Elementos de la Comunicación Escrita
La comunicación escrita se compone de varios elementos fundamentales:
- Emisor: Es quien escribe el mensaje. Para grabar el mensaje, el emisor emplea las manos junto a algún otro accesorio.
- Mensaje: Es el contenido de la comunicación, su esencia.
- Código: Es el método empleado para representar la escritura.
- Soporte: Lugar en el que quedan grabados los signos de la escritura.
- Receptor o destinatario: Es el lector a quien llega el mensaje. En general, utiliza la vista para captar el mensaje.
Características de la Comunicación Escrita
- Comunicación diferida: No es necesario que el emisor esté presente en el momento de la recepción del mensaje.
- Dificultad de expresión: Por eso, resulta más difícil expresar una idea o describir un objeto por medio de la escritura que a través de la palabra hablada.
- Falta de retroalimentación inmediata: Los mensajes escritos no permiten la retroalimentación inmediata, ya que no es posible hacer preguntas ni obtener aclaraciones al instante.
- Elaboración del mensaje: Si solo disponemos de la palabra escrita como recurso para expresar las ideas, es necesario pensar sobre el contenido y la forma para que el mensaje pueda entenderse bien.
- Comunicación múltiple y simultánea: Podemos enviar el mismo mensaje a muchas personas a la vez, aun cuando se encuentren en lugares muy diferentes y distantes.
- Mensaje impersonal: Solo los manuscritos conservan elementos personales que permiten identificar al emisor. Un escrito obtenido por medios mecánicos tiene un carácter menos personal que la comunicación verbal.
- Permanencia: Una de las características más destacables es su carácter permanente. Los mensajes perduran mientras existan los soportes que los contienen.
Incorrecciones en el Uso de los Pronombres
Son los llamados laísmo, leísmo y loísmo, que consisten en el mal uso de los pronombres personales átonos de tercera persona le, la y lo.
- Los pronombres sustituyen al nombre.
- Los pronombres personales sirven para nombrar a las personas a las que designan.
- Los pronombres personales tónicos realizan funciones de sujeto o de complemento con preposición.
- Las formas átonas de los pronombres personales funcionan como complementos del verbo y se anteponen al mismo.
Uso de Mayúsculas y Minúsculas
Se escribe mayúscula:
- Después del punto, después de los dos puntos; al escribir una cita o enumeración de varios párrafos.
- En los nombres propios (personas físicas, personas jurídicas, ciertos animales, instituciones, organismos públicos, partidos políticos, fiestas religiosas o civiles, regiones geográficas, títulos de periódicos, libros, etc.).
- Para nombrar acontecimientos (históricos u otros de cierta importancia).
- Para los textos legales.
- En las siglas y acrónimos.
Se escriben minúsculas:
- Palabras que designan accidentes geográficos, locales públicos, etc., cuando no formen parte del nombre propio.
- En los nombres de cargos, salvo que se trate de dignidades de carácter único y aun en estos casos, siempre y cuando no vayan delante del nombre de su titular.
Uso y Abuso de Términos Imprecisos
Son vocablos que, a fuerza de utilizarlos para todo, no aportan ninguna información y hacen que los mensajes resulten menos precisos.
Palabras con Significado Inadecuado
Son expresiones que se ponen de moda y se utilizan en cualquier contexto, unas veces correctamente y en otras muchas ocasiones con un sentido inadecuado.
La Concordancia
- El sujeto concuerda con el verbo en número y persona.
- El adjetivo concuerda con el nombre en género y número.
- Los sustantivos colectivos, tales como gente, público, etc., en su forma singular también concuerdan con el verbo en singular.
- Si el verbo se refiere a varios sujetos, se presentará en la forma de plural.
- Las cifras concuerdan con el verbo en plural.
- Cargos y títulos concordarán con el género de la persona que los ocupa u ostenta, aun cuando suene extraño. Algunas profesiones se escriben en femenino aunque estén desempeñadas por hombres.
Signos de Puntuación
La Coma
Sirve para indicar pausas breves. Se debe emplear para:
- Separar elementos análogos en una enumeración.
- Separar oraciones.
- Introducir una oración explicativa.
- Separar el nombre con que nos dirigimos a otra persona.
- El verbo omitido que se sustituye por la coma.
El Punto y Coma
Indica una pausa algo mayor que la que representa la coma, pero menor que la que introduce el punto. Se emplea en los casos siguientes:
- Para separar frases que están relacionadas, pero que no van unidas por una conjunción o una preposición.
- En las enumeraciones en las que el uso de la coma puede causar confusiones.
- Para separar una oración que hace referencia a una serie de elementos citados anteriormente.
El Punto
Marca una pausa acentuada. Se distingue entre:
- Punto y seguido: para poner fin a una frase.
- Punto y aparte: para finalizar un párrafo.
- Punto final: para poner fin a un escrito.
Los Puntos Suspensivos
Se emplean para indicar que el sentido de la frase queda incompleto. Se utilizan en casos como estos:
- Suprimir parte de una cita textual.
- En el lugar de etcétera.
- Para indicar vacilación o duda.
Los Dos Puntos
Indican una pausa larga. Se emplean para llamar la atención sobre lo que se escribe a continuación:
- Citar lo que ha dicho otra persona.
- Para enumerar.
- Después de las fórmulas de saludo en ciertos documentos como instancias…
El Paréntesis
Es un signo doble ( ), se emplea para hacer un inciso dentro de la frase. El inciso explicativo también puede escribirse entre comas.
Los Signos de Interrogación y de Admiración
A diferencia de otros idiomas, nosotros empleamos dos signos, uno para abrir la interrogación o la admiración y otro para cerrarla.
Abreviaturas y Siglas
En muchos documentos aparecen expresiones abreviadas, ya sean abreviaturas propiamente dichas o siglas, cuyo objetivo principal es economizar espacio y tiempo. Para que el texto pueda ser interpretado, es condición indispensable que, tanto las abreviaturas como las siglas, sean conocidas por las personas que manejan los documentos; de no ser así, los textos se convertirían en un jeroglífico.
Abreviaturas
Pueden referirse a un vocablo o a una expresión, están formadas por una o más letras extraídas de la palabra o palabras a las que se refieren, y llevan un punto o una barra después de cada vocablo.
Siglas
Son una modalidad de abreviatura, formadas por un conjunto de letras mayúsculas, que unas veces van separadas por un punto y otras veces no. Estas letras corresponden a la inicial de cada una de las palabras que forman el nombre al que hacen referencia. Se utilizan para nombrar aparatos, procedimientos, etc., que la mayoría de las veces son más conocidos por las siglas que por el nombre completo.
La Correspondencia Comercial
Es el conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con la empresa, tanto si son de ámbito externo como interno. Se diferencia de la correspondencia particular o personal por una serie de particularidades que le imprimen un carácter propio:
- Responde a un motivo concreto: Siempre tienen un objetivo conocido: hacer un pedido, comunicar un pago…
- Tiene una finalidad económica: Como parte de la actividad empresarial, participa del objetivo final de la empresa, conseguir beneficio económico y contribuye a su consecución mejorando la gestión diaria.
- Se produce entre personas desconocidas: Es muy frecuente el caso de personas que se comunican con asiduidad en el marco de las relaciones empresariales y no se conocen personalmente; en otros muchos casos, aunque se conozcan, su relación se limita a los negocios.
- Es muy abundante: En las empresas circulan diariamente numerosas comunicaciones escritas, tanto internas como externas. Cada vez se dispone de mejores recursos tecnológicos para agilizar y hacer más fácil su elaboración y tratamiento, tales como fotocopiadoras, ordenadores…