Conceptos Fundamentales del Presupuesto y la Gestión Financiera
Definiciones Clave en la Administración Presupuestaria
Presupuesto: “Un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa.”
Costo: Se refiere al valor monetario de los gastos de materias primas, equipos, suministros, servicios, mano de obra y productos.
Previsión: Tener anticipadamente todo lo conveniente para la elaboración y ejecución del presupuesto.
Planeación: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con los posibles objetivos, basándose en la información estadística disponible al momento de efectuar la estimación.
Organización: Que exista una estructura y desarrollo de la entidad adecuada, precisa y funcional, mediante el establecimiento de elaborar tantos presupuestos como departamentos funcionales existan. Esto permite apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, utilizando el presupuesto como elemento para modificar la estructura del negocio si se requiere.
Coordinación: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumplan con los objetivos de la entidad. Para la elaboración del presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos, logrando así la coincidencia y el funcionamiento armónico de todas las partes.
Dirección: Ayuda en las políticas a seguir, la toma de decisiones y la visión de conjunto, así como a conducir y guiar a los subordinados.
Control: Verificar que se realice.
Áreas de Aplicación del Presupuesto
- Ventas: Para determinar las estimaciones de ingresos, gastos de distribución, mercadotecnia, publicidad, comisiones de ventas, etc.
- Producción: Costo de producción, inventarios de materiales, inventarios de productos terminados, etc.
- Compras: Para determinar los abastecimientos requeridos por la organización.
- Administración: Gastos de administración, etc.
- Finanzas: Gastos financieros, intereses, comisiones bancarias, etc.
Evaluación de Costos y Capacidad
En gastos: De la comparación de los costos indirectos realmente efectuados contra los presupuestados.
En capacidad: Por el estudio de las horas empleadas contra las presupuestadas.
Costos de Operación
Costos de Operación: El gasto en que se incurrirá por el desplazamiento de los artículos terminados hasta el consumidor final.
Tipos de Presupuestos
Según su Alcance y Finalidad
- Presupuestos Parciales: Se elaboran de forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos, se desarrollan los presupuestos generales.
- Presupuesto Definitivo: Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar y controlar en el periodo al cual se refiera. La experiencia obtenida con este tipo de presupuestos dará lugar a la elaboración de futuros presupuestos.
Según su Contenido
- De Resultados: Muestran las posibles utilidades o pérdidas a obtener en un periodo futuro.
- De Costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan para un periodo futuro las erogaciones que se hayan de efectuar por Costo Total o cualquiera de sus partes.
Según su Flexibilidad
- Estimados: Son los que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras, al ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan una probabilidad más o menos razonable de que suceda lo planeado.
- Estándar: Son aquellos que, al ser elaborados sobre bases científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras representan los resultados que se deben obtener.
- Flexibles: Estos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, debido a posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.
- Fijos: Son los que permanecen invariables durante la vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios. La razonable exactitud con que se han formulado obliga a la institución a aplicarlos de forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su plan.
Según el Sector
- Públicos: Los que realizan los gobiernos, estados, empresas descentralizadas, etc., para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
- Privados: Los que utilizan las empresas particulares como instrumento de su administración.
Beneficios del Presupuesto en la Gestión Empresarial
- Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.
- Procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
- Ayuda a optimizar recursos.
- Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.
Funciones del Comité de Presupuestos
- Examinar, aprobar y ajustar las estimaciones de gastos departamentales.
- Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.
- Presentar los presupuestos para autorización al Gerente General y este al Consejo de Administración.