1. El Proceso de Compra:
El desarrollo de su actividad en todas las empresas implica la firma de una serie de acuerdos y la realización de determinadas operaciones que deben reflejarse en documentos específicos. Las empresas necesitan proveedores adecuados para adquirir materiales con el fin de fabricar sus propios productos o comprar artículos terminados para su venta.
1. Etapas del Proceso de Compra:
- Solicitud de oferta
- Selección de proveedores
- Negociación de las condiciones de compra
- Seguimiento del pedido
- Recepción de la mercancía
- Recepción de la factura
- Servicio posventa
2. Documentos que Intervienen en la Compra:
Cada una de las etapas del ciclo de compras genera diversos documentos comerciales en los que se reflejan por escrito las operaciones mercantiles y las condiciones acordadas.
A) Solicitud de Oferta:
Normalmente, una empresa contrata por primera vez con un proveedor para solicitar información y precios del producto que necesita. Las tecnologías actuales permiten abreviar este proceso a unas horas.
B) Presupuesto:
El proveedor transmite su oferta mediante un presupuesto en el que se detalla toda la información. Este suele ir acompañado de una ficha técnica de los productos solicitados. Si el producto resulta atractivo para el cliente, se convoca una reunión de comerciales con el fin de negociar las condiciones y las ofertas, específicas en función del volumen de compra. Si se trata de una compra puntual, se dedicará menos tiempo a negociar.
C) Contrato:
En relaciones comerciales a largo plazo, no basta con la simple negociación de presupuesto, sino que se necesita formalizar un contrato de compraventa.
D) Pedido:
Este documento se genera como consecuencia de la aceptación del presupuesto negociado y debe contener de forma clara y detallada la cantidad de productos, su referencia y el pedido pactado.
E) Albarán:
Este documento acompaña a la mercancía recibida y en él se determinan los productos entregados.
F) Carta de Porte:
Este documento es expedido por la empresa de transporte y justifica la recogida de la mercancía, garantizando su entrega al comprador.
G) Ficha de Almacén:
Tras la recepción y una vez superado el control de calidad, la mercancía se registra en el sistema para ser identificada, almacenada y enviada a su posición dentro del almacén.
H) Factura:
Finalizado el proceso de recepción, comprobación y control de la mercancía, el proveedor emite el documento que recoge la obligación de pago.
I) Hoja de Reclamaciones:
La hoja de reclamaciones es el documento en el que se expresa la disconformidad del cliente con la mercancía recibida y se hace constar la infracción de las condiciones acordadas en el pedido o en el contrato de compraventa.
3. Documentos de Pago y de Cobro:
Transferencia y recibo. Cheque.
Tipos de Cheque:
- Normativo: Se pagará a una persona o entidad bancaria determinada.
- Al portador: Se pagará a quien lo presente, en la entidad bancaria.
- A la orden: Cuando el cheque se puede transmitir o endosar a otra persona.
- Cruzado: Obliga a realizar el ingreso a una cuenta bancaria.
- Bancario: Está firmado por un banco, actuando como librador y librado.
Pagaré. Letra de cambio. Otras modalidades: Factoring y Confirming.
4. Documentos Internacionales:
Factura proforma. DUA. Certificado de circulación EUR1. Certificado de origen. Bill of lading. Medios de cobro documentarios.
5. Coste de las Compras:
Es el importe monetario que una empresa paga por una mercancía, pero este importe no solo incluye el importe bruto de la mercancía, sino también los impuestos no recuperables y los gastos administrativos de la gestión de la compra.
A) Coste de Pedido:
El coste de pedido comprende los gastos administrativos en los que incurre el departamento de compras por emitir la orden de compra y hacerse cargo de la expedición.
B) Costes de Almacenaje:
El almacenamiento de la mercancía supone gastos para la empresa, ya que requiere la instalación de equipos y mano de obra para manipular y mantener en adecuadas condiciones las mercancías y los productos.
C) Coste de Distribución:
Si la empresa utiliza medios propios para transportar las mercancías, el coste de distribución comprenderá el importe de la compra de los vehículos, los costes de amortización y los seguros, los tributos, los gastos de personal, etc.
6. Control de las Compras:
Es la asunción por parte del personal de un compromiso con el proceso continuo de todos los procesos, con el fin de eliminar errores y alcanzar una mejora de los productos y de los servicios.
6.1. Indicadores de Calidad:
- Indicador de Flexibilidad en las Entregas: Los errores más comunes a la hora de servir los pedidos tienen que ver con la rotura del stock, que provoca retrasos en el pedido o su desglose en dos entregas, con falta de conciliación entre las cantidades solicitadas y los servicios, y con erratas en los documentos.
- Indicadores de Entrega en Plazo: La mala gestión de la información interna puede provocar errores en los plazos de entrega, pero también imprevistos en el proceso de producción.
- Indicadores Cualitativos de la Mercancía: En muchas ocasiones, la manipulación de las mercancías corresponde a la empresa compradora con sus medios y su personal, asumiendo toda la responsabilidad sobre las roturas o desperfectos ocasionados. No obstante, el envasado y el embalaje corresponden siempre a la empresa vendedora.
Indicadores Cualitativos de la Gestión Documental:
Es muy importante la relación continua de los datos de las partes que intervienen en la compraventa, con el fin de evitar errores en la documentación y la estrategia de las mercancías, así como las condiciones de entrada, cobro o plazo, bien por no constatar con los documentos, bien por error en la comunicación interna.
Índice de Rechazo:
Los podemos ver como el número de reclamaciones desde devoluciones por cualquiera de los motivos vistos anteriormente, que sufren una pérdida de imagen y de credibilidad, lo que tiene consecuencias en la relación mercantil.
6.2. Indicadores de Desempeño:
- Índice de Compra: Permite analizar la relación entre la compra realizada y la venta del año anterior.
- Índice de Coste de un Pedido de Compra: Es necesario saber si se rentabiliza la gestión de departamentos de compra en comparación con la calidad de mercancía adquirida.
7. Periodo Medio de Maduración:
PMP: Desde que comienza su actividad, una empresa debe establecer unas pautas de cobro y pagos que posteriormente adaptarán según la negociación con el cliente y proveedores, pero manteniendo siempre la base de que el periodo mínimo de pago debe ser lo más largo posible.
8. PMA: Cuando no se trabaja con un Sistema JIT, el almacenamiento de la mercancía supone un tiempo normalmente expresado en días, desde que llega al almacén hasta que se utiliza en la fabricación o se vence.
PMF: Es el tiempo promedio del proceso de fabricación, es decir, el tiempo que la materia se incorpora a la cadena productiva hasta que termina su proceso y se transforma en un producto terminado.
PMV: Tiempo que transcurre desde que se fabrica el producto hasta que sale del almacén para ser entregado al cliente.
PMC: Es importante determinar el plazo de cobro de la legalización de condiciones de venta con el cliente, es decir, el momento en el que estos pagarán la mercancía adquirida.