Evaluación y Selección de Proveedores
Los pasos fundamentales para evaluar y comparar la información recibida son:
- Preseleccionar las ofertas recibidas, eliminando aquellas que no se ajusten a nuestras condiciones principales.
- Confeccionar una ficha para cada proveedor, incluyendo datos de identificación, productos suministrados y condiciones comerciales.
- Elaborar un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas, reflejando factores clave como: económicos, calidad y servicio.
Factores en la Toma de Decisiones
- Factores del producto y proveedor: Relacionados con las características técnicas y de uso para asegurar la comodidad del suministro.
- Factores del proceso de compra: Se vinculan al tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible.
Nota: El comprador no debe considerar al vendedor como un enemigo al cual vencer. En decisiones autónomas resaltan las preferencias del usuario principal, mientras que en las decisiones conjuntas pueden surgir conflictos entre las partes.
Gestión del Fichero de Proveedores
Un buen fichero debe:
- Contener todos los datos necesarios y rigurosamente actualizados.
- Mantener las fichas ordenadas bajo un sistema de fácil localización (se recomienda realizar un duplicado en un lugar seguro ante posibles extravíos).
La Negociación Comercial
La negociación es la relación que establecen dos o más personas sobre un asunto determinado, con el fin de acercar posiciones y llegar a un acuerdo beneficioso para todos. El objetivo es eliminar diferencias.
Riesgos de una mala negociación:
- Que la parte perdedora no cumpla lo acordado (rebajando calidad o prestando un mal servicio).
- Que la parte perdedora no esté dispuesta a negociar futuras compras, impidiendo relaciones duraderas.
Elementos y Plazos de Pago
Los objetos de negociación incluyen: descuentos, transporte, envases, servicio al consumidor y plazos de pago. Los plazos más utilizados son: ordinario, posfechado, extra, APFM, pago recepción producto, pago bajo COD y anticipado.
Etapas del Proceso de Negociación
- Preparación: Recopilar información, definir objetivos (óptimo, aceptable y mínimo) y contactar con departamentos afectados para definir una postura común.
Modelos de Relación
Relaciones Tradicionales
- Enfoque: «Yo gano, tú pierdes».
- El proveedor es visto como un adversario.
- Se cambia de proveedor frecuentemente buscando precios bajos.
- Existe desconfianza mutua y fricciones constantes.
Relaciones Comakership
- Enfoque: «Yo gano, tú ganas».
- El proveedor es considerado un socio estratégico.
- Relaciones a largo plazo con pocos proveedores.
- Confianza mutua, cooperación e intercambio de información para incrementar la rentabilidad.
Principios de las Relaciones Proveedor-Cliente
- Independencia y respeto a la autonomía del mercado abierto.
- Responsabilidad compartida en el control de calidad.
- Precisión en la información y especificaciones por parte del cliente.
- El proveedor debe ofrecer un nivel de calidad que satisfaga plenamente al cliente.
- Acuerdos previos sobre métodos y recursos de especificación.
- Firma de contratos satisfactorios sobre calidad, precios y entregas.
- Inclusión de sistemas de resolución de desacuerdos en los contratos.
- Intercambio de información para el control de calidad.
- Capacidad de asegurar el control en cada fase del proceso.
- Enfoque constante en las necesidades del consumidor final.
Perfiles del Comprador
- Comprador metódico: Organizado y riguroso, aunque a veces descuida la relación humana y se encierra en la rutina.
- Comprador receptivo: Presta atención y crea un clima de simpatía, aunque corre el riesgo de ser calificado de ingenuo.
- Comprador combativo: Profesional experimentado y ambicioso, cuyo riesgo es volverse presuntuoso y negarse a realizar concesiones.