Gestión Integral de Riesgos Operacionales: Prevención y Control en la Empresa

Gestión de Riesgo Operacional

Conceptos Fundamentales

• Riesgo: Potencial de resultados negativos asociados a la variación de un proceso.
• Riesgo Aceptable: Representa un mínimo potencial de pérdidas causadas por accidentes y/o fallas operacionales en el proceso o faena productiva, según la calificación de personas prudentes, experimentadas, con conocimientos y habilidades.
• Tipos de Riesgo:
  • Inherente: Aquel que, por su naturaleza, no se puede separar de la situación donde existe.
  • Incorporado: Aquel que no es propio de la situación en la que se encuentra.
• GEMA: Acrónimo que engloba los elementos clave de un sistema productivo:
  • Gente
  • Equipo
  • Materiales
  • Ambiente
  • Propósito (cantidad de producción, calidad del producto, costos de operación, trabajo bien hecho y a la primera).

La existencia de riesgo incontrolado (no aceptable) es una consecuencia lógica de fallas en las interfaces del sistema G*E*M*A, las cuales, a su vez, ponen en evidencia las deficiencias existentes en el control directivo.

Incidentes y sus Consecuencias

• Incidente: Acontecimiento no deseado que resulta en pérdidas o deterioro de la eficiencia y eficacia de gestión de la empresa. Se divide en tres secuencias:
  • Accidente
  • Falla Operacional
  • Cuasi pérdida
• Accidente: Suceso que resulta en daño físico a las personas y/o a la propiedad. Generalmente involucra un contacto con una fuente de energía cuya potencia supera la capacidad límite de resistencia del cuerpo humano o de las estructuras.
• Falla Operacional: Acontecimiento que, sin haber causado daño físico a personas o a la propiedad, deteriora los resultados operacionales al afectar la cantidad, la calidad o los costos de producción.
• Cuasi pérdida: Acontecimiento no deseado cuya ocurrencia no arroja pérdidas visibles o medibles; si se repite bajo circunstancias un poco diferentes, puede terminar en accidente o en falla operacional.

Diagrama de Flujo Simplificado de Incidentes:

• ¿Hay pérdida medible?
  • No: Cuasi pérdida.
  • Sí: Pérdida.
• Si hay pérdida, ¿hay daño?
  • No: Falla Operacional (resulta en pérdidas).
  • Sí: ¿Hay accidente?
    • Sí: Lesión, Lesión y daño a la propiedad, Daño a la propiedad solamente (todas resultan en pérdidas).

Modelo Causal de los Incidentes

Cuando personas, propiedad, productividad y provecho no se manejan adecuadamente, se producen pérdidas.

• Causas Directas: Actos subestándar y Condiciones subestándar.
• Subestándar: Cualquier desviación respecto a las normas establecidas y aceptadas para lograr y mantener la marcha de los procesos productivos, con un nivel de pérdidas mínimas.
• Causas Básicas:
  • Factores personales: Conocimiento, habilidades, aptitud física y mental, motivación e incentivos.
  • Factores de situación o trabajo: Procedimientos de operación, sistemas de mantenimiento, proyectos de ingeniería, desgaste normal de materiales, etc.
• Falta y Falla de Control: Planes de gestión de la empresa, estándares operacionales, desempeño de los mandos directivos y operativos.

Modelo de Control

Para una gestión efectiva, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Identificar
2. Establecer Estándares
3. Medir
4. Evaluar
5. Corregir
6. Confirmar

Planes de Acción para el Control de Riesgos Operacionales

La implementación de un control de riesgos efectivo requiere:

• Liderazgo y Compromiso Directivo
• Contrataciones y Selección del Personal
• Entrenamiento de la Línea de Mando
• Entrenamiento del Personal Operativo
• Comunicaciones Individuales
• Comunicaciones con Grupos
• Promoción del Desempeño Excelente
• Seguridad Fuera del Trabajo
• Inspecciones de las Condiciones Físicas
• Observación del Desempeño

Costo de los Incidentes

Las decisiones incorrectas que terminan en incidentes afectan la productividad. La productividad se define como: Producción / Costos.

Dificultades para Determinar el Costo de las Pérdidas

• Pobreza de datos estadísticos: Muchas fuentes sobre lesiones, pocas fuentes sobre costo de lesiones, escasas fuentes sobre daño a la propiedad, no existe información sobre fallas operacionales.
• Factores de Fracaso: Poca preparación de los asesores, atención solo al costo de las lesiones, fuerte resistencia al cambio, falta de reconocimiento de la gerencia.

Costo de los Accidentes

• Costo Directo: Es aquel que se programa y financia.
• Costo Indirecto: Es el que no está programado ni financiado.

Tipos de Riesgos en Operaciones

• Riesgo Asociado a las Operaciones: (Inherente o incorporado) Potencial de resultados negativos y diferentes a lo buscado o deseado, que puede darse durante el funcionamiento de un proceso o sistema productivo.
• Riesgos Operacionales: El potencial de pérdidas que existe asociado a una operación productiva, cuando cambian en forma no planeada las condiciones definidas como estándares para garantizar el funcionamiento de un proceso o del sistema productivo en su conjunto.
• Riesgos Extraoperacionales: Es todo potencial de pérdidas de origen natural, involuntario o intencional que exceda las capacidades operativas normales y pueda generar consecuencias graves a personas e instalaciones.
• El Riesgo Aceptable: Un riesgo es aceptable cuando los controles están activos y son aceptables, además es aquel que no entraña un potencial significativo de daños ni fallas operacionales en las condiciones imperantes.

Evaluación de Riesgos

• Consecuencias: Magnitud o gravedad más probable de la pérdida operacional, al variar los resultados con respecto a lo planeado o deseado.
• Probabilidad: Expectativa de que se desarrolle toda una secuencia de causas y efectos, hasta terminar en un resultado distinto al deseado.

Fórmula: Magnitud del riesgo + Valor esperado de la Pérdida = V.E.P. = C x P (Consecuencia x Probabilidad)

Inventario de Componentes Críticos

Debe tenerse presente algunos principios en el control operacional: El 80% de los resultados operacionales depende solo del 20% de los factores del GEMA que están involucrados.

• Inventario de Riesgos Críticos:
  • Áreas, Equipos y Materiales = Condiciones Subestándar.
  • Tareas = Acciones Subestándar.

Elaboración de Inventario de Ítems Críticos

1. Definir los procesos de producción que son críticos para el resultado.
2. Identificar áreas, equipos, materiales y tareas que componen cada proceso.
3. Identificar los riesgos asociados a cada uno de los ítems críticos.
4. Evaluar cada riesgo, estimando su valor en pérdida.
5. Estructurar un inventario ordenando los ítems en función del valor esperado en pérdida.

Criterios para un Proceso Crítico

El proceso es crítico si la ocurrencia de incidentes puede:

• Dañar al GEMA que lo compone.
• Discontinuar la marcha.
• Afectar la calidad del producto.
• Incrementar los costos y retrasar las entregas.

Definiciones de Componentes Críticos

• Tarea Crítica: Espacio físico o sector bien delimitado en el que se instala o funciona un proceso unitario de producción del que depende en forma directa la seguridad operacional de un proceso determinado. Es también una secuencia de pasos u operaciones que, al ser realizada de manera errónea, potencia pérdidas significativas en su resultado.
• Equipo Crítico: Es aquel equipo, maquinaria, herramienta, cuya falla afecta en forma directa la seguridad del proceso.
• Material Crítico: Materias primas, productos, insumos del proceso, de cuyo abastecimiento en cantidad, calidad y oportunidad depende la continuidad y marcha de un proceso.

Gestión del Riesgo Ambiental

Riesgos Ambientales

Incluyen, entre otros:

• RILES (Residuos Industriales Líquidos)
• RISES (Residuos Industriales Sólidos)
• RESPEL (Residuos Peligrosos)
• Emisiones atmosféricas
• Ruidos ambientales

Razones para Introducir un Sistema de Gestión Ambiental

La implementación de un SGA se justifica por:

• Medio Ambiente (protección y sostenibilidad)
• Factores Financieros
• Presiones de la Sociedad
• Legislación y Regulaciones
• Responsabilidades (legales y éticas)
• Imagen Pública

Sistema de Gestión

Los sistemas de gestión buscan principalmente poseer una política ambiental, basada en una planificación, implementación, verificación y acciones correctivas, y una revisión por parte de la dirección, logrando un mejoramiento continuo.

Formas de Tratamiento del Riesgo

Existen diversas estrategias para manejar los riesgos:

• Eliminación: Se lleva a cabo reemplazando las sustancias, modificando un proceso, suprimiendo una parte del proceso, tratando de llevar el riesgo a cero.
• El Control: Esta es la etapa donde se aplican medidas preventivas habituales como capacitación del personal, uso de EPP (Elementos de Protección Personal), establecimiento de normas y procedimientos.
• Etapas del Control de Riesgos:
  • Prevención (Pre-incidente)
  • Protección (Durante el incidente)
  • Reducción (Post-incidente)
• La Retención: Se puede decidir de manera consciente tolerar y convivir con algunos riesgos tal cual están, siempre y cuando se tenga certeza de que los daños serán menores de los esperados.
• La Transferencia: Esta alternativa consiste en traspasar a un tercero la responsabilidad de asumir y financiar las pérdidas. Las formas más comúnmente utilizadas son traspasando a contratistas y compañías de seguros.

Planificación Estratégica para la Gestión de Riesgos

Diagnóstico

Se basa en indicadores externos o del entorno como oportunidades y amenazas, e indicadores internos de la organización como fortalezas y debilidades.

Estructuración del Plan

El diseño del futuro deseado debe ser llevado a cabo de manera precisa, detallada, operativa y práctica, en relación con las siguientes etapas:

1. Definición y resolución de problemas clave.
2. Diseño y evaluación de opciones estratégicas.
3. Elección de una opción.
4. Diseño del cambio estratégico.

Estrategia

Modelo de trabajo que integra en forma ordenada y coherente el objetivo de largo plazo y las metas, políticas y planes de acción esenciales, definiendo la exactitud, la visión y misión del negocio en que está, o quiere estar, la empresa.

Componentes de la Estrategia del Negocio

• Filosofía: Declaración escrita que especifica rangos y valores fundamentales, definiendo un marco decisional permanente.
• Objetivo estratégico: Describe la situación futura deseada y los resultados en el orden económico y social que se esperan.
• Políticas: Criterios y orientaciones para progresar hacia el objetivo estratégico.
• Planes de acción: Especifican lo que se debe hacer para lograr el objetivo estratégico, respetando estándares y políticas de desempeño.

Implantación de la Estrategia

Se logra a través de:

• Asignaciones de acción colectiva: Proceso destinado a compartir responsabilidades directivas para implantar la estrategia, otorgar funciones y autoridad.
• Sistemas de Información: Para tomar las decisiones más acertadas.
• Procesos de avance: Que sirven para impulsar y garantizar el progreso de la estrategia implementada.

Medición en Gestión de Riesgos

• Medición Causal de Incidentes: Medición de los factores de error (indicadores): conocimientos y habilidades, capacidades físicas y/o mentales, motivación para el trabajo, estrés ocupacional, supervisión, mantenimiento del EMA (Equipo, Materiales, Ambiente), ingeniería y diseño, etc.
• Medición de Gestión en Administración de Riesgos:
  • Medición del Control Directivo:
    • Planes de acción: Para las directivas gerenciales, guías de instrucciones, flujos de información, verificación, registro y seguimiento.
    • Estándares: Grado de atención sobre los riesgos, periodicidad de los controles, calidad y exigencia en los controles.
    • Desempeño: Acatamiento de las normas cuantitativas.

Programas de Acción Específicos en Gestión de Riesgos

Detección de Riesgos

• Elaborar y mantener vigente un Inventario de Ítems Críticos.
• Estructurar un Programa de Inspección a las Áreas de Trabajo, Equipos y Materiales.
• Estructurar un Programa de Observaciones del Desempeño de los Trabajadores.
• Desarrollar las inspecciones planeadas.
• Desarrollar las observaciones del desempeño.
• Estructurar un sistema de reporte de las condiciones y actos subestándar por parte de los trabajadores.
• Definir las responsabilidades en la denuncia oportuna de los incidentes y la evaluación de las pérdidas.

Investigación de Pérdidas

• Definir y dar a conocer a todos los trabajadores un Procedimiento sobre la investigación de los incidentes.
• Investigar los incidentes ocurridos en el desarrollo de las faenas, de acuerdo al procedimiento establecido.
• Mantener actualizado un registro de las investigaciones de incidentes realizadas, junto con un estado de situación de las medidas de control que han resultado de la investigación.

Charlas Operacionales

• Entrenar formalmente a la Línea de Mando en técnicas para el desarrollo de Charlas Operacionales.
• Desarrollar Guías del Relator sobre temas Críticos de acuerdo al Inventario de Tareas Críticas y Procedimientos Específicos.
• Estructurar programa de dictado de Charlas Operacionales de acuerdo al avance y de las tareas que se estén realizando.
• Dictar Charlas Operacionales de acuerdo a Programa.
• Evaluar la recepción de Charlas Operacionales por parte de los trabajadores.
• Instruir al personal y a los trabajadores que ejecutan las tareas críticas.
• Evaluar la efectividad lograda con este Plan.

Promoción del Comportamiento Seguro

• Evaluación del Comportamiento de las personas y Reconocimiento al desempeño positivo.
• Estructurar un sistema de Evaluación del Comportamiento Individual.
• Instruir a la Línea de Mando en técnicas de Reforzamiento de Comportamientos Positivos.
• Estructurar un Reglamento de Orden, Higiene y Seguridad.
• Asegurar que el Reglamento ha sido difundido entre los trabajadores.

Promoción y Difusión de la Administración de Riesgos

• Estructurar un programa de difusión de la Administración de Riesgos.
• Implementar y mantener vigente un Programa de Orden y Aseo.
• Preparar y/o distribuir material de promoción.

Elementos de Protección Personal (EPP)

• Definir una Matriz de EPP y Puesto de Trabajo.
• Seleccionar los EPP de acuerdo a Normas de calidad.
• Mantener un stock que garantice la existencia de EPP en la empresa.
• Definir normativas sobre obligatoriedad en el uso de los EPP.
• Instruir a los trabajadores al momento de entrega de los EPP.

Administración del Medio Ambiente (Protección Ambiental)

• Estructurar Inventario de Riesgos de Contaminación.
• Evaluar la situación de Contaminación de la empresa.
• Estructurar un Plan de Tratamiento de la Contaminación Ambiental.
• Verificar el cumplimiento de estándares ambientales.
• Mantener Indicadores de Contaminación Ambiental.
• Evaluar el Plan de Tratamiento.

Protección de los Recursos Materiales (Daño a la Propiedad)

1. Inventario de exposición a pérdida, definir riesgos sujetos a transferencia.
2. Estructurar un inventario para tratar las pérdidas vía retención.
3. Protección bienes de la empresa:
   • Mantener activos mecanismos de control de hurtos/robos.
   • Mantener sistema de reportes de la cuantía de las pérdidas por fallas en la Protección y Vigilancia.
   • Ejecutar programas de educación sobre la materia a trabajadores.
4. Llevar indicadores de desempeño y evaluación del plan.

Auditoría Operativa en Gestión de Riesgos

Definición y Objetivo

Proceso metodológico que mide y evalúa la efectividad del desempeño de la supervisión en la ejecución de las actividades sistemáticas que le asigna el Programa de Acciones Específicas para la Administración de Riesgos Operacionales.

Busca: Debilidades, causas y soluciones.

Objetivo de la auditoría: Orientar, mejorar, estimular, apoyar y comparar.

Proceso de Auditar

1. Revisar actividades estándar.
2. Definir unidades a auditar.
3. Realizar intervenciones en terreno.
4. Examinar y probar efectos del desempeño.
5. Aplicar corrección y refuerzo.

Requisitos de la Auditoría

La auditoría debe:

• No ser demasiado formal.
• Estar adaptada a la empresa.
• Ser instrumento de entrenamiento.
• Servir de pauta para auto-evaluación.
• Considerar problemas circunstanciales.
• Ser flexible, racional, beneficiosa.
• Estar correlacionada con otras auditorías.

Instrucciones para la Auditoría

• Cuándo: A lo menos 6 meses antes si ocurren emergencias.
• Qué y Dónde: Áreas más críticas por sus pérdidas, a niveles directivos más decisivos.
• Quiénes: Ejecutivos de operaciones, especialistas, staff asesor, auditores externos.
• Cómo: Capacitando auditores, aplicando principio 80/20, aplicando criterios aceptados, desarrollando líneas de interrogación, etc.