Fundamentos de la Organización y Modelado de Sistemas: Conceptos Clave y Aplicaciones

Fundamentos de la Organización y Sistemas de Información

1. Definición de Organización según Kendall

La organización es el conjunto de recursos, procesos, procedimientos y acciones que permiten un comportamiento adaptativo al entorno para lograr objetivos.

2. Configuración Estructural de las Organizaciones

Se configuran de la siguiente manera:

• Administración estratégica.
• Planeamiento y control administrativo.
• Control operacional.

3. ¿Qué es la Administración Estratégica?

Los administradores estratégicos miran fuera de la organización, hacia el futuro. Son quienes toman decisiones a mediano y largo plazo, decisiones que guiarán a los administradores de nivel medio u operacional durante meses y años.

4. Control Operacional en la Administración

Supervisan los detalles de la organización. Aseguran que las tareas básicas de la organización se logren a tiempo y de acuerdo con las restricciones organizacionales.

5. Objetivo del Diseño Organizacional

El objetivo es producir un modelo o representación de las entidades que garanticen la correcta formación y desarrollo de la organización.

6. Pasos Básicos para la Organización

1. División del trabajo, antecedente y especialización.
2. La departamentalización.
3. Distribución de la autoridad y la responsabilidad:
   • Centralizada.
   • Descentralizada.
4. Coordinación.

7. ¿Qué es la Cultura Organizacional?

Es el conjunto de creencias, actitudes, comportamientos, presunciones, valores y normas que son compartidas y aceptadas por un grupo humano al interior de una organización.

8. La Organización desde el Punto de Vista Sistémico

La aplicación del enfoque sistémico a las organizaciones comienza a cobrar importancia debido a la necesidad de sintetizar e integrar las teorías de administración de las organizaciones presentadas anteriormente, para poder estudiar a la organización en todas sus dimensiones. En ese sentido, la teoría del comportamiento organizacional sistémico empezó a verse como una perspectiva para interpretar los modelos organizativos.

Por otra parte, la retroalimentación de la cibernética de modo general y la tecnología e informática de modo particular trajeron inmensas posibilidades de estudio y desarrollo de las organizaciones con una nueva perspectiva de administración más moderna.

Características de la Organización Sistémica:

• Crecimiento.
• El hecho de volverse más complejo a medida que crece.
• El hecho de que, al hacerse más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia.
• La duración de su vida es larga en comparación con la de sus unidades componentes.
• Interdependencia de las partes.
• Frontera o límite.
• Es un sistema abierto.
• Es un sistema social.
• Tiene una cultura y un clima organizacional.
• Es un sistema dinámico.
• Busca la eficacia.

9. La Organización como un Sistema Abierto

Las organizaciones funcionan como un sistema abierto porque existe una entrada de información (input) que se procesa (throughput) y luego se convierte en información de salida (output). Este sistema mantiene un intercambio de información con el ambiente y se retroalimenta (feedback).

10. Definición de Sistema Abierto

Un sistema abierto es un conjunto de partes en interacción que constituyen un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.

11. Diferencias entre Sistema Abierto y Cerrado

• El sistema abierto interactúa constantemente con el ambiente de forma dual, es decir, lo influencia y es influenciado. En cambio, el sistema cerrado no.
• El sistema abierto puede crecer, adaptarse, cambiar y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientales. En cambio, el sistema cerrado no.
• Es propio del sistema abierto competir contra otros sistemas. En cambio, el sistema cerrado no.

12. La Información en los Sistemas según la Organización

Los sistemas de información de la empresa se visualizan como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción existe una reacción. Por ello, el éxito de las empresas está enmarcado por el uso de la tecnología digital que guíe su estilo de trabajo.

13. Etapas del Proceso de Decisión en la Organización

Las etapas del proceso de decisión son:

• Definición del problema.
• Establecimiento de posibles alternativas de solución.
• Elección de la mejor alternativa.

14. Niveles de los Sistemas de Información en la Organización

14.1. ¿Qué son los Sistemas de Información a Nivel Estratégico?

Son sistemas de información que ayudan a los administradores de nivel superior a abordar y resolver cuestiones estratégicas, y apoyan las actividades de planificación a largo plazo tanto en la compañía como en su entorno exterior.

Estos sistemas se desarrollan para obtener ventajas competitivas sobre la competencia.

14.2. ¿Qué son los ESS?

Sirven al nivel estratégico de la organización y están diseñados para apoyar la toma de decisiones mediante gráficos y comunicaciones avanzadas.

Su principal objetivo es adaptar las capacidades y el funcionamiento de la empresa a los cambios del entorno presentes y futuros.

14.3. Indique 3 Características de los ESS

1. No utilizan grandes capacidades analíticas, como es el caso de los DSS, sino que los ESS suelen usar menos modelos analíticos.
2. Emplean el software de gráficos más avanzado y proveen capacidades de elaboración de «reportes excepcionales» y de búsqueda de detalles.
3. Incluyen módulos para soportar el análisis, las comunicaciones, la automatización de oficina y los sistemas inteligentes.
4. Están fácilmente conectados a servicios de información en línea y correo electrónico.

14.4. ¿Qué son los Sistemas a Nivel Administrativo?

Son sistemas de información que apoyan las actividades de control, seguimiento, administración y toma de decisiones de los administradores de nivel medio. La principal información que buscan obtener estos sistemas en el nivel de administración o gerencial es saber si las cosas están funcionando correctamente. Estos sistemas generalmente proporcionan informes periódicos, por ejemplo: presupuestos anuales.

14.5. ¿En qué ayudan los DSS a la Organización?

Los DSS ayudan a la organización al combinar datos para apoyar a los administradores en la toma de decisiones únicas o que cambian rápidamente, y que no son fáciles de especificar por adelantado.

14.6. Mencione al menos 3 Características de los DSS

1. Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta rápida.
2. Operan con poca o ninguna ayuda de programadores profesionales.
3. Apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden especificar por adelantado.

14.7. Resuma los Sistemas de Información a Nivel de Conocimiento

En este contexto, se maneja la noción de los sistemas de gestión del conocimiento. Bajo este concepto, se considera a la organización como una suprarred que enlaza redes de personas, información y tecnología de comunicaciones.

15. Planeamiento Estratégico en una Organización: Características

1. La administración estratégica.
2. Los planes estratégicos.

16. Definición de Estrategia

Es la selección del camino de acción más apropiado para que una organización cumpla, de la mejor forma posible, con sus metas.

17. Misión y Visión en una Organización

Misión: Es la razón de ser o el propósito de la empresa. Especifica qué actividades precisa desarrollar la organización y cuál es la dirección que seguirá la empresa en el futuro. Una misión bien pensada prepara a la compañía para el futuro y establece su dirección a largo plazo.

Visión: La visión de una empresa se refiere a una imagen que la organización plantea a mediano plazo sobre cómo espera que sea su futuro. Es una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La visión debe ser realista, pero puede ser ambiciosa; su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo.

18. ¿Qué son los Objetivos en una Organización?

1. Son los fines hacia los cuales se dirige una organización.
2. Establecer objetivos implica un reto.
3. Los objetivos sirven como patrones para guiar la trayectoria del rendimiento y el avance de una organización.
4. Los objetivos estratégicos representan un compromiso de la gerencia para producir un marco general de objetivos para las demás áreas.

19. ¿Qué son las Metas en una Organización?

Las metas constituyen los logros cuantitativos a alcanzar en periodos de tiempo razonables. Son imprescindibles para motivar al personal involucrado en su alcance y para medir los resultados operativos. Se recomienda establecerlas para periodos trimestrales y someterlas a revisión al concluir cada uno de ellos.

20. ¿Qué permite el Planeamiento Estratégico de Sistemas?

1. Definir los proyectos que implementen las estrategias tecnológicas.
2. Definir mejores estructuras organizacionales de sistemas.
3. Definir indicadores para evaluar la efectividad de cada estrategia.

Modelado y Optimización de Sistemas

1. Definición de Modelo

Un modelo es una representación simplificada de la realidad. De una manera más sencilla, un modelo predice y explica un sistema del mundo real o una porción de la realidad con precisión.

Sin embargo, un modelo no puede incluir todos los aspectos y variables de un sistema real, sino solamente los más importantes.

2. Importancia de los Modelos en la Ingeniería de Sistemas

Se tienen que usar modelos. Porque una vez formulado el problema e identificadas las posibles soluciones que las restricciones permitan considerar (factibles), el siguiente paso consiste en formular nuevamente el problema para poderlo analizar con mayor facilidad y claridad.

3. Diagrama del Concepto de Sistemas y sus Elementos

4. Usos de los Modelos

Sirven para:

• Minimizar costos.
• Predecir su probable comportamiento.
• Actuar sobre una posible acción futura.

5. Optimización de Sistemas

En general, el objetivo es la simulación del comportamiento del sistema real mediante representaciones físicas o matemáticas. En este proceso, el objetivo se alcanza variando los valores de E, I, P, y luego observando su efecto en el valor de S.

6. ¿Qué es Describir un Sistema?

La descripción del sistema parte del hecho de que, sea cual fuere el sistema y sobre todo si es complejo, este se compone de subsistemas y cada uno de estos, a su vez, se halla compuesto por una variedad de componentes.

7. ¿Qué implica Definir una Estructura?

8. ¿Qué se debe Definir Primero para Describir un Sistema?

9. ¿Qué es la Descripción Espacial?

Es una descripción gráfica que se emplea para proporcionar una idea de las relaciones espaciales entre los componentes de los sistemas. Estas descripciones varían de acuerdo con el nivel de precisión deseado.

10. ¿Qué es la Descripción Temporal?

Nos permite establecer relaciones entre los componentes del sistema que varían en el tiempo. Estas relaciones pueden ser en lenguaje natural, utilizando tablas de series de tiempo o, en su caso, utilizando gráficas con variaciones en el tiempo.

11. ¿Qué es la Descripción Genérica?

Cuando las relaciones entre los objetos son de subordinación, este tipo de descripciones puede efectuarse utilizando árboles o gráficas de conjuntos de diagramas de Venn.

12. ¿Qué es el Diagrama de Bloques?

Los diagramas de bloques se utilizan para representar las relaciones o transformaciones entre las entradas y las salidas.

13. ¿Qué es el Diagrama de Señales?

En vista de que no se puede concebir un sistema desligado del tiempo, se hace necesario el uso de los diagramas de señales cuando se desea realizar las descripciones de las transiciones de estado que se producen entre sus componentes en el transcurso del tiempo.

14. ¿Qué son las Interconexiones en Serie?

Es una forma de conectar un sistema con otro y tiene las siguientes características:

• La salida de S1 constituye la entrada a E2.
• Es importante que exista independencia.
• Deben ser compatibles.

15. ¿Qué son las Interconexiones en Paralelo?

La entrada es común a todos los componentes de la interconexión, mientras que la salida es la suma de las distintas salidas.

16. ¿Qué son las Interconexiones Mixtas?

Son interconexiones mixtas; deben ser independientes y compatibles. Es una combinación de interconexiones en serie y en paralelo.

17. Definición de Transición

Transición es un cambio de estado en un momento del tiempo de un sistema; se caracteriza por un vector de estados.

18. Definición de Modelado de Sistemas

En el modelado de sistemas están interrelacionados dos conceptos: sistema y modelo.

19. Tareas de la Teoría Asociada en la Construcción de un Modelo

1. Etapa de formulación de los objetivos del modelo: Es importante que el ingeniero de sistemas empiece a proyectarse a sí mismo en el sistema y sienta casi intuitivamente cómo interactúan las diferentes partes o componentes del sistema entre sí.
2. Etapa de análisis del sistema: Una vez formulados los objetivos del sistema en estudio y los modelos de comportamiento, se procede con el análisis del sistema, cuya finalidad es aislar las partes y las interrelaciones presentes en el sistema.
3. Etapa de síntesis del sistema: Se procede a la interpretación de todos los conocimientos que se tienen del sistema a través de un modelo que expresa el comportamiento del sistema.
4. Etapa de verificación del modelo: Esta etapa consiste en determinar si el modelo propuesto opera o funciona tal como el sistema. El modelo diseñado por el ingeniero de sistemas podrá sustituirlo de la manera en que fue concebido o como debería ser.
5. Etapa de validación del modelo: En esta etapa se debe determinar si el modelo propuesto y verificado constituye una adecuación o representación adecuada del prototipo del sistema en estudio.
6. Etapa de inferencias del modelo: Se comparan las respuestas obtenidas empleando el modelo con las respuestas obtenidas utilizando el sistema real a fin de contrastar los resultados obtenidos. El sistema puede ser caracterizado por sus entidades, atributos y actividades. Es posible clasificar los modelos en dos clases: modelo físico y modelo matemático.

20. Propósitos del Modelo

Propósitos del modelo:

• Un modelo constituye un marco de referencia del sistema para probar la aceptación o no de ciertas modificaciones del sistema.
• Un modelo hace más fácil la manipulación del sistema en sí y permite, por otra parte, controlar más fuentes de variación que el sistema en sí contiene.
• Un modelo permite que el trabajo con el mismo sea menos costoso que en el sistema real y, en su caso, puede emplear menos tiempo.

21. Modelos Materiales en la Clasificación de Modelos

• Los de tipo réplica son los que conservan la dimensión del sistema al que representan. Ejemplo: molinos de viento.
• Los de tipo cuasi-réplica no conservan el tamaño de los sistemas a los que representan. Ejemplo: maquetas de un edificio, sistema a escala.
• Los analógicos son los que sustituyen a otro sistema debido a que en las características básicas existe una correspondencia biunívoca entre sus elementos. Ejemplo: sistemas mecánicos y eléctricos, acústicos de torsión.

22. Modelos Formales en la Clasificación de Modelos

Estos modelos se caracterizan porque para su construcción se hace uso de los principios y normas del lenguaje natural y del lenguaje de la lógica de las matemáticas.

23. Subdivisión de los Modelos Formales

Se subdividen en:

• Modelos formales descriptivos.
• Modelos formales semánticos.
• Modelos formales formalizados.

24. ¿Qué son los Modelos Formales Formalizados?

Son los que tienen el más elevado nivel de abstracción y se caracterizan porque vienen expresados a través de expresiones lógico-matemáticas.

A su vez, se dividen en analíticos y numéricos.

25. Modelos de Tiempo

Estos modelos de tiempo son los encargados de describir el movimiento del sistema en su conjunto, es decir, las características esenciales a través del tiempo. Estos modelos son cuantitativos y se expresan ya sea mediante series de tiempo o mediante gráficas de las trayectorias de sus características.

26. Etapas de Desarrollo del Modelo

1. Etapa de formulación de los objetivos del modelo: Es importante que el ingeniero de sistemas empiece a proyectarse a sí mismo en el sistema y sienta casi intuitivamente cómo interactúan las diferentes partes o componentes del sistema entre sí.
2. Etapa de análisis del sistema: Una vez formulados los objetivos del sistema en estudio y los modelos de comportamiento, se procede con el análisis del sistema, cuya finalidad es aislar las partes y las interrelaciones presentes en el sistema.
3. Etapa de síntesis del sistema: Se procede a la interpretación de todos los conocimientos que se tienen del sistema a través de un modelo que expresa el comportamiento del sistema.
4. Etapa de verificación del modelo: Esta etapa consiste en determinar si el modelo propuesto opera o funciona tal como el sistema. El modelo diseñado por el ingeniero de sistemas podrá sustituirlo de la manera en que fue concebido o como debería ser.
5. Etapa de validación del modelo: En esta etapa se debe determinar si el modelo propuesto y verificado constituye una adecuación o representación adecuada del prototipo del sistema en estudio.
6. Etapa de inferencias del modelo: Se comparan las respuestas obtenidas empleando el modelo con las respuestas obtenidas utilizando el sistema real a fin de contrastar los resultados obtenidos. El sistema puede ser caracterizado por sus entidades, atributos y actividades. Es posible clasificar los modelos en dos clases: modelo físico y modelo matemático.

27. ¿Qué permiten los Modelos Matemáticos?

Los modelos matemáticos nos permiten reducir la investigación de un sistema no matemático al estudio o resolución de un problema matemático, dándonos la oportunidad de poder aplicar el conjunto de conocimientos que disponemos en la solución del problema planteado.

Dinámica de Sistemas y Representación Formal

1. ¿En qué está basada una Representación Formal?

Una representación formal está basada en el enfoque sistémico y en el reconocimiento de las estructuras del sistema bajo estudio.

2. Clases de Modelos Analíticos

Existen 4 clases de modelos analíticos:

1. Ecuaciones algebraicas.
2. Ecuaciones diferenciales.
3. Relaciones de probabilidad y estadística.
4. Simulación de eventos discretos.

3. ¿Qué permite la Dinámica de Sistemas?

La dinámica de sistemas permite la construcción de modelos tras un análisis cuidadoso de los elementos del sistema:

• Identificar el problema.
• Desarrollar hipótesis dinámicas que explican las causas del problema.
• Verificar que el modelo reproduce de forma satisfactoria el comportamiento observado en la realidad.

4. ¿Qué es la Dinámica de Sistemas?

Es una metodología para el estudio y manejo de sistemas complejos, tales como los que se encuentran en los negocios y otros sistemas sociales.

5. Relación de la Dinámica de Sistemas con el Pensamiento Sistémico

La relación es que ambos estudian la misma clase de sistemas desde la misma perspectiva; sin embargo, el pensamiento sistémico solo llega hasta la construcción de los circuitos causales y nubes de pensamiento.