de realizar todas las actividades necesarias para que el producto llegue desde su lugar de producción a manos del cliente, asegurando que este cumpla con todas sus necesidades y expectativas.
Actividades Clave:
- Logística.
- Gestión de puntos de venta.
- Marketing: precio, promoción, producto y distribución (las 4 P’s).
- Comunicación con los clientes.
- Investigación de las necesidades de los consumidores.
Área de Producción
Esta área se encarga de transformar la materia prima en productos terminados para su venta, o de generar y proveer los servicios que la empresa ofrezca. Para ello, gestionan la maquinaria necesaria de la forma más eficiente posible.
Actividades Clave:
- Producción de bienes y servicios.
- Diseño de productos y servicios.
- Mantenimiento de maquinaria y del lugar de producción.
- Gestión y almacenamiento de stock.
- Control de calidad.
Área de Administración y Recursos Humanos
Se ocupa de coordinar la gestión del personal y la convivencia empresarial. Esta área se encarga de gestionar todo lo relacionado con trámites burocráticos y administrativos. Normalmente, también está ligada a las actividades de recursos humanos, ya que su gestión implica una gran cantidad de trámites.
Actividades Clave:
- Reclutamiento, selección y contratación de personal, incluyendo todas las gestiones físicas y burocráticas.
- Pago y gestión de sueldos, salarios y políticas de compensación a empleados.
- Fomento de buenas relaciones laborales y una adecuada motivación del personal.
- Gestión de todos los trámites necesarios para el desarrollo de las actividades de la empresa.
Área de Contabilidad y Finanzas
Tiene a su cargo el manejo de los recursos financieros del negocio. En este departamento se llevan a cabo todas las actividades referentes a la gestión y control de los recursos económicos de la empresa, así como el registro en los libros contables del origen y uso del dinero.
Aspectos Clave:
- Gestión de créditos y préstamos a los que la empresa debe hacer frente.
- Relaciones de pago y cobro con proveedores y clientes.
- Control de los tipos de interés de los préstamos.
- Declaraciones de impuestos.
- Inversiones de la empresa en activos financieros.
Objetivos SMART: Definición y Aplicación
Los objetivos son fines hacia donde una empresa dirige sus actividades, y deben ser:
- Specific (Específico): ¿Qué se quiere conseguir en el área focal?
- Measurable (Medible): ¿Qué KPI o indicadores se pueden utilizar para medir su eficiencia?
- Attainable (Alcanzable): ¿Es razonable con respecto a la situación interna y externa de la empresa?
- Relevant (Relevante): ¿Por qué es relevante para la empresa o sus clientes?
- Timely (Con Plazo Definido): ¿Cuándo se debe conseguir esta meta?