1. Funciones y Relación del Director de Eventos
El trabajo del Director de Eventos consiste en coordinar y atender los eventos reservados en el hotel, generalmente gestionados por el director de ventas de eventos. Se encarga del evento una vez firmado el contrato o acuerdo, y procede a gestionar los detalles que puedan surgir.
Debe trabajar estrechamente con todos los departamentos clave del hotel:
- Director Comercial: Responsable de ejecutar el plan de marketing establecido; coordina y dirige los esfuerzos del personal comercial.
- Director de Marketing: Establece los objetivos y monitoriza los planes de acción de marketing.
- Director de Revenue Management: Decide la estructura de precios para grupos, basándose en la fecha, el período del año, los días de la semana, la situación competitiva y el potencial del grupo.
- Director de Ventas del Hotel: Responsable de captar negocios de grupos para el hotel, especialmente aquellos relacionados con contratos de circuitos.
2. Ventajas y Desventajas de la Ubicación del Hotel
La elección de la ubicación de un hotel para eventos conlleva diferentes implicaciones:
Hotel Céntrico
- Ventajas: Cómodo y familiar, mejor ambiente, fácil acceso a servicios y atracciones.
- Desventajas: Ruido, mayor competencia directa, posibles dificultades de aparcamiento.
Afueras de la Ciudad
- Ventajas: Fácil acceso en coche y parking gratuito, ambiente tranquilo, mayor espacio.
- Desventajas: Necesidad de transporte privado, menor oferta de ocio cercana.
Cerca del Aeropuerto
- Ventajas: Comodidad para viajeros, transporte urbano cercano, ideal para eventos internacionales.
- Desventajas: Ruido de aviones, ambiente menos turístico.
3. Duración Media de Eventos Hoteleros
La duración de los eventos puede variar significativamente; algunos se limitan a un solo día, mientras que otros pueden extenderse hasta cinco días. Sin embargo, la duración media de estancia para eventos es actualmente de dos días.
A continuación, se detalla la duración típica de diversos tipos de eventos:
- Festival: Varios días
- Panel: 1 a 2 horas
- Exposición: Permanentes, temporales o ambulantes
- Congreso: De 1 a 5 días
- Simposio: 15 a 20 minutos por integrante
- Fórum: Dependerá de sus características
- Mesa Redonda: Unas 2 horas
- Conferencia: 1 a 2 horas
- Feria: Variable
- Jornada: 1 a 3 días
- Seminario: Variable
- Vernissage: Pocas horas
- Workshop: Promedio de 2 días
5. Fuentes de Información y Responsables en la Organización de Eventos
Para la captación y organización de eventos, es crucial recurrir a diversas fuentes de información y contar con el apoyo de personal clave:
- Publicaciones Especializadas: Revistas y directorios específicos del sector de eventos.
- Direcciones y Publicaciones Comerciales: Fuentes que ofrecen contactos y oportunidades de negocio.
- Asociaciones Comerciales y Empresariales: Redes que facilitan el acceso a potenciales clientes y colaboradores.
- Sitios Web: Plataformas online para la búsqueda de información y contacto.
- Oficinas de Turismo y Convention Bureau: Organismos que promocionan destinos para eventos.
- Conocimiento en Profundidad de Cuentas en Grandes Empresas: Entender las necesidades y el historial de clientes corporativos.
- Asociaciones de Organizadores de Eventos: Sus bases de datos son una forma eficiente de encontrar perfiles y conocer los eventos que organizan, facilitando futuros negocios.
- Datos Históricos del Establecimiento: El análisis de eventos pasados ofrece pistas sobre cambios en el cliente y tendencias.
- Personal del Hotel: Involucrar al personal aumenta su motivación, aprovecha sus capacidades y aportaciones, y los integra en el objetivo común del hotel.
6. OPC y Convention Bureau: Definiciones y Diferencias Clave
- OPC (Organizaciones Profesionales de Congresos): Entidades dedicadas a la organización integral de congresos y eventos, ofreciendo servicios de gestión y logística.
- Convention Bureau: Organismos que promocionan un destino o lugar específico para la celebración de eventos, congresos y convenciones, actuando como facilitadores y puntos de contacto.
7. Segmentación y Microsegmentación de Mercado en Hotelería
- Segmento: Consiste en dividir el mercado en grupos de consumidores con necesidades, gustos, rentas, hábitos de compra similares, y así sucesivamente.
- Microsegmento: Cada una de las subdivisiones más específicas y detalladas dentro de un segmento de mercado.
Lo ideal es identificar estas diferencias para poder crear y atender de manera más efectiva los microsegmentos específicos de cada hotel, optimizando así las estrategias de marketing y ventas.
9. Eventos de Incentivo: Motivación y Recompensa Empresarial
Un viaje de incentivos consiste en una gratificación diseñada para motivar y premiar a los trabajadores de una empresa o a sus clientes. Es una actividad planificada que busca fomentar y estimular las relaciones interpersonales y laborales de un grupo de trabajo, o bien reconocer un desempeño excepcional.
10. Factores Clave para la Organización Exitosa de Eventos
La planificación y ejecución de un evento exitoso requiere considerar múltiples factores esenciales:
1. Definición de Objetivos
Es fundamental ser consciente y realista sobre el propósito del evento. Identifica claramente qué buscas lograr y qué recursos necesitas para conseguirlo, ya que los objetivos varían significativamente, desde la fidelización de clientes hasta la presentación de un producto internacional o la difusión de información sobre un software especializado.
2. Elaboración de un Plan Detallado
Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento: timing, contenido, mensaje clave, necesidades técnicas y humanas, elementos decorativos, merchandising, entre otros. Una vez identificadas todas las necesidades, establece un presupuesto realista y adaptado a ellas y a tus posibilidades.
3. Dónde, Cuándo y Cómo
Con los objetivos y recursos definidos, la elección del lugar de celebración será más sencilla. No es lo mismo un salón para 100 personas que un auditorio para 1000, tanto por el espacio como por la logística. Confirma la fecha con antelación y busca el lugar idóneo. Al elegir, considera la tecnología y equipos audiovisuales necesarios, además de la organización de catering, lista de ponentes, invitaciones y acreditaciones.
4. Promoción del Evento
Las redes sociales son un excelente canal para difundir información. Crea eventos en plataformas como Facebook o Twitter, donde se encuentre tu público objetivo, para que los interesados accedan a toda la información. Estas herramientas son gratuitas y muy eficaces, aunque para mayor visibilidad y urgencia, puedes considerar opciones de pago como Facebook Ads o Twitter Ads. Complementa con campañas de email marketing y envío de notas de prensa a medios y blogs especializados.
5. Ponerse en el Lugar del Asistente/Cliente
Pregúntate: ¿Qué me gustaría encontrar? ¿Qué servicios demandaría? Responder con sinceridad y realismo a estas cuestiones te permitirá satisfacer las expectativas del público, que es la razón de ser de cualquier evento.
6. Trabajo en Equipo
Un evento es un esfuerzo colectivo. Involucra a todo el personal, hazlos sentir parte fundamental del proceso para proyectar una imagen de profesionalidad y competencia. Tu rol como anfitrión es crucial para que invitados y asistentes se sientan cómodos. Transmitir seguridad y confianza es clave para el éxito.
7. Originalidad y Creatividad
Busca crear un evento único que sorprenda a los asistentes y les ofrezca experiencias memorables, haciéndolos partícipes. Implementa acciones innovadoras y añade creatividad en cada detalle para generar tendencia y cautivar al público.
8. Transmisión de Valores de Marca
La imagen de la empresa es la primera impresión para los clientes. Cada detalle del evento debe ser coherente con la identidad que proyecta tu marca: colores, diseño, claims (eslóganes), tipo de acciones, etc.
9. Fomento del Networking
Incentiva que los asistentes socialicen, se conozcan e interactúen. Considera la implementación de acciones de gamificación para conectar con el público y generar un alto nivel de engagement (compromiso).
10. Medición y Optimización Continua
Es imprescindible analizar los resultados obtenidos para identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora del evento, lo cual será invaluable para futuras ediciones.