Delegación Efectiva: Potencia tu Liderazgo y Equipo

Delegación: Un Pilar del Liderazgo Efectivo

La delegación es la asignación de tareas a individuos o equipos. Es eficaz cuando se confían los trabajos a las personas más adecuadas y se les otorga el nivel necesario de libertad para realizar la tarea del modo más competente y productivo.

Delegar es tarea de los líderes. Delegar bien aumenta la motivación.

Ventajas de una Buena Delegación

Permite disponer de más tiempo para las tareas de conducción o más importantes.
Perfecciona los conocimientos del personal.
Proporciona motivación.
Mejora la productividad.
Fomenta el desarrollo de carrera.

La delegación eficaz maximiza los resultados.

“Si no se delega cuando alguien está capacitado, este se va a sentir frustrado y desmotivado.”

Etapas del Proceso de Delegación Eficaz

Conocer uno mismo el trabajo.
Identificar los recursos necesarios para la tarea.
Escribir el objetivo específico de una tarea con criterio y límites claros.
Decidir:
1. Si se delega todo o parte del trabajo.
2. A quién se le delega.
Elección del estilo de delegación necesario.
Definir cómo se asigna la tarea.

Criterios para la Asignación de Tareas (¿A Quién Delegar?)

Para asignar tareas de manera efectiva, se debe tener en cuenta:

Conocimiento Requerido: Evaluar si la persona posee los conocimientos necesarios.
Experiencia: Considerar la experiencia previa relevante.
Motivación: Identificar el nivel de motivación e interés de la persona.

Respecto a la Tarea a Delegar:

¿Es rutinaria?
¿Es una tarea que cualquier miembro del equipo puede realizar?
¿Es una tarea que puede desarrollar habilidades y conocimientos en las personas, potenciando su crecimiento?

Tareas que NO se Deben Delegar

Generalmente, no se deben delegar:

Asuntos de gran importancia que requieren la experiencia o autoridad del líder.
Tareas que no se adaptan a los conocimientos o capacidades del equipo.
Tareas que son intrínsecas al rol del líder (como crear visión, motivar al equipo, mantener la cohesión).

Tipos de Colaboradores y Cómo Delegarles

Conocer los tipos de empleados ayuda a saber cómo y a quién delegar:

Principiante: No conoce el trabajo asignado. Suele estar muy motivado por aprender. La dificultad principal es el tiempo de aprendizaje requerido.
Aprendiz: Tiene alguna experiencia laboral; su conocimiento del trabajo es medio. La motivación puede variar (elevada, media o baja).
Integrado: Está más familiarizado con el trabajo; su conocimiento va de medio a alto. A veces necesita motivación adicional o apoyo, pero se le puede dar plena autonomía en tareas conocidas.
Experto: Posee alto conocimiento de la tarea y una elevada motivación. Se le puede confiar la tarea completa con mínima supervisión.

Estilos de Delegación Según el Equipo

El estilo de delegación debe adaptarse al nivel de madurez y experiencia del colaborador o grupo:

Controlador: Ofrece instrucciones específicas y supervisa de cerca. No concede libertad de acción. Necesario con personas de poca experiencia (Principiantes). Puede desmotivar a quienes no son principiantes.
Instructor: Supervisa de cerca, pero de forma menos estricta. Explica la tarea, guía a la persona y ofrece consejo y apoyo proactivo cuando es necesario. El colaborador se siente más responsable y aporta más que con el estilo Controlador. Adecuado para Aprendices.
Asesor: Otorga más libertad de acción. La tarea se explica de forma resumida y general. Permite al colaborador proponer ideas sobre cómo realizar el trabajo; luego discuten y acuerdan un plan. El colaborador es responsable de la mayor parte del trabajo, con el líder disponible para apoyo reactivo si es necesario. Ideal para Integrados.
Coordinador: Proporciona una dirección general, dejando los detalles específicos en manos del colaborador. Decide el grado de libertad al delegar. Se espera que el colaborador no necesite apoyo constante durante el proceso. Apropiado para Expertos.

En resumen, la correspondencia es:

Principiante = Controlador (Ordena)
Aprendiz = Instructor (Persuade)
Integrado = Asesor (Participa)
Experto = Coordinador (Delega)

Claves para una Delegación Verdaderamente Eficaz

Realizar una definición precisa y detallada de la tarea.
Analizar las causas: ¿por qué se hace y para qué se hace?
Buscar información relevante y explorar opciones alternativas para encontrar la mejor solución.
Desarrollar actividades para mantener la motivación, especialmente en proyectos a largo plazo (puede ser útil dividir el proyecto en etapas).
Establecer reuniones periódicas (ej. semanales) para monitorear el progreso y revisar resultados.
Identificar y asegurar los recursos necesarios; la falta de tiempo suficiente puede deteriorar el proceso.
Establecer objetivos claros, concretos y medibles; de lo contrario, no se puede determinar el nivel de resultado. El objetivo determina el grado de viabilidad del proyecto.

Requisitos Fundamentales para Delegar

Las personas a quienes se delega deben conocer claramente:

El trabajo que se les delega.
La responsabilidad que se les asigna.
Los resultados esperados y el plazo para lograrlos.
Los recursos que se les asignan.
Si es necesario, recibir la capacitación adecuada.

Consejos para el Éxito en la Delegación

Conozca a sus colaboradores.
Sea concreto al asignar tareas.
Supervise las tareas delegadas, pero evite la microgestión.
Delegue tareas tanto agradables como importantes para el desarrollo.
No delegue siempre solo en los empleados más competentes; distribuya oportunidades.
Confíe en sus empleados y ofrezca capacitación cuando sea necesaria.
Tolere los errores como parte del proceso de aprendizaje y desarrollo.