Control de Existencias y Valoración Contable
Para conocer las existencias de un producto se pueden utilizar varios sistemas. Uno de ellos es el inventario permanente, que registra todas las entradas y salidas de los productos de la empresa.
Se confecciona una ficha para cada artículo; las entradas se registran con el albarán del proveedor y las salidas con la nota de entrega.
Normas Contables de Valoración de Existencias
El control de existencias se realiza en unas fichas que reflejan las entradas, salidas y existencias en unidades, precio e importe.
El Plan General de Contabilidad establece lo siguiente:
- Los bienes y servicios comprendidos en las existencias se valoran por su coste, ya sea precio de adquisición o coste de producción.
- El precio de adquisición incluye el importe (menos los descuentos y rebajas), más los gastos originados hasta que los bienes se ubican en el almacén.
- El coste de producción es el precio de adquisición, más los costes directos e indirectos.
Registro y Gestión de Existencias
Para registrar las existencias se utilizan unas fichas de existencias que reflejan las entradas, salidas y el saldo de existencias en unidades, precio e importe.
Estas fichas facilitan la información del stock almacenado.
Criterios de Valoración de Existencias
Valoración de las Entradas
Las entradas de producto se registran a precio de coste. Cuando existen varios precios, se identifican las partidas y se les asigna un valor independiente.
Si el mismo día llegan dos artículos iguales con distinto precio y proveedor, su entrada se registrará a coste medio.
Valoración de las Salidas y Existencias
Si las entradas se registran al mismo coste, las salidas se reflejan a ese precio.
Pero cuando las entradas tienen diferentes precios, se utilizará el método del coste medio o precio medio ponderado (PMP). El método FIFO también puede utilizarse si se considera más conveniente.
Métodos de Valoración de Existencias
- El Método PMP (Precio Medio Ponderado) valora los artículos de forma homogénea, sumando los importes y dividiéndolos entre la suma de las unidades.
- El Método FIFO (First-In, First-Out) valora las salidas a su coste más antiguo, vendiéndolas en el mismo orden en que fueron adquiridas.
Valoración por el Método PMP
Se utiliza cuando los productos no tienen una preferencia de salida o venta, pero su control es necesario mantener mediante inventario permanente.
Las entradas se anotan a precio de coste y las salidas figuran en la columna de existencias cuando se produce su salida o venta.
Valoración por el Método FIFO
Se utiliza cuando los productos tienen una fecha de caducidad.
Las ventas se realizan siguiendo el orden de entrada, por lo que las primeras salidas corresponden a las existencias más antiguas.
Registro de Devoluciones y Mermas
- La devolución de compra se registra como salida y se anota al precio de coste o adquisición.
- La devolución de venta es una entrada registrada al precio de coste al que se reflejó su salida al venderse.
- Las bajas (artículos que no se pueden vender) son una salida al precio de coste.
Inventario: Proceso y Valoración
El inventario es un informe o relación detallada de los materiales, productos, mercancías, etc., almacenados y clasificados en categorías.
El personal encargado de la gestión de almacén realiza dos tipos de inventario:
- El inventario permanente utiliza las fichas de existencias para tener un control constante de entradas y salidas.
- El inventario periódico implica un recuento físico de las existencias para conocer el stock al final de un periodo. Pueden ser:
- El inventario final se realiza al final del ejercicio económico.
- El inventario rotativo implica varios recuentos según las necesidades.
Proceso del Inventario Físico
Se realiza in situ mediante inspección ocular y recuento de los artículos almacenados.
Se planifican las siguientes operaciones:
- Establecer la época del inventario.
- Informar al personal sobre la finalidad del inventario y las normas a seguir.
- Preparar el almacén para optimizar el tiempo.
- Programar las fechas de recuento para reducir errores o duplicidades.
- Preparar los impresos o formularios necesarios para anotar las cantidades inspeccionadas.
Control por Sectores
Es apropiado cuando la mercancía tiene un orden fijo de ubicación en un pasillo, estantería o nivel específico del almacén o tienda.
El impreso utilizado tiene dos apartados:
- La parte izquierda para anotar las cantidades existentes en el momento del recuento.
- La parte derecha para anotar las entradas o salidas posteriores al recuento.
Control por Cupones
Se utiliza cuando se desea controlar la composición del stock en función de sus características.
Se utiliza un talonario con triple copia compuesto por cupones.
La primera copia, que indica ‘inventario’, se coloca sobre el artículo inventariado; el cupón de la segunda se arranca en el momento de la valoración; la tercera es un resumen sin cupones, unida al talonario.
Control en Rayados Sinópticos
Se utiliza para artículos con múltiples variantes valorados al mismo precio.
Sirve para comprobar la cantidad de artículos, detectar excesos o carencias de referencias (tallas, colores, etc.) y ajustar el stock a las necesidades.
Valoración del Inventario
Una vez finalizado el recuento físico, se valoran las existencias, trasladando todas las anotaciones de los documentos y formularios al libro de inventarios.
Los artículos se agrupan en categorías o secciones.