Procesos de Seguimiento y Control en la Gestión de Proyectos
Los procesos de seguimiento y control son fundamentales para asegurar que el proyecto se mantenga en curso y cumpla con sus objetivos. Incluyen las siguientes actividades clave:
- Observar la ejecución del proyecto.
- Medir el rendimiento del proyecto.
- Controlar los cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles problemas.
El Grupo de Procesos de Seguimiento y Control abarca los siguientes procesos de dirección de proyectos:
- Supervisar y controlar el trabajo del proyecto.
- Control integrado de cambios.
- Verificación del Alcance.
- Control del Alcance.
- Control del Cronograma.
- Control de Costos.
- Realizar el Control de Calidad.
- Gestionar el Equipo del Proyecto.
- Informar el Rendimiento.
- Gestionar a los Interesados.
- Controlar los Riesgos.
Gestión de la Calidad en Proyectos
La gestión moderna de la calidad es un pilar que complementa la dirección de proyectos, enfocándose en:
- La satisfacción del cliente.
- La prevención antes que la inspección.
- La mejora continua.
Actividades Clave del Control de Calidad
- Prevención: Evitar que haya errores en el proceso desde el inicio.
- Muestreo por Atributos: Determinar si el resultado cumple o no con los requisitos establecidos.
- Tolerancias: Definir el rango especificado de resultados aceptables.
Gestión de los Interesados del Proyecto
Los interesados del proyecto son individuos y organizaciones que participan activamente en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados por la ejecución o conclusión del mismo.
El director de proyectos es la persona responsable de dirigir el proyecto.
Roles de los Interesados
- Cliente/Usuario: En el caso de viviendas o locales, es el usuario final.
- Influyentes: Personas o grupos que, sin estar directamente relacionados con la adquisición o el uso del proyecto, pueden impactar en él.
Identificación de los Interesados (Stakeholders)
El término stakeholders se refiere a todas las personas u organizaciones que se verán impactadas por el proyecto. El proceso de identificación de los interesados tiene como objetivo reconocer a todas estas partes.
Planificación de la Gestión de los Interesados
Este proceso consiste en desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Niveles de Participación de los Interesados
- Desconocedor: No tiene conocimiento del proyecto ni de sus impactos potenciales.
- Reticente: Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, pero se muestra reacio al cambio (desconfianza).
- Neutral: Conocedor del proyecto, aunque ni lo apoya ni es reticente.
- Partidario: Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y apoya activamente el cambio.
- Líder: Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente involucrado en asegurar el éxito del mismo.
Entradas, Herramientas y Salidas de la Gestión de Interesados
Entradas:
- Plan de Gestión de Proyectos.
- Registro de Incidencias.
- Datos del Desempeño del Trabajo.
- Documentación del Proyecto.
Herramientas:
- Sistema de Gestión de la Información.
- Evaluación de Expertos.
- Reuniones.
Salidas:
- Información del Rendimiento.
- Petición de Cambios.
- Actualización de la Planificación del Proyecto.
- Actualización de la Documentación del Proyecto.
- Actualización de los Activos de los Procesos de la Organización (OPAs).
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
Dimensiones de la Comunicación en Proyectos
Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:
- Interna: Dentro del proyecto.
- Externa: Con el cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público.
- Formal: Informes, memorandos, instrucciones.
- Informal: Correos electrónicos, conversaciones casuales.
- Vertical: Hacia arriba y abajo dentro de la organización.
- Horizontal: Entre colegas.
- Oficial: Boletines, informe anual.
- No Oficial: Comunicaciones extraoficiales.
- Escrita y Oral.
- Verbal y No Verbal: Lenguaje corporal.
Habilidades Esenciales para una Comunicación Efectiva
Las habilidades de comunicación cruciales incluyen:
- Escuchar de manera activa y eficaz.
- Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión.
- Educar para aumentar el conocimiento del equipo a fin de que sea más eficaz.
- Investigar para identificar o confirmar información.
- Identificar y gestionar expectativas.
- Persuadir a una persona u organización para llevar a cabo una acción.
- Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes que resulten mutuamente aceptables.
- Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
- Resumir, recapitular e identificar las próximas etapas.
Planificación de la Gestión de las Comunicaciones
Este proceso permite determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y, de esta manera, establecer cómo se llevarán a cabo las comunicaciones.
Comunicación Efectiva vs. Eficiente
- Una comunicación efectiva significa que la comunicación tendrá el formato adecuado y será comprendida.
- Una comunicación eficiente significa que solo se comunicará la información que se necesita, evitando la sobrecarga.
Planificación de las Adquisiciones del Proyecto
La planificación de las adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores o proveedores.
Gestión de los Costos del Proyecto
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos, con el objetivo de completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
¿Qué es un Presupuesto de Proyecto?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en términos monetarios. Consiste en una estimación o en conjeturas fundamentadas sobre las necesidades económicas para realizar el trabajo del proyecto.
Conceptos Clave en Costos
- Gasto: Dinero que necesita gastarse para conseguir las actividades planificadas.
- Ingresos: Dinero que necesita generarse para cubrir los costos de finalización del trabajo.
Importancia del Presupuesto en Proyectos
Un presupuesto es necesario por varias razones fundamentales:
- Indica cuánto dinero necesitas para tus actividades.
- Obliga a pensar rigurosamente en las consecuencias de la planificación de actividades.
- Permite controlar los ingresos y gastos.
- Es una buena práctica para la contabilidad y la transparencia financiera.
Tipos de Gastos Previstos
- Personal: Salarios, beneficios, etc.
- Inversiones: Adquisición de activos como inventario, equipos.
- Costos Operacionales: Gastos diarios para el funcionamiento del proyecto.
- Administración: Gastos generales, incluyendo subcontratos.
Fuentes de Ingresos Proyectados
- Subvenciones de donantes institucionales (por donante).
- Donaciones de empresas, entidades benéficas locales, grupos religiosos, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales.
- Donaciones de particulares.
- Suscripciones o cuotas de los miembros.
- Ganancias provenientes de la venta de artículos e ingresos por otras actividades.
- Otros ingresos.
Control de Costos del Proyecto
El control de costos del proyecto incluye:
- Influir sobre los factores que producen cambios en la Línea Base de Costos.
- Asegurarse de que las solicitudes de cambio de costo sean aprobadas.
- Gestionar los cambios de costos a medida que se produzcan.
- Asegurar que los posibles sobrecostos no excedan las restricciones de la financiación autorizada para el proyecto, tanto total como por períodos.
- Registrar con precisión y pertinencia los cambios en la Línea Base de Costos.
- Evitar que se admitan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el costo o en el uso de los recursos.