1. La Documentación
La actividad de cualquier empresa u organización suele generar una gran cantidad de documentación, ya sea en soporte papel o informático.
- Clasificación: Consiste en agrupar los documentos por clases (facturas, nóminas, transferencias bancarias, contratos, etc.).
- Ordenación: Consiste en colocar los documentos de acuerdo con un orden establecido (cronológico, alfabético, numérico, etc.).
- Archivo: Consiste en colocar esos documentos clasificados y ordenados en un espacio físico o informático.
2. Sistemas de Clasificación y Ordenación
Para clasificar y ordenar los documentos de manera eficiente, es imprescindible establecer previamente una serie de normas claras que sean conocidas y empleadas por todas las personas que tienen acceso y manejan la documentación.
2.1 Criterio Alfabético
Consiste en clasificar y ordenar los documentos según el orden alfabético. Se utiliza comúnmente para la documentación relativa a clientes, proveedores, trabajadores, etc. A cada documento se le asigna una palabra clave, que será la que se tome como referencia para su ordenación.
Personas Físicas
Se ordenan por el primer apellido. En caso de coincidencia, se utiliza el nombre.
- Los nombres compuestos funcionan como uno solo.
- Las preposiciones, artículos o prefijos no se tienen en cuenta para la ordenación.
Empresas e Instituciones
Se ordenan por la primera palabra de la denominación social.
- Si la primera palabra es genérica (Bar, Restaurante, Librería, etc.), no se tendrá en cuenta a la hora de ordenar.
- Las preposiciones, artículos o prefijos tampoco se tienen en cuenta.
- Las empresas conocidas por sus siglas se ordenan según estas.
2.2 Criterio Numérico
A cada documento le corresponde un número, que será el que se utiliza para su ordenación. Podemos encontrarnos con dos circunstancias diferentes:
- El número puede ser uno de los datos inherentes al documento.
- El número no tiene ninguna relación directa con el documento. En este caso, es necesario crear un índice que relacione el documento con el número asignado.
2.3 Criterio Alfanumérico
Es un criterio que combina el sistema alfabético con el numérico, asignando clases establecidas por combinaciones de números y letras.
2.4 Criterio Cronológico
Consiste en ordenar los documentos por fechas, ya sea la fecha de emisión, recepción, vencimiento, etc. Puede hacerse tanto en orden ascendente (del más antiguo al más reciente) como descendente (del más reciente al más antiguo).
2.5 Criterio Geográfico
Se ordena la documentación según el lugar geográfico asociado a la misma. Es un sistema en el que se realizan varias subclasificaciones. Por ejemplo, se puede ordenar por países, y dentro de cada país, por comunidades autónomas, provincias, localidades, calles, etc. Para ordenar los documentos dentro de cada subcategoría, se suele recurrir al criterio alfabético.
2.6 Criterio Temático
Este sistema agrupa los documentos por asuntos, temas o materias. Suele utilizarse junto con otros métodos para ordenar los documentos.
3. El Archivo: Naturaleza y Finalidad
El archivo es el conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad, institución, etc., produce en el ejercicio de sus funciones o actividades. También se refiere al lugar físico o digital donde se custodian dichos documentos. Es importante destacar que, al hablar de archivo, nos referimos tanto al conjunto de documentos como al espacio donde se guardan.
3.1 Funciones del Archivo
El archivo debe cumplir las siguientes funciones esenciales:
- Guardar y conservar los documentos de manera segura.
- Facilitar la localización de los documentos de forma rápida y eficiente.
- Constituir un centro de información vital para la empresa.
- Cumplir con las disposiciones legales vigentes, respetando los plazos de conservación establecidos por la legislación.
3.2 Tipos de Archivo
Archivo según el soporte utilizado
- Archivos Convencionales: Se archivan documentos en soporte papel.
- Archivos Informáticos: Se refiere al archivo de documentos en soporte digital.
Archivo según la frecuencia de su uso
- Archivo Activo o de Gestión: Contiene los documentos que se utilizan con frecuencia. Se localiza en un lugar accesible y cercano a los puestos de trabajo.
- Archivo Semiactivo: Se archiva documentación procedente del archivo activo que se consulta con poca frecuencia, pero que debe guardarse por razones legales.
- Archivo Inactivo: Se archiva documentación con un alto valor histórico, pero cuya frecuencia de consulta es escasa.
Archivos según su localización
- Archivo Centralizado: Consiste en concentrar toda la documentación de la empresa en un único lugar, el archivo central.
- Archivo Descentralizado: Cada departamento o sección tiene su propio archivo en el que guarda su documentación.
- Archivo Mixto: Consiste en combinar en la misma empresa archivos descentralizados y un archivo central.
4. El Archivo Convencional
El archivo de documentos en soporte papel es el sistema tradicional utilizado por las empresas para conservar la información. A pesar de los avances de la informática, los documentos en papel siguen estando muy presentes en las empresas.
4.1 El Proceso de Archivo Convencional
El proceso de archivo de documentos en soporte papel se desarrolla en varias fases, que se realizan de forma periódica:
- Determinar si el documento debe archivarse o no: Para ello se tendrá en cuenta el valor presente y futuro que tiene el documento, tanto desde el punto de vista legal como de interés para la empresa.
- Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones si es necesario.
- Referenciar los documentos: Si un documento debe ubicarse en más de una sección, se anota una referencia para saber dónde está el original o se hacen copias que se archivarán en cada una de las ubicaciones, indicando siempre dónde se encuentra el original.
- Pre-archivo: Se clasifican y ordenan siguiendo el mismo criterio que se utilizará para su colocación final en el archivo, manteniéndolos así mientras están siendo utilizados.
- Archivo definitivo: Cuando los documentos ya no se utilicen activamente, se archivan en el lugar que les corresponde.
4.2 Purga o Destrucción de Documentos
Cuando los documentos dejan de tener valor para la empresa y finaliza el plazo legal de conservación, es posible proceder a su destrucción. Las empresas suelen realizar el expurgo de sus documentos en momentos en los que el volumen de trabajo es menor. Para ello, se utilizan máquinas destructoras que convierten los documentos en tiras de papel o partículas. Es importante destacar que existen organismos y empresas especializadas en la destrucción segura de documentos confidenciales y en el reciclado de los mismos.
5. El Archivo Digital
El archivo digital presenta numerosas ventajas con respecto a los archivos tradicionales. En concreto:
- Ocupa muy poco espacio.
- Los documentos se localizan y clasifican de forma más rápida.
- Permite el acceso a la información desde cualquier lugar.
- Se pueden crear copias de seguridad, lo que hace que el almacenamiento sea más seguro.
5.1 Proceso del Archivo Digital
El proceso de archivo digital se realiza de dos formas principales:
- Creación directa: Generando documentos directamente de forma electrónica mediante cualquier aplicación informática.
- Digitalización: Convirtiendo documentos que ya están en soporte físico a formato digital mediante un software específico o un escáner.
La documentación digitalizada se conserva de forma que se facilita su localización y consulta en diversos soportes, como discos duros, memorias USB (pendrives) o en la nube.
6. Seguridad y Confidencialidad de la Información
Las empresas deben cumplir con las siguientes obligaciones en materia de protección de datos:
- Informar a los interesados sobre el tratamiento de sus datos y el ejercicio de sus derechos, incluyendo:
- Identificación del responsable del tratamiento.
- Descripción de los fines del tratamiento.
- Base jurídica del tratamiento.
- Previsión o no de cesión de datos o transferencias a terceros países.
- Facilitar el ejercicio de los derechos de los interesados.
- Llevar a cabo un análisis de riesgos sobre los tratamientos de datos que realiza la empresa.
- Notificar las brechas de seguridad a la autoridad competente y, en su caso, a los afectados.
- Obtener el consentimiento expreso de la persona para tratar sus datos, asegurándose de que el consentimiento sea libre, específico, informado e inequívoco.
Las empresas están obligadas a establecer las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad y la protección de datos de carácter personal:
Medidas Técnicas
- Deben mantenerse separados los usos profesional y personal del ordenador. Es recomendable disponer de varios perfiles de usuario distintos para cada una de las finalidades.
- Se establecerán contraseñas robustas para el acceso a los datos personales almacenados en sistemas. La contraseña debe tener al menos 8 caracteres, combinando letras (mayúsculas y minúsculas), números y símbolos.
- Cada persona con acceso a datos personales tendrá un usuario y contraseña específicos.
- No se compartirán ni se dejarán anotadas en lugares comunes.
- Se dispondrá de sistemas antivirus actualizados de forma periódica.
- Se activará un cortafuegos para evitar accesos indebidos a los equipos.