Proceso de Muestreo para la Recolección de Datos
Pasos para Definir una Muestra
- Determinar los datos a recolectar.
- Determinar la población objetivo.
- Seleccionar el tipo de muestra. Existen 4 tipos principales:
- De conveniencia: Seleccionada por facilidad de acceso.
- Aleatoria simple: Cada miembro de la población tiene la misma probabilidad de ser seleccionado.
- Intencionada o por juicio: Seleccionada con base en el conocimiento del investigador.
- Aleatoria compleja: Utiliza métodos más sofisticados (estratificado, por conglomerados, etc.). (La más recomendada)
- Determinar el tamaño de la muestra.
Cómo Determinar el Tamaño de la Muestra
Para calcular el tamaño adecuado de una muestra, se pueden seguir estos 7 pasos:
- Determinar el atributo que se muestreará.
- Localizar la base de datos o los reportes donde se puede encontrar dicho atributo.
- Examinar el atributo: Estimar P, la proporción de la población que posee el atributo.
- Tomar la decisión en relación con el intervalo estimado aceptable, i (decisión subjetiva).
- Seleccionar el nivel de confianza y buscar el coeficiente de confianza (Z) en una tabla estadística (decisión subjetiva).
- Calcular σp, el error estándar de la población, con la fórmula:
σp = 1/p. - Determinar el tamaño de la muestra necesario (n) con la fórmula:
n = (p(1-p)+1) / σp.
Objetivos del Muestreo y la Investigación de Datos
Lo principal que se busca mediante el muestreo y la investigación de datos relevantes es obtener:
- Hechos y cifras concretas.
- Información financiera.
- Comprensión de los contextos organizacionales.
- Identificación de tipos de documentos y problemas asociados.
Análisis de Documentos Cuantitativos
Los documentos cuantitativos se centran en cifras y datos medibles. Los principales tipos son:
- Reportes para la toma de decisiones: Relacionados con inventarios, ventas o producción. Se usan como retroalimentación para tomar medidas rápidas.
- Reportes de desempeño: Comparan los resultados actuales contra los programados. Su objetivo es medir la diferencia y observar si esta se alarga o se acorta.
- Registros: Proporcionan actualizaciones periódicas de lo que está sucediendo, como las transacciones diarias que ocurren en el sistema.
Comprensión del Flujo de Información Actual
Antes de proponer cambios, es fundamental comprender el sistema actual. Para ello, es muy útil conocer y obtener los formularios o formatos (incluso en blanco) que se utilizan en la organización.
Procedimiento recomendado:
- Recolectar ejemplos de todos los formatos existentes.
- Observar el tipo de formato: Determinar si es un documento escrito a mano, impreso, de uso interno o externo a la empresa.
- Documentar el patrón de distribución: Trazar el flujo del documento, es decir, de quién a quién se dirige.
- Comparar el patrón de distribución pretendido o ideal con las personas que realmente reciben el formato.
Puntos Clave a Evaluar en los Documentos
Al revisar los documentos, es importante hacerse las siguientes preguntas:
- ¿El documento se llena por completo? Si se omiten campos de forma recurrente, es crucial investigar por qué.
- ¿Hay formatos que nunca se utilizan? De ser así, ¿cuál es la razón?
- ¿Todas las copias del documento son entregadas a las personas o departamentos correspondientes?
- ¿Se utilizan documentos no oficiales de forma regular? Esto podría indicar deficiencias en los procedimientos actuales.
Problemas Comunes Detectados en el Flujo de Información
Las respuestas a las preguntas anteriores pueden revelar problemas subyacentes como:
- La información no fluye como se espera.
- Existen cuellos de botella en el procesamiento de los reportes, lo que implica retrasos en los procesos.
- Hay una duplicación innecesaria de trabajo, a menudo por desconocimiento de los empleados sobre la existencia de cierta información.
- Falta de conocimiento sobre la interrelación del flujo de información entre departamentos o roles.
Análisis de Documentos Cualitativos
A diferencia de los cuantitativos, los documentos cualitativos no tienen una forma predeterminada. Incluyen memorandos, avisos en murales, manuales de procedimientos y de políticas. Estos documentos son muy útiles para visualizar el comportamiento, los valores y la cultura de quienes los escribieron y, por extensión, de la organización.
Directrices para el Análisis Cualitativo
Aunque muchos analistas pueden sentir aprensión al analizar estos documentos, se pueden seguir los siguientes lineamientos:
- Examinar los documentos en busca de claves sobre la estructura y las directrices de la organización.
- Buscar referencias a grupos internos y externos, como distinciones del tipo “nosotros contra ellos”.
- Listar términos que caractericen lo «bueno» y lo «malo» y que aparezcan repetidamente.
- Reconocer el sentido del humor cuando esté presente, ya que puede revelar aspectos de la cultura informal.
Tipos de Documentos Cualitativos y su Interpretación
Memorandos
Es importante revisar los memorandos que circulan internamente. Observar quién los envía y su contenido nos proporcionará una idea clara de los valores, actitudes y creencias de los miembros de la organización. Normalmente, su flujo es descendente y/o horizontal.
Consignas en Tableros de Noticias o Áreas de Trabajo
Estas consignas ratifican lo que está sucediendo en la organización y refuerzan los valores en sus miembros. Por ejemplo, un letrero que dice “LA SEGURIDAD ES PRIMERO” es un reflejo de la cultura organizacional oficial.
Manuales de Procedimientos y Políticas
Estos documentos son fundamentales para conocer la estructura formal de la organización, sus reglas y sus procesos estandarizados.
Recopilación de Datos a partir de Documentos Archivados
Muchos datos, tanto cuantitativos como cualitativos, pueden encontrarse en archivos que ya no están en uso activo. Ciertos documentos deben guardarse por reglamentaciones legales, contables o por requerimientos internos, tales como:
- Presupuestos.
- Reportes de ventas.
- Reclamos de clientes (algunos de estos pueden convertirse en demandas o procesos judiciales y deben conservarse durante varios años).
- Registros notariales, entre otros.
Ventajas de Utilizar Datos Archivados
- Bajo costo: La información ya ha sido recopilada.
- Autenticidad: Generalmente, no son modificados o manipulados después de su creación.
- Eficiencia: El costo de su generación ya fue asumido en el pasado.
Desventajas y Riesgos de los Datos Archivados
- Incertidumbre: No siempre es fácil conocer la historia completa o el contexto del documento. Se puede tener una visión parcial de los hechos (por ejemplo, la persona que lo creó o revisó ya no trabaja en la organización).
- Relevancia desconocida: No hay certeza de si los datos que han «sobrevivido» en el archivo son realmente los más importantes o si son solo una fracción de un conjunto mayor.
- Falta de equivalencia: Puede ser difícil obtener datos comparables o consistentes a lo largo del tiempo si los métodos de registro cambiaron.
Recomendaciones para Validar Datos Archivados
Para que la recopilación de datos archivados sea valiosa, se recomienda seguir estos lineamientos:
- Fragmentar los datos en subclases y realizar revisiones cruzadas para reducir la probabilidad de errores.
- Comparar reportes sobre el mismo fenómeno que hayan sido elaborados por distintas personas o departamentos.
- Ser consciente del sesgo inherente asociado con las decisiones originales de archivar, conservar o eliminar ciertos reportes. Un tema puede estar relacionado con otro de formas no evidentes.
- Utilizar otros métodos de investigación, como entrevistas y observación directa, para complementar y contrastar la información de los archivos y así obtener una visión integral de la organización.