1. ¿En qué consiste la planificación y diseño de un SGBD?
La tarea más importante en el proceso de creación es centrarse en la idea principal, recogiendo toda la actividad completa de la empresa para así crear bases de datos lógicas con sentido. Un SGBD es un conjunto de bases de datos que, de alguna manera, relacionan toda la actividad de la empresa, a veces de forma directa y otras indirecta.
Una vez claras las bases de datos necesarias, en cada una de ellas utilizaremos diferentes elementos (tablas) para relacionar la información y extraer informes o conclusiones para la toma de decisiones. IMPORTANTE: es una buena práctica detenerse a pensar y tomarse el tiempo necesario antes de crear la base de datos; para ello, es muy útil dibujar esquemas que permitan visualizar el resultado previamente, adelantándose a posibles fallos. En la mayoría de las ocasiones, tendemos a crear una tabla con mucha información, pero con esta técnica podemos darnos cuenta de que la redundancia se puede evitar utilizando diferentes tablas para la misma base de datos.
1.1. Información a incorporar
Tener claro qué información vamos a registrar es fundamental; es recomendable crear un boceto previo a mano en papel. Debemos centrarnos en la información imprescindible y considerar los siguientes aspectos:
- Necesidades: Entender las necesidades que va a cubrir nuestra base de datos y utilizar la información meramente esencial (ser lo más conciso posible).
- Escalabilidad: A futuro podemos crear nuevos campos que ayuden a resolver nuevas necesidades; por ello, es mejor no introducir campos innecesarios al inicio para evitar romper las relaciones entre tablas, lo cual conllevaría eliminar las relaciones y crear otras nuevas (un proceso costoso).
- Normalización: Siempre que necesitemos una información que pueda ocupar más de un campo, debemos independizarla en campos separados (por ejemplo: nombre cliente, apellido 1, apellido 2).
2. Características de un SGBD
A) Atender a la redundancia
La redundancia hace referencia a datos que se repiten en una misma base o en diferentes. La redundancia mal empleada conlleva ocupar espacio innecesario y aumentar el tiempo de procesamiento. Sin embargo, puede ser útil en casos como:
- Mantener un mismo producto y conocer sus diferentes precios a lo largo de un periodo.
- Realizar pedidos del mismo producto y registrar las fechas en las que se hicieron.
- Mantener información en tablas distintas (ejemplo: bases de datos de clientes y ver qué producto consume cada uno).
No es útil cuando se registran clientes, proveedores o productos de forma repetida por errores de nomenclatura, o cuando se mantiene información obsoleta (cambios de dirección, bajas de clientes, etc.).
B) Consistencia de la información
Tendremos en cuenta qué registros vamos a realizar en base a los campos (fecha, texto, numérico, porcentaje, contable, etc.). Estableceremos el formato previamente al registro de los datos para que el software valide la información y evite problemas de gestión a largo plazo.
C) Integridad de la información
Busca evitar errores humanos y proteger los datos mediante software. Existen tres tipos:
- De campo: Solo se permite guardar información dentro de los valores permitidos (%, euros, etc.).
- De entidad: Cada registro debe ser único para su correcta localización y asignación de relaciones.
- Referencial: En las bases de datos debe coincidir el valor buscado en las tablas de origen.
D) Seguridad
La protección de las bases de datos es fundamental. Nos centraremos en dos aspectos:
- Acceso externo: Impedir que usuarios ajenos a la empresa accedan a los datos (ejemplo: copias de seguridad en dispositivos extraíbles).
- Acceso interno: Bloquear el acceso a determinados datos a usuarios internos mediante el control de archivos o celdas.
E) Concurrencia de información
Cuando varios usuarios tienen acceso a la modificación de datos, el software permite que solo un usuario modifique el registro al mismo tiempo, bloqueándolo hasta finalizar la operación.
3. Tipos de bases de datos
Las bases de datos se clasifican según diferentes criterios:
- Según su variabilidad:
- Estáticas: Solo de lectura, no se modifican en el tiempo.
- Dinámicas: Creadas para actualizarse y completar información continuamente.
- Según su contenido:
- Bibliográficas: Contienen referencias a fuentes primarias (fecha, título, etc.).
- De texto completo: Almacenan las fuentes primarias íntegras.
- Directorios: Información concreta de la fuente primaria (datos personales, correos, etc.).
- Según su modelo de administración:
- Jerárquicas: Los datos se organizan en forma de esquema centrado en un punto principal del que derivan subpuntos.
4. Restricciones de acceso y niveles de usuario
Para garantizar la integridad, se establecen diferentes niveles de privilegios:
- Administrador: Permisos totales (crear, modificar, borrar bases y gestionar usuarios).
- Actualizador: Puede modificar o borrar datos con conocimientos avanzados para no romper las relaciones.
- Consultor y modificador: Puede leer y modificar registros sin realizar operaciones complejas.
- Consulta e informes: Nivel técnico bajo, solo puede realizar consultas para informes sin modificar datos.
5. Copia de seguridad
Su objetivo es realizar un duplicado de archivos y bases de datos originales para salvar el trabajo realizado. Se recomienda utilizar diversos medios: discos locales, dispositivos extraíbles (USB) y servicios en la nube.
6. Recuperación de bases de datos
- Recuperación en caliente: Permite deshacer los últimos pasos realizados en la memoria de trabajo tras un error.
- Recuperación en frío: Se recurre a una copia de seguridad previa para restaurar la información tras un fallo grave.
7. Definiciones técnicas
- TD (Tablas Dinámicas): Herramientas de Excel para analizar, resumir y transformar grandes volúmenes de datos.
- SGBD: Software que controla la creación, mantenimiento y manipulación de bases de datos.
- FUNCIÓN CONCATENAR: Une varios elementos de texto en uno solo:
=CONCATENAR(texto1; [texto2]; ...) - FUNCIÓN PROMEDIO: Devuelve el promedio de los valores que cumplen un criterio:
=PROMEDIO(número1; [número2]; ...) - FUNCIÓN MODA: Devuelve el valor más común del conjunto de datos:
=MODA(número1; [número2]; ...)
8. Estructura y componentes de una TD
Una tabla dinámica se organiza en 4 áreas clave:
- Filtros: Muestra solo la parte elegida de la selección.
- Columnas: Distribuyen la información horizontalmente.
- Filas: Organizan la información verticalmente.
- Valores: Contienen los cálculos (sumas, promedios, conteos, etc.).