Identificar Misión y Visión
La misión y la visión son elementos fundamentales en la definición de la identidad y el futuro de una organización. A continuación, se presenta una tabla comparativa:
Aspecto | Misión | Visión |
Enfoque temporal | Presente | Futuro |
Pregunta que responde | ¿Quiénes somos? ¿Cuál es nuestro propósito? ¿Cuáles son nuestros productos o servicios? ¿Cuáles son las necesidades que vamos a satisfacer? ¿Cuáles son nuestros valores y principios? | ¿Cómo queremos ser? ¿En qué tiempo? ¿Cuál es nuestro compromiso? ¿Hacia dónde cambiar? ¿Para qué cambiar? |
Duración | Constante mientras no cambie el propósito | Puede cambiar al alcanzarse o redefinirse |
Ejemplo | “Desarrollar soluciones digitales innovadoras que mejoren la vida de las personas.” | “Ser la empresa líder en innovación tecnológica a nivel mundial en 2030.” |
Objetivos a Corto, Mediano y Largo Plazo
Los objetivos se clasifican según el horizonte temporal en el que se espera alcanzarlos:
Objetivos | Significado | Ejemplos |
Corto plazo | Se logran en un período breve (días, semanas o meses). | Aumentar ventas un 10% este mes |
Mediano plazo | Se alcanzan en un período intermedio (meses a pocos años). | Abrir una nueva sucursal en un año |
Largo plazo | Se plantean para varios años (más de 2-3 años). | Ser líder del mercado nacional en 5 años |
Planificación Estratégica, Táctica y Operativa
La planificación dentro de una organización se estructura en diferentes niveles:
Planificación | Significado | Depende de… | Responsables |
Operativa | Es a corto plazo. Define acciones concretas del día a día. | Depende de la táctica | Supervisores / personal operativo |
Táctica | Es a mediano plazo. Define cómo lograr los objetivos estratégicos en cada área. | Depende de la planificación estratégica | Gerentes / mandos medios |
Estratégica | Es a largo plazo. Define la visión general y las metas grandes de la organización. | Es el nivel más alto (base de todo) | Alta dirección / líderes |
Relación entre los Niveles de Planificación
¿Cuál depende de cuál?
La táctica depende de la estrategia.
La operativa depende de la táctica.
Todo comienza con la planificación estratégica, que da la visión global. A partir de ahí, se desarrollan planes tácticos y luego se bajan a planes operativos.
Matriz Decisional
La Matriz Decisional es una herramienta estructurada para la toma de decisiones.
Herramienta para evaluar y seleccionar la mejor opción.
Conocida como Método Pugh, inventado por Stuart Pugh.
Características:
- Se debe ser objetivo a la hora de tomar decisiones, ya que se utiliza un proceso estructurado y un método sistemático.
- Utiliza números para valorar (tipo de lenguaje universal).
- Se pondera numéricamente el cumplimiento de cada alternativa o criterio empleado.
- Luego se integran los resultados en una calificación general.
- Para decidir se elige la alternativa con mayor puntuación.
Pasos para elaborar una Matriz Decisional
Determinar la decisión que queremos tomar.
Seleccionar factores relevantes.
Calificar los factores.
Establecer el peso de cada factor.
Calcular los puntajes de cada factor.
Elegir la mejor opción.
Una Matriz de Decisiones ayuda en:
Garantizar la objetividad en la toma de decisiones.
Proporcionando un esquema claro de las opciones disponibles.
Elimina las opciones no viables.
Prioriza factores y tareas cruciales.
Sopesando los pros y los contras de cada opción y resuelve problemas de forma lógica.
Diagrama Ishikawa
También conocido como Diagrama de Causa-Efecto o Espina de Pescado.
Técnica gráfica que ayuda a identificar las causas de un problema específico.
Estructura: problema central → causas principales (personas, procesos, equipos, materiales, medio ambiente) → subcausas.
Se usa en la fase de diagnóstico de calidad, pero no propone soluciones por sí mismo.
Etapas para elaborar un Diagrama Causa-Efecto
Identificar el problema.
Determinar las causas principales (utilizar lluvia de ideas).
Priorizar las causas principales para análisis.
Preguntarse: ¿Por qué seleccionó este problema, y cómo su solución contribuye a un beneficio mayor?
¿Cuándo utilizarlo?
Al identificar las causas de un problema.
Cuando se trata de una lluvia de ideas para solucionar un problema.
Al desarrollar o mejorar un proceso.
Al analizar los datos de las encuestas a los clientes.
Al evaluar los resultados de una campaña de marketing.
Cuando se soluciona un problema con un producto o servicio.
Cuando planifica futuros proyectos o iniciativas.
Diagrama de Pareto
Es una representación gráfica de los datos obtenidos sobre un problema, que ayuda a identificar cuáles son los aspectos prioritarios que hay que tratar.
También se conoce como «Diagrama 80/20».
Recibe su nombre del economista y sociólogo Vilfredo Pareto (1848-1923).
Se ordena de acuerdo a la relevancia, de mayor a menor importancia.
Se centra solo en lo relevante.
Complementa al Diagrama de Ishikawa.
Establece que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas.
Objetivos del Diagrama de Pareto
- Hacer visibles los problemas reales que están afectando el alcanzar los objetivos de la empresa y reducir las pérdidas.
- Permite evaluar cuáles son las necesidades del público objetivo y cómo satisfacerlas con nuestro producto o servicio, logrando el objetivo de mercadotecnia.
¿Cuáles son los elementos del Diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto está conformado por una estructura dividida en tres partes:
El eje «Y» izquierdo es la frecuencia de la ocurrencia del problema.
El eje «Y» de la parte derecha es el porcentaje acumulado del número total de ocurrencias.
La parte inferior del eje «X» muestra los problemas, quejas, defectos o desperdicios que se presentaron.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el Diagrama de Pareto?
Que la empresa mejore continuamente.
El análisis y priorización de problemas.
Optimizar el esfuerzo y tiempo al centrarse en aspectos cuya mejora tendrá un impacto directo.
Proporcionar una visión sencilla y completa de los problemas.
Hacer que la gráfica sea fácil de comprender.
Estimular al equipo de trabajo en la búsqueda de la mejora continua.
Cómo construir un Diagrama de Pareto
Identificar el problema a analizar.
Recabar datos e información que contribuya a la solución.
Ingresar datos a una tabla.
Ordenar datos de mayor a menor, identificando % y acumulados.
Realizar gráfico de barra con datos y valores.
Analizar la situación que aparece al inicio de la gráfica.
Monitorizar el progreso.
Carta Gantt
Definición: Son ayudas gráficas y visuales, útiles en aspectos de planificación y programación de carga de trabajo y de operaciones que se manifiestan en cualquier tipo de organización, sea productiva o social.
Limitaciones: No toma en consideración la variación de operaciones y los trastornos que pueden suceder debido a descomposturas y fallas de equipos. Este diagrama debe ser actualizado de manera permanente para lograr una utilización efectiva.
Se ejecuta en dos dimensiones: Eje de abscisas (tiempo) y eje de ordenadas (actividades a desarrollar).
Muestra la secuencia de ejecución de operaciones de un trabajo.
Es una herramienta no solo de planificación, sino que de control y seguimiento.
Primero se debe preparar toda la información para luego ser llevada a la Carta Gantt.
Actividades previas a la formulación de la Carta Gantt
Recordar: El cronograma siempre termina en el fondo, pero puede haber 2 o 3 actividades que se van haciendo en paralelo, pero siempre va en cascada. Se espera terminar donde está la última actividad. Se puede construir a base de meses, años, semanas y días.
Flujogramas
Definición: Representación gráfica de la secuencia de actividades, de pasos, y de los puntos de decisión que ocurren en un proceso particular, discreto.
Primeras 5 simbologías para detectar un proceso:
Importante: El rombo, el cual es el punto de decisión, es el más importante. Hay que tener claro que por un punto de decisión, podré tener 2 acciones.
Recordar: Un flujo tiene 1 inicio, pero puede tener varios fines, por lo tanto podrían haber varios círculos de terminación. Pero nunca se termina en cuadrado. Cada camino o acción debe tener un fin.
Pasos para elaborar un Flujograma
1. Determinar los componentes del proceso.
2. Ordenar las actividades y establecer responsables.
3. Seleccionar la simbología.
4. Conectar las actividades.
5. Identificar inicio y final del proceso.
Organigrama
Representación gráfica de la estructura formal de una organización.
¿Cómo realizarlo?
Compuesto por rectángulos, que representan los cargos u órganos, unidos entre sí por líneas, que trazan relaciones de comunicación entre ellos:
- Líneas verticales (HACIA ABAJO), representan relaciones de autoridad.
- Líneas verticales (HACIA ARRIBA), representan relaciones de responsabilidad.
El cargo más elevado de la empresa inicia desde arriba, mientras que el cargo más bajo termina en el organigrama.
Manuales Organizacionales
Documentos que describen la estructura, funciones y procedimientos de una organización.
Función:
Es una herramienta normativa administrativa que facilita y sistematiza el control y la administración del personal y asegura que todas las personas involucradas tengan un claro concepto de su participación. Dentro de ella, describe las funciones específicas a nivel de puesto de trabajo, desarrollándose a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas.
Objetivos:
Principal objetivo: Mantener actualizado al personal respecto al funcionamiento del establecimiento, líneas jerárquicas y objetivos.
Establecer funciones y responsabilidades.
Establecer orientación para funcionarios nuevos o para quienes requieran retroalimentación.
Excelente herramienta de gestión para ordenar y alinear un establecimiento.