Fases del Proceso de Selección de Personal
El proceso de selección de personal es fundamental para incorporar el talento adecuado a la organización. A continuación, se detallan sus fases:
Análisis del Puesto de Trabajo a Cubrir
Se toma como base la descripción del puesto de trabajo y los perfiles profesionales que deben existir en la empresa. Incluye una entrevista con el mando intermedio para quien va destinada la nueva incorporación.
Reclutamiento
Puede ser externo (servicios públicos de empleo, empresas de selección, centros de formación, anuncios, etc.) o interno (personal actual de la plantilla mediante promoción interna, transferencias o rotaciones).
Recepción y Preselección de Candidatos
Recepción de currículums (dentro y fuera de la empresa) y preselección de los candidatos que más se ajusten al perfil del puesto.
Comunicación con los Solicitantes
Comunicación con las personas cuyos currículums han sido preseleccionados para que acudan a las pruebas de selección. También se comunica a los no seleccionados, agradeciendo su interés y justificando la no selección.
Pruebas de Selección
En ocasiones, se realizan pruebas psicotécnicas, de personalidad, de intereses profesionales o de idiomas.
Entrevistas
- 1ª entrevista: Realizada por el especialista de selección.
- 2ª entrevista: Con el jefe del departamento donde se ha producido la vacante, para las personas que han superado la 1ª entrevista.
- 3ª entrevista: Con el director, especialmente si el puesto implica mayor responsabilidad.
Comprobación de Documentación y Referencias
Se verifican las referencias del candidato y la documentación que justifique los méritos aportados.
Toma de Decisiones
Suele ser tomada por el superior de la persona que ocupará el puesto o consensuada con el departamento de RRHH y los directivos implicados.
Pruebas Médicas
Realizadas por los servicios médicos de la empresa o una empresa especializada.
Contratación
Se gestiona la modalidad de contratación adecuada. Si se contrata a través de una ETT, se formaliza un contrato de empresa.
Acogida (Onboarding)
Implementación de protocolos de acogida y entrega de un manual de bienvenida para que el trabajador se ubique en la empresa.
Formación Inicial y Periodo de Prueba
Los nuevos trabajadores reciben formación específica para los puestos para los que han sido contratados. Dependiendo de la contratación, se ha de superar un periodo de prueba con seguimiento, evaluación y rendimiento.
Objetivos del Análisis de Puestos de Trabajo
El análisis de puestos de trabajo es una herramienta estratégica con múltiples finalidades:
Analizar y Describir la Estructura de la Empresa
Reflejando la autoridad y las relaciones de cada puesto con el resto de los puestos de la empresa.
Mejorar la Estructura Organizativa de la Empresa
Evitando duplicaciones de funciones y revisando la coordinación entre diferentes puestos.
Ayudar al Proceso de Reclutamiento y Selección
Por medio de las descripciones y de los perfiles profesionales, se conocen las características de las personas que han de seleccionarse.
Valoración de Puestos de Trabajo
Establecer el valor relativo de cada puesto dentro de la organización.
Servir de Base para la Política Salarial
Definiendo niveles de condiciones y características de todos los puestos de trabajo.
Ayudar a Trazar los Itinerarios Profesionales
Identificando las trayectorias de desarrollo en las que el puesto esté involucrado.
Establecer Planes de Carrera
Fomentando la formación individual y la implicación de los empleados para que construyan su futuro en la empresa.
Describir las Necesidades de Formación
Identificando las competencias requeridas para las personas que ocupan los puestos.
Establecer Medidas de Prevención de Riesgos Laborales
Adaptadas a las particularidades de los diferentes puestos de trabajo.
Descripción de Puestos de Trabajo
Es el documento que recoge, mediante un análisis, el contenido del puesto, así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.
Datos que Recoge la Ficha de Descripción de Puesto de Trabajo
- Identificación del puesto de trabajo
- Finalidad o misión
- Área
- Dependencia jerárquica o directa
- Relaciones internas y externas
- Responsabilidad
- Lugar de trabajo
- Tareas y responsabilidades
- Supervisión y control
- Equipamiento
- Riesgos
- Condiciones ambientales
- Sistema retributivo
- Dedicación
- Catalogación profesional
- Evolución profesional
- Criterios de evaluación
Métodos para la Obtención de Información del Puesto
Para realizar una descripción precisa del puesto, se pueden emplear diversos métodos:
Observación Directa
Consiste en observar al trabajador durante un periodo de tiempo suficiente, especialmente útil para tareas manuales y repetitivas que requieren rapidez y esmero. Sus inconvenientes son que puede ser lento y costoso.
Entrevista
Se realiza directamente a los ocupantes de los puestos para conocer sus funciones y responsabilidades. Facilita la obtención de información detallada, aunque los entrevistados pueden distorsionar la información.
Cuestionarios
Son revisados por el jefe directo, son rápidos y económicos, y permiten estudiar varios puestos de trabajo. Sin embargo, errores en el cuestionario pueden invalidar la información obtenida.
Diario o Agenda de Trabajo
El titular del puesto registra de forma sistemática las tareas que realiza y el tiempo que dedica a cada una. Permite obtener información detallada, pero puede carecer de objetividad.
Reunión de Expertos
Se convoca a personas muy experimentadas para descubrir detalles del puesto de trabajo. Es un método valioso por la calidad de la información, pero puede ser costoso y lento.
Reclutamiento Interno
Los puestos de trabajo vacantes se publicitan internamente, y las personas pertenecientes a la empresa que cumplan los requisitos exigidos y estén interesadas presentan su candidatura al proceso de selección interno.
Aspectos a Considerar en el Reclutamiento Interno
Políticas de Selección Interna del Personal
Deben ser creíbles, eficientes y motivadoras, caracterizándose por ser negociadoras, conocidas, con un proceso transparente, información clara para el empleado y publicación de la vacante.
Regulación de la Selección Interna en los Convenios Colectivos
Es importante considerar cómo se aborda este proceso en la normativa laboral.
Ventajas del Reclutamiento Interno
- Reduce costes.
- El candidato aporta una visión más global de la empresa.
- Motiva a los trabajadores y fomenta el interés por la formación.
- Agiliza el proceso de selección.
Desventajas del Reclutamiento Interno
- No da acceso a personas que puedan aportar nuevas ideas.
- Puede generar frustración, desmotivación y disputas si no se gestiona adecuadamente.
- Puede limitar la competencia a niveles superiores si los perfiles internos no son los más adecuados.
Análisis de Currículums y Solicitudes de Empleo
Mediante el análisis del currículum o de la solicitud de empleo, se trata de encontrar candidatos cuyo perfil profesional se ajuste al requerido para el desempeño del puesto de trabajo.
Elementos Clave en el Análisis de Currículums
Aspecto General
La presentación de los documentos, su corrección gramatical, la expresión, la pulcritud en la presentación, la calidad del papel y el sobre.
Formación y Experiencia
Verificar que sean las requeridas para el puesto.
Lagunas en el Tiempo
Identificar periodos sin actividad laboral o educativa, o si el candidato trabaja y estudia simultáneamente.
Incoherencias
Estudios y trabajos muy diferentes entre sí, o fechas que no coincidan.
Cambios de Empleo y Denominación de Puestos de Trabajo
Evaluar la progresión o estabilidad laboral del candidato.
Cualidades de un Entrevistador Eficaz
Un buen entrevistador debe poseer las siguientes cualidades:
- Equilibrio emocional
- Empatía
- Respeto
- Conocimiento profundo del puesto de trabajo para el que se está entrevistando
- Poseedor de conocimientos psicológicos básicos
Decálogo del Entrevistador Profesional
Para llevar a cabo una entrevista exitosa, es recomendable seguir estos principios:
- Preparar la entrevista con antelación.
- Crear un clima de confianza con el entrevistado.
- No dejarse llevar por las primeras impresiones.
- Advertir que se tomarán notas.
- Dejar hablar al entrevistado, escuchando activamente.
- Hacer preguntas claras y concisas.
- No sugerir las respuestas.
- Hacer que el entrevistado se implique, usando el «usted» o «tú» según el contexto.
- No dejar que surjan los prejuicios personales.
- No discutir con el entrevistado ni criticarlo.