Optimización del Trabajo en Equipo: Conceptos, Tipologías y Roles Clave

Concepto de Equipo de Trabajo

Se puede definir como el «Conjunto de personas que interactúan directamente, con una finalidad perseguida por todos, para cuya consecución establecen unas normas de funcionamiento acordadas por todos los miembros del equipo del que se sienten parte».

Características de los Equipos de Trabajo

Están formados por diferentes personas con distintas experiencias, edades, actitudes, etc., por lo que necesitan conocerse entre sí.
Interacción entre los diferentes miembros: se relacionan y comunican.
Persiguen una misma finalidad u objetivo.
Existe un sentimiento de pertenencia al equipo.
Cuentan con normas establecidas por todos.
Roles diferenciados: cada persona representa un papel y una función en el equipo.

Evolución de los Equipos de Trabajo

El equipo de trabajo, al estar formado por un grupo de personas, es una entidad viva que evoluciona con el tiempo hasta alcanzar la madurez. A lo largo de esta evolución, podemos diferenciar distintas etapas:

Creación y Orientación: Al principio, los miembros del equipo no siempre se conocen entre sí o no han trabajado juntos con anterioridad. Por ello, es una etapa inicial de conocimiento en la cual el coordinador o líder debe disipar todas las dudas, fijando los objetivos del grupo y la forma de trabajo.
Establecimiento de Normas: Se definen normas de conducta y responsabilidad de forma compartida y consensuada (comunicación y cooperación entre los miembros, asunción de problemas, etc.).
Solución de Conflictos: Una vez que el grupo se conoce, es normal que surjan conflictos entre sus miembros. El coordinador deberá propiciar un buen clima de trabajo y proponer alternativas adecuadas.
Eficiencia y Rendimiento: Una vez superados los conflictos, el equipo alcanza una madurez que le permite afrontar los retos y conseguir los objetivos marcados con creatividad y eficacia.

Tipos de Equipos de Trabajo

Se puede establecer una clasificación de los diferentes equipos de trabajo, atendiendo a diversos criterios:

Según su Duración:

Permanentes: Realizan una función de forma permanente y están integrados en la estructura organizativa de la empresa. Ejemplo: Equipo directivo de un instituto o empresa.
Temporales: Se crean con una finalidad concreta; una vez conseguida, desaparecen. Ejemplo: Equipo de información sobre la gripe A.

Según su Grado de Formalidad:

Formales: Creados por la propia empresa con una finalidad concreta, ya sea permanente o temporal.
Informales: Surgen espontáneamente entre los miembros de la empresa para atender necesidades concretas. Ejemplo: Equipo creado en solidaridad con una causa.

Según su Finalidad:

De Solución de Conflictos: Su misión es resolver conflictos concretos que puedan surgir y afectar la marcha normal de la empresa.
De Toma de Decisiones: Encargados de adoptar decisiones relevantes para la marcha de la empresa. Ejemplo: El equipo directivo.
De Producción: Equipo formado por trabajadores de la empresa. Mediante la creación de estos equipos, se busca motivar a los trabajadores, haciéndoles sentir parte de la empresa.

Según la Jerarquía de sus Miembros:

Horizontales: Son equipos integrados por empleados de un mismo nivel jerárquico. Ejemplo: Equipo directivo.
Verticales: A diferencia de los anteriores, los integran trabajadores de diferentes niveles jerárquicos.

Tipos Específicos Actuales:

Círculos de Calidad: Surgieron en los años 60 en empresas japonesas con una cultura de gestión basada en el trabajo autónomo. Estos equipos están formados por entre 4 y 8 trabajadores de una misma área que, de forma espontánea, voluntaria y periódica, se reúnen con la finalidad de solucionar problemas o introducir mejoras en aspectos específicos de su trabajo. Una vez obtenidos los resultados o conclusiones, los plantean a sus superiores, quienes deciden aprobarlas y dotarlas de los recursos necesarios para llevarlos a cabo.
Equipos de Alto Rendimiento o Alto Desempeño: Son grupos de trabajadores altamente cualificados, procedentes de diversas áreas funcionales de la empresa, dirigidos por un líder o coordinador hacia la consecución de objetivos claros y desafiantes. Mantienen un elevado compromiso con el equipo y una participación activa para el logro de sus metas. Son recompensados colectiva o individualmente al alcanzar el objetivo. Ejemplo actual: Fútbol Club Barcelona.
Equipos de Mejora: Su objetivo es la mejora continua de la calidad. Se encargan de identificar, analizar y buscar soluciones a los fallos detectados en el propio trabajo, persiguiendo una constante optimización. Estos equipos están formados por los propios trabajadores, quienes son los que mejor conocen el trabajo.

Metodologías para el Trabajo en Equipo

El equipo de trabajo está formado por un grupo de personas, conocidas o no, dirigidas o guiadas por un líder o facilitador para la consecución de sus objetivos.

Es precisamente el líder quien debe promover la participación y activar al equipo, valiéndose de diferentes métodos según las necesidades del momento. Estas metodologías de trabajo en equipo se conocen como «dinámicas de grupo» y son ampliamente utilizadas en todos los ámbitos (social, educativo, laboral, etc.) para optimizar las relaciones dentro del grupo.

La elección de la dinámica adecuada dependerá del objetivo a conseguir y del tipo de grupo (tamaño, características de sus miembros, etc.). Las más utilizadas son:

Phillips 6/6:

El grupo se divide en subgrupos de 6 personas que deben dialogar durante 6 minutos (1 minuto por persona). Finalmente, un portavoz expone las conclusiones de cada grupo.
Favorece el conocimiento, la comunicación y la colaboración.
Es adecuado para recoger opiniones y promover la participación de todos los miembros del grupo.

Tormenta de Ideas (Brainstorming):

Se realiza con grupos de hasta 20 personas, que expresan rápida y libremente sus ideas u ocurrencias sobre un tema concreto, sin que estas puedan ser criticadas.
Pretende desarrollar la creatividad individual y grupal, buscando ideas innovadoras. Ejemplo: Búsqueda de ideas para la creación de una empresa en el ámbito educativo.

Role-Playing (Juego de Roles):

Consiste en una representación o dramatización de una situación, asumiendo roles específicos, ante el resto de los miembros que actúan como público.
Persigue la toma de conciencia de una situación, la empatía (ponerse en el lugar del otro), el desarrollo de la espontaneidad y la observación, lo que permite el análisis y la superación de un problema, así como la toma de decisiones. Ejemplo: Realizar una entrevista de trabajo (Roles: entrevistado-entrevistador) en el ámbito educativo.

Estudio de Casos:

Grupos de hasta 20 personas discuten sobre un caso concreto (redactado por escrito y que será leído), dirigidos por un facilitador.
Al ser una historia concreta, permite reflexionar sobre el tema, analizarlo, obtener diferentes puntos de vista y buscar soluciones a través de la participación y opinión de todos los miembros. Ejemplos: Caso de la Revista Elle, Perdidos en la luna, etc.

Roles en los Equipos de Trabajo

En la sociedad en que vivimos, cada persona desempeña un rol o papel. Según el contexto en el que se encuentre, desempeña un rol diferente. Ejemplo: Rol de padre, madre, hijo, delegado de clase, etc.

Dentro de un equipo de trabajo, existen diferentes roles de acuerdo con el papel que asuman sus miembros. Observamos cómo algunos miembros siempre aportan ideas, otros son los que resumen y otros son los que suelen decidir y actuar.

Conocer el rol que desempeña cada persona dentro de un equipo nos ayudará a formar un equipo de trabajo completo y eficaz.

El psicólogo inglés Meredith Belbin, experto en equipos de trabajo, distingue tres tipos de roles de equipo según su orientación:

Roles de Acción:

Impulsor: Persona activa con mucha energía que se encarga de animar a los demás para avanzar en el trabajo. Posee iniciativa y coraje para superar obstáculos.
Realizador: Es el organizador práctico que transforma las ideas y estrategias en acciones concretas, siendo eficiente en su trabajo.
Rematador: Se preocupa por los detalles y por lo que podría estar mal hecho, asegurándose de que todo se ha completado y nada se ha pasado por alto. Es meticuloso y se esfuerza por no dejar nada sin hacer, realizando las tareas en el tiempo establecido.

Roles Sociales:

Coordinador: Coordina los esfuerzos de todos para alcanzar metas. Aunque no ocupe el cargo de líder, aporta confianza, es tolerante y sabe escuchar, poseyendo la seguridad necesaria para no dejarse influir. Promueve la toma de decisiones y sabe delegar.
Investigador de Recursos: Explora oportunidades y genera contactos, siendo su papel principal evitar que el equipo se quede estancado. Se caracteriza por su sociabilidad y entusiasmo. A diferencia del creador, no aporta ideas originales, sino que las obtiene de lecturas, observaciones u otras fuentes externas, las cuales, por su experiencia, pueden ser de gran utilidad para el equipo.
Cohesionador: Por su carácter apacible y conciliador, sirve de puente en la resolución de conflictos, ya que sabe escuchar, es perceptivo y diplomático.

Roles Mentales:

Creador: Es la persona inteligente, llena de ideas, creativa, fuente de propuestas y sugerencias originales. Resuelve situaciones difíciles.
Evaluador: Analiza las ideas presentadas, valora sus pros y sus contras, y proporciona instrumentos de análisis para que el equipo pueda decidirse por la alternativa más adecuada. Es una persona juiciosa, objetiva, meticulosa y prudente.
Especialista: Experto conocedor de su trabajo que aporta su saber, esmero, enfoque e iniciativa. Proporciona conocimientos y habilidades con un alto nivel técnico.

Del mismo modo que existen roles positivos, también es habitual encontrar roles obstaculizadores, que pueden dificultar el buen funcionamiento del trabajo en equipo. Por ello, el líder o coordinador deberá identificarlos y reconducirlos para que el desempeño del equipo no se vea perjudicado:

Dominador: Considera que todos deben obedecerle y que el fin justifica los medios.
Opositor: Le gusta llevar la contraria en todo.
Pasivo: Aunque está en el equipo, no hace ni dice nada; todo le resulta indiferente.
Sabelotodo: Se considera un experto en todo, aunque los demás no suelen escucharlo, precisamente por tenerlo encasillado en ese rol.
Pesimista: Cree que nada va a salir bien, se queja por todo y no propone soluciones.