¿Qué es un documento?
Un documento es información plasmada en un soporte, de papel o informático, puede llevar texto o imágenes. Los documentos se realizan con el fin de que pueda ser utilizado como prueba o servir una consulta o estudio.
El documento más utilizado en la farmacia es la receta.
La receta controla la dispensación de un medicamento.
Tiene que llevar el sello de la farmacia, la fecha del día de la dispensación y la firma del farmacéutico.
Carácterísticas de los documentos
- Destinatario.
- Remitente.
- Fecha.
- Contenido.
Documentos que se reciben, elaboran y consultan
En las farmacias hay tres tipos de documentos: documentos que se reciben, documentos que se custodian y documentos que se generan.
- Documentos que se reciben:
- Recetas.
- Ordenes hospitalarias.
- Albaranes.
- Facturas.
- Documentos que se custodian:
- Libros oficiales: Real Farmacopea Española, Formulario Nacional, libro recetario y libro de contabilidad de estupefacientes.
- Hojas de registro de temperatura tanto la del local como la del frigorífico.
- Hojas de reclamaciones.
- Albaranes.
- Facturas.
- PNT.
- Documentos que se generan:
- Mensualmente, partes de los medicamentos de ECM.
- Trimestralmente, las recetas de estupefacientes.
- Semestralmente, los partes de movimientos de estupefacientes.
- Facturas.
- Recibos.
¿Cuánto tiempo debe custodiarse?
- Recetas:
- De la Seguridad Social: las guarda el Colegio, pero como máximo se pueden guardar en la farmacia 3 meses.
- Privadas de medicamentos normales: 3 meses.
- Fórmulas magistrales: 1 año.
- Psicótropos: 2 años.
- Medicamentos veterinarios-. 3 años.
- Libros oficiales:
- Libro recetario y libro de estupefacientes: 5 años.
- Registro de temperatura: 5 años.
Documentos que se reciben, elaboran y consultan
Documentos más importantes
- Información de la Agencia Española del Medicamento.
- Manuales de consulta.
- Documentos que se elaboran en la farmacia.
Documentos que se reciben en la farmacia: alertas
Las alertas de la AEMPS llegan a la farmacia a través de:
- Almacenes de distribución.
- Consejerías de sanidad.
- Colegios farmacéuticos.
- Medicamentos de uso humano: se emiten alertas si se ha detectado un incumplimiento en las carácterísticas del medicamento. Las alertas son: farmacovigilancia, calidad y medicamentos ilegales.
- Medicamentos de uso veterinario: las alertas son: farmacovigilancia y calidad.
- Productos sanitarios.
- Cosméticos, productos de higiene y biocidas.
- Documentos que se elaboran en la farmacia.
- Facturas.
- Recibos o tickets de compra.
- Talonario oficial de estupefacientes.
- Registros de temperatura del ambiente o del frigorífico (2-8 grados).
- Alertas de farmacovigilancia: cuando un medicamento causa un efecto inesperado, los profesionales están obligadas a notificarlo en unas tarjetas:
- Amarilla: uso humano.
- Verde: uso veterinario.
- Blanca: productos sanitarios.
PNT: en él se describen las tareas que se deben realizar cada uno de los que intervienen en un proceso y la forma de ejecución.
Documentos que se consultan en la farmacia
La información más fiable previene del CGCOF y está disponible en formato informático y en papel:
- Base de datos:
- BOTplus: nos permite consultar medicamentos de uso humano, veterinario, plantas medicinales, productos de parafarmacia, etc.
- Módulo de Atención FarmacéÚtica (AF): permite efectuar el seguimiento farmacológico del paciente.
- Libros: el Consejo edita anualmente los catálogos de especialidades farmacéuticas, de parafarmacia y de plantas medicinales.
- Otras bases de datos:
- CD que envían: se hacen 10 entregas al año.
- Internet: las actualizaciones se realizan cada 7 ó 10 días.
¿Qué es el soporte de un documento?
El soporte es el medio físico en el que se registra y almacena la información.
- El documento más utilizado en la farmacia es la receta médica, que puede presentarse en soporte:
- Tradicional: papel escrito a mano o a ordenador.
- Electrónico: se accede a ella a través de Internet.
- Otro documento que se genera a diario es el registro de temperatura.
- La facturación de lo que se ha vendido a pacientes que pertenecen a la Seguridad Social.
El Formulario Nacional
El Formulario Nacional es un libro de obligada tenencia o acceso para las farmacias y servicios de farmacia.
Está elaborado por la AEMPS, en él describe la elaboración de las fórmulas magistrales y preparados oficinales reconocidos como medicamentos.
El formulario está estructurado en:
- Recopilación legislativa: donde se encuentran las normas que regulan todo lo relacionado con la fabricación de medicamentos en las farmacias y servicios de farmacia hospitalaria.
- Procedimiento Normalizado de Trabajo (PNT):
- Procedimientos generales.
- PNT de elaboración de formas farmacéuticas.
- PNT de operaciones farmacéuticas.
- PNT de control de productos.
- Monografías: se trata de un escrito de un solo tema.
La Real Farmacopea Española (RFE)
La Real Farmacopea Española (RFE) es otro libro oficial de obligada tenencia o acceso para los laboratorios fabricantes, las farmacias y servicios de farmacia.
En este libro se establecen normas comunes para garantizar la calidad de los medicamentos. Estas normas redactadas describen la calidad física, química y biológica de las sustancias medicinales y los excipientes destinados a uso humano y veterinario.
Las normas se dividen en 6:
- Normas generales: describen las unidades de medida, abreviaturas, símbolos, etc.
- Métodos analíticos: describen los aparatos que se utilizan para los análisis, ensayos biológicos, etc.
- Métodos utilizados en la fabricación de envases.
- Reactivos, disolubles y sustancias de referencia.
- Texto general: describe métodos de esterilización, fabricación de vacunas, etc.
- Monografías.
Para hacer un medicamento hay que buscar en la Farmacopea la descripción de las materias primas que los componen. Y antes de fabricarlo deben analizar su pureza mediante los métodos descritos en la farmacopea.
Información que viene en la Farmacopea
- Carácterísticas: define el aspecto del producto.
- Conservación: nos indica si el producto tiene necesidades especiales. Por ejemplo: protección frente a la luz o requiere ser guardado en el frigorífico.
Análisis de identificación:
lo hacen los laboratorios de fabricación industrial porque resultaría caro que lo hicieran las farmacias. Los laboratorios venden las materias primas en pequeños envases, junto con la guía de análisis firmada por el director técnico del laboratorio que lo comercializa.
Las guías de análisis:
se archivan en la farmacia. Sirven para comprobar la calidad del producto con el que se va a trabajar
El libro recetario
El libro recetario es otro libro obligatorio que hay que tener en las farmacias y servicios farmacéuticos.
En el libro recetario se inscriben:
- Fórmulas magistrales y preparados oficinales.
- Medicamentos que incluyan sustancias psicotrópicas.
- Medicamentos que incluyan sustancias estupefacientes.
- Medicamentos de ECM.
- Cualquier medicamento de uso humano prescrito en receta veterinaria.
El libro recetario se adquiere a través del colegio farmacéutico y lo valida la Delegación Provincial de Sanidad, sellando todas las páginas.
El libro informatizado está compuesto de 200 hojas numeras y selladas.
Cuando se dispensa un medicamento que haya que inscribirlo, se debe anotar la fecha y el farmacéutico debe firmarlo.
Tanto el libro físico como el informatizado hay que consérvalo 5 años.
El libro oficial de contabilidad de estupefacientes
Los estupefacientes son un grupo de medicamentos que tienen unas condiciones especiales de prescripción, adquisición y dispensación.
En el libro oficial de contabilidad de estupefacientes queda reflejada: la salida, la entrada y la existencia de estupefacientes.
En 1961 se reunieron 73 Estados para realizar una convencíón. Y establecieron 4 listas de estupefacientes:
- LISTA I: los medicamentos de esta lista requieren receta oficial de estupefacientes. Ejemplo: morfina, metadona, etc.
- LISTA II: los medicamentos de esta lista requieren receta ordinaria. Ejemplo: codeína, folcodina, etc.
- LISTA III: los medicamentos de esta lista requieren receta médica ordinaria.
- LISTA IV: engloba sustancias prohibidas. Ejemplo: heroína, cannabis.
Receta Oficial de Estupefacientes (ROE)
La prescripción de medicamentos que contengan sustancias estupefacientes se realiza con la ROE.
La ROE es un talonario numerado, con 30 recetas. La ROE esta confeccionada con materiales que impiden o dificulten su falsificación.
Partes de movimientos
Periódicamente, las farmacias deben hacer partes notificando los movimientos de los medicamentos estupefacientes y los de ECM.
Documentación de los movimientos de estupefacientes
La documentación generada de las entradas y salidas de estupefacientes se debe custodiar 5 años.
Notificaciones de control trimestral
Durante los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, los titulares de las farmacias tienen que enviar a las Delegaciones Provinciales de Sanidad, las recetas de estupefacientes dispensadas durante el trimestre anterior.
Notificación de control semestral
Durante los primeros 15 días naturales de cada semestre, los titulares de las farmacias tienen que remitir a ala Delegación Provincial de Sanidad, los movimientos de los estupefacientes del semestre anterior.
Notificación de medicamentos de EMC
Hay varios medicamentos que por sus carácterísticas tiene unos efectos adversos muy significativos. Son especiales por sus efectos en el feto durante la gestación. Por eso hay que tener cuidado durante la dispensación. Ejemplo medicamento EMC: Leponex, Acnemin, Dercutane, etc.