Requisitos Formales para la Presentación de Documentos
Los principales requisitos formales que debemos tener en cuenta para la presentación de un documento son los siguientes:
Especificaciones del Papel
- Para las comunicaciones en papel se suele utilizar papel de color blanco.
- Espesor mínimo: 80 gramos.
- Tamaño: DIN A-4 (210 x 297 mm).
- Las empresas y los organismos públicos suelen disponer de papel especial con membrete para cada tipo de documento.
Márgenes
- Los márgenes izquierdo y superior deben ser de 4 cm, al menos.
- Los márgenes derecho e inferior deben ser de 3 cm o más.
- Cuando un documento se compone de más de una página, el margen superior de la primera página será mayor que el de las siguientes.
Estructura y Párrafos
Todos los documentos se componen de párrafos, que a su vez contienen ideas expresadas mediante frases entrelazadas. Por lo general, los documentos tienen al menos tres partes diferentes: encabezado, cuerpo y pie.
El uso de los párrafos facilita la lectura de un documento. Los párrafos comienzan con mayúscula y terminan con un punto y aparte.
Formato de Texto y Tipografía
- Interlineado: Se suele utilizar el sencillo o el 1,5.
- Alineación: La que proporcionan los procesadores de texto (a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada por ambos lados).
- Tamaño de la letra: Debe ser 11 o 12.
- Color de la fuente: Preferiblemente negro, aunque puede usarse también azul oscuro.
- Para resaltar alguna frase o palabra, se puede utilizar el subrayado, la negrita o cambiar el color de la fuente.
Tipografía e Imagen Corporativa
La elección del tipo de letra debe adaptarse al público al que va dirigido. Ha de ser funcional (sencilla y eficaz) y comunicativa. Aunque en la mayoría de las empresas cada empleado utiliza una tipografía diferente, muchas se están planteando que todos los empleados sigan las mismas normas de diseño y tipografía como parte de la imagen de empresa.
Normalización de Impresos y Documentos
Normalización es hacer que algo se ajuste a una norma, modelo o regla. Cuando nos referimos a impresos y documentos, normalizar es ajustar los tamaños para facilitar los trabajos de clasificar, ordenar y extraer información.
AENOR: Normalización en España
En España existe un organismo, AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), que se encarga del desarrollo y difusión de las normas técnicas. Estas normas indican cómo debe ser un producto y cómo debe funcionar un servicio para que sea seguro y responda a lo que el consumidor espera de él.
Definición de Archivo
En el contexto empresarial, un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su actividad.
Seguridad y Confidencialidad de la Información: La Ley de Protección de Datos (LOPD)
Medidas para la Protección de la Información
Ficheros Físicos
- Hay que nombrar un responsable de seguridad (quien establece las normas para manejar los documentos).
- La información debe ser secreta y confidencial.
Ficheros Digitales
- Realizar copias de seguridad.
- Establecer accesos restringidos.
- Realizar auditorías externas si hay datos sensibles para asegurarse de que se mantienen los niveles de seguridad requeridos.
Aplicación de la Ley de Protección de Datos
La normativa se basa en la Ley Orgánica 15/1999 y el Real Decreto 1720/2007. Su objetivo es garantizar los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad.
Obligaciones de las Empresas
- Notificar mediante el sistema NATO la existencia de ficheros con datos personales.
- Redactar un documento de seguridad.
- Informar a los titulares de los datos de que se está cumpliendo la normativa.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
La AEPD se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), así como por el Real Decreto 1720/2007, encargado de desarrollarla.
Los Derechos ARCO
Los derechos ARCO son un conjunto de acciones reconocidas en la LOPD, a través de las cuales una persona física puede ejercer control sobre sus propios datos personales. Estos derechos son:
- Derecho de Acceso: Saber si los datos propios están siendo tratados, la finalidad perseguida, de dónde se han obtenido y las comunicaciones de los mismos que se hayan realizado o se tenga previsto realizar.
- Derecho de Rectificación: Solicitar la modificación de los datos que sean inexactos o incompletos.
- Derecho de Cancelación: Pedir que se supriman los datos propios que sean falsos o inadecuados.
- Derecho de Oposición: El titular de los datos se puede oponer a que se realice un tratamiento de sus datos personales.