Fundamentos de la Comunicación Empresarial
El Proceso de Comunicación
La comunicación es un proceso mediante el cual la persona que emite el mensaje desea entrar en contacto con quien lo recibe para conseguir un objetivo.
Elementos Clave de la Comunicación
- Emisor: Quien origina el mensaje.
- Receptor: Quien recibe e interpreta el mensaje.
- Mensaje: La información que se transmite.
- Código: El sistema de signos y reglas utilizado para construir el mensaje (idioma, gestos, etc.).
- Ruido: Cualquier interferencia que dificulta la correcta transmisión o recepción del mensaje.
- Canal: El medio físico a través del cual se transmite el mensaje.
- Contexto: Las circunstancias que rodean el acto comunicativo y que influyen en su significado.
- Retroalimentación o Feedback: La respuesta del receptor al emisor, que permite verificar la comprensión del mensaje.
Etapas del Proceso Comunicativo
- Configuración de la idea: El emisor concibe lo que quiere comunicar.
- Codificación: El emisor transforma la idea en un mensaje utilizando un código.
- Emisión del mensaje: El mensaje es enviado a través de un canal.
- Recepción: El mensaje llega al receptor.
- Descodificación: El receptor interpreta el mensaje.
- Retroalimentación o Feedback: El receptor envía una respuesta al emisor.
Tipos de Comunicación en la Empresa
Comunicación Vertical
- Ascendente: Fluye desde los empleados hacia la dirección. Permite conocer inquietudes, obtener información y fomentar la participación (ej. encuestas de opinión, buzones de sugerencias).
- Descendente: Desde la dirección o los mandos superiores hacia los empleados de niveles inferiores. Se utiliza para dar instrucciones e informar (ej. tablones de anuncios, circulares).
Comunicación Horizontal
Fluye entre departamentos o empleados del mismo nivel jerárquico. Su objetivo es coordinar tareas, resolver problemas y facilitar la toma de decisiones (ej. reuniones de trabajo, debates).
Comunicación Formal e Informal
- Formal: Se da en la empresa de forma estructurada y programada, buscando transmitir órdenes e informaciones oficiales.
- Informal: No sigue el sistema formal establecido ni tiene en cuenta los niveles jerárquicos. Surge de forma espontánea y puede comunicar temas relacionados con el trabajo o asuntos personales.
Barreras y Redes de Comunicación
Dificultades en la Comunicación
Una barrera de la comunicación es todo obstáculo o dificultad que surge en el proceso de comunicación y que impide que el mensaje sea correctamente interpretado por el receptor.
Barreras Personales o Psicológicas
- Estereotipos
- Efecto halo
- Percepción selectiva
- Defensa perceptiva
Técnicas para Superar las Barreras de Comunicación
- Para el emisor:
- Fomentar la retroalimentación o feedback.
- Asegurar que la información sea fácilmente comprensible para el receptor.
- Omitir información irrelevante.
- Utilizar más de un canal de comunicación.
- Preparar bien el mensaje.
- Para el receptor:
- Evitar los filtros personales.
- Escuchar atentamente.
Consideraciones Adicionales para Presentaciones
Para una comunicación efectiva en exposiciones o presentaciones, se recomienda:
- Entregar fotocopias de apoyo.
- Planificar adecuadamente la sesión.
- Preparar el material didáctico.
- Cuidar los elementos físicos del entorno: tamaño de la sala, asientos cómodos, buena visibilidad, horario y fecha adecuados.
Redes de Comunicación
Son las estructuras que se establecen en la empresa para transmitir mensajes entre sus miembros.
- Redes de Comunicación Formal:
- En círculo
- En estrella
- En cadena
- De múltiples canales
- Redes de Comunicación Informal:
- Cadena
- Chisme o rumor
- Causal o aleatoria
La Comunicación como Generadora de Comportamientos Positivos
Cuando los trabajadores están bien informados, se observa que:
- Conocen los objetivos de la empresa.
- Se sienten más valorados.
- El clima laboral es más agradable.
La Comunicación Escrita y Documentación Empresarial
Características de la Comunicación Escrita Efectiva
Para que un texto escrito sea eficaz, debe cumplir con las siguientes características:
- Adecuación: El texto debe estar bien presentado, respetar las normas ortográficas y gramaticales, y utilizar frases concisas.
- Coherencia: Debe ser claro y ordenado, destacando la idea principal.
- Cohesión: Las oraciones de cada párrafo deben estar conectadas lógicamente para evitar que el lector pierda el hilo de la información.
Etapas para Elaborar un Texto Escrito
- Analizar la situación comunicativa.
- Generar las ideas principales.
- Seleccionar la información relevante.
- Ordenar el contenido de forma lógica.
- Redactar el texto.
- Revisar y corregir el escrito.
Principales Tipos de Documentos Empresariales
La Carta
Es un tipo de documento escrito en el que se transmite información dirigida a un particular o a otra empresa.
Tipos de Cartas
- Cartas Comerciales: Incluyen cartas de pedido, cartas de oferta de pedidos, cartas de reclamación, entre otras.
- Cartas Circulares: Son de tipo general, dirigidas a determinados colectivos para informarles de algún asunto. Se redactan en términos que sirven para todos los posibles lectores, utilizando un modelo único al que solo se le añade la dirección de cada destinatario.
- Cartas de Solicitud: Son las que suelen acompañar a los currículum vitae.
Consejos para una Presentación Impecable de Cartas
La primera impresión que produzcan nuestras cartas es decisiva. Por ello, debemos cuidar su presentación:
- La calidad del papel debe ser adecuada, preferiblemente tamaño DIN A-4 y color blanco o muy tenue.
- Utilizar siempre sobres blancos.
- La separación entre párrafos debe ser mayor que la que hay entre líneas.
- Evitar tachaduras y todo aquello que pueda producir un mal aspecto.
- Nunca se debe escribir en el reverso de la carta.
- Dejar márgenes adecuados.
El Informe
Es una enumeración detallada y ordenada de hechos concretos o actividades. Constituye la respuesta a una pregunta planteada por una institución o persona que busca información.
Tipos de Informe y Contenido
- Expositivo: Expone hechos de manera clara y objetiva, con un orden lógico.
- Valorativo: Incluye recomendaciones o valoraciones.
- Demostrativo: Diferencia entre la demostración de los hechos y su valoración.
Técnicas de Redacción de Informes
- Redacción de forma directa e impersonal.
- Evitar frases largas.
- Ha de ser comprensible, breve y concreto.
- Evitar ambigüedades.
- Debe ser monográfico, es decir, tratar un solo tema.
- Debe aportar soluciones alternativas a problemas concretos.
Documentos Privados
Dentro de esta categoría se encuentran:
- La Instancia: Documento en el que se formula una petición.
- El Oficio: (Aunque no se detalla, se menciona junto a la instancia como documento privado).
Comunicaciones Breves y de Régimen Interno
- El Memorándum: Comunicación breve entre diversos departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada. Se centra en un solo tema.
- El Aviso o Anuncio: Comunicación breve con la que se quiere informar de algo que se desea que llegue a conocimiento general en la empresa. Todos los avisos deben ir fechados y firmados o sellados; en las empresas, suelen colocarse en tablones de anuncios.
- El Saluda: Comunicación breve que lleva impresa la palabra “saluda”. Se utiliza este documento para notificar ciertos hechos de carácter social.
Otros Tipos de Documentos Empresariales
- Documentos Mercantiles:
- Propuesta de pedido
- Albarán
- Factura
- Cheque
- Letra de cambio
- Otros Documentos de Empresa Destacados:
- Certificados
- Actas