La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
FUNCIONES
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna – entre las unidades que componen la organización administrativa – como externa – de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Características
Se pueden apreciar una serie de carácterísticas que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúMenes, extractos…Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo
El emisor de un documento administrativo – aquél que lo produce – es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública
Su emisión es válida
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
Tipos de documento
Los documentos administrativos de utilización más común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo procedimiento.
Esta clasificación sería la siguiente:
Documentos de iniciación
Acuerdo de iniciación del procedimiento
Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud
Petición de mejora voluntaria de la solicitud
Acuerdo de adopción de medidas provisionales
Acuerdo de acumulación de procedimientos
Acuerdo de práctica simultánea de trámites
DOCUMENTOS DE Iniciación
1.- ACUERDO DE Iniciación DEL PROCEDIMIENTO. Es el documento por el que se inicia un procedimiento administrativo de oficio, por ejemplo: el acuerdo de iniciación de un procedimiento sancionador. Los procedimientos se inician de oficio en los siguientes casos: cuando por propia iniciativa el órgano competente lo considera oportuno, como consecuencia de orden superior, por petición razonada de otros órganos o por denuncia. El documento debe, además, ser notificado a los posibles interesados.
2.- REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE DEFECTOS EN LA SOLICITUD. Es el documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado (10-15 días), ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archivaría, terminando su tramitación.
3.- Petición DE MEJORA VOLUNTARIA DE LA SOLICITUD. Este documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento. Por ejemplo un procedimiento de concesión de una subvención, iniciado por un interesado que solicita unos importes menores a los que en la norma reguladora de ese procedimiento se le conceden, por lo que cabría modificar o mejorar esa solicitud.
4.- ACUERDO DE Adopción DE MEDIDAS PROVISIONALES. Estos acuerdos se adoptan en aquellos procedimiento administrativo en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
5.- ACUERDO DE Acumulación DE PROCEDIMIENTOS. La acumulación de procedimientos se da en aquellos supuestos en que tanto si estos se han iniciado de oficio como a solicitud del interesado se detecta que por tener elementos comunes, por ejemplo en el contenido del procedimiento, pueden acumularse o unirse para que su tramitación se lleve a cabo conjuntamente.
6.- ACUERDO DE PRACTICA SIMULTANEA DE TRAMITES. Es el documento a través del cual se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites del procedimiento en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar.
Documentos de instrucción
Acuerdo de apertura de un período de prueba
Acuerdo de práctica de prueba
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
Oficio de petición de informe preceptivo no determinante
Oficio de petición de informe preceptivo determinante
Oficio de petición de informe facultativo
Citación de comparecencia
Concesión de trámite de audiencia
Acuerdo de apertura del período de información pública
Acuerdo de ampliación de plazos
Acuerdo de tramitación de urgencia
Acreditación de la notificación
DOCUMENTOS DE Instrucción
1.- ACUERDO DE APERTURA DE UN PERIODO DE PRUEBA. Es el documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas (bien las solicitadas por los interesados, bien las acordadas por el órgano) para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.