Introducción a las Funciones Administrativas y la Planificación Estratégica
La Planificación Estratégica es el conjunto de procedimientos formales y sistemáticos para la toma de decisiones respecto a las metas a largo plazo de una organización.
Los planes estratégicos tienen una fuerte orientación externa y abarcan partes importantes de la organización.
Importancia de la Planificación
Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que permite prevenir contingencias, anticipar los cambios que depara el futuro y establecer las medidas necesarias para afrontarlos.
Limitaciones de la Planificación
- Resistencia interna al cambio.
- Planificación costosa y difícil de implementar.
- Temor del director a la participación de sus subordinados.
- Crisis monetaria o inestabilidad económica.
Misión y Visión Organizacional
Misión
Considerada la actividad fundamental del negocio, requiere un estudio macro y micro del entorno que permita construir el escenario posible, para que se pueda ver con mayor énfasis la condición y razón de ser de la empresa.
La Misión debe:
- Expresar claramente la filosofía de la empresa.
- Ser flexible y permitir cambios.
- Inspirar al personal.
Visión
Es aquella idea que se tiene de la organización a futuro; es el sueño más anhelado a largo plazo. Consolida el liderazgo y la dirección, ya que da claridad sobre lo que se quiere construir en el futuro.
La Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
La Matriz FODA (o TODA) es una herramienta que provee los insumos necesarios para el proceso de planificación estratégica, la implantación de acciones y medidas correctivas, y la generación de nuevos y mejores proyectos.
Componentes de la Matriz FODA
- FORTALEZAS: Características internas que contribuyen al éxito de la empresa.
- OPORTUNIDADES: Estimaciones de las posibilidades que el entorno ofrece.
- DEBILIDADES: Características internas que limitan el éxito de la organización.
- AMENAZAS: Limitaciones, imposiciones o penalizaciones que establece el entorno o la sociedad con respecto a la actividad de la organización.
Objetivos de la Matriz FODA
- Conocer la realidad de la situación actual de la empresa.
- Visualizar panoramas estratégicos aplicables a todo tipo de organizaciones.
- Visualizar la denominación política para atacar debilidades y convertirlas en oportunidades.
Estrategias Derivadas de la Matriz
Las estrategias combinan los factores internos y externos para definir el curso de acción:
- Estrategia DA (Debilidades – Amenazas): Persigue la reducción al mínimo de las debilidades y amenazas (estrategia mini-mini). Implica para la compañía la formación de una sociedad en participación o, en casos extremos, la liquidación.
- Estrategia DO (Debilidades – Oportunidades): Busca reducir las debilidades y optimizar las oportunidades. Permite a una empresa con debilidades en ciertas áreas desarrollarlas o adquirir las aptitudes necesarias para aprovechar las oportunidades del mercado.
- Estrategia FA (Fortalezas – Amenazas): Utiliza las fortalezas de la organización para enfrentarse a las amenazas del entorno (estrategia maxi-mini). La empresa puede servirse de sus virtudes, como la innovación o la comercialización, para vencer amenazas.
- Estrategia FO (Fortalezas – Oportunidades): Hace uso de sus fortalezas para aprovechar oportunidades (estrategia maxi-maxi). Las empresas deben aspirar a alcanzar esta posición.
Objetivos Organizacionales
La palabra objetivo proviene del latín ob-jactum (hacia donde se dirigen nuestras acciones). Los objetivos son enunciados que se buscan alcanzar en un periodo determinado, tienen jerarquías y forman una red de resultados y eventos deseados.
Tipos de Objetivos
- Por Plazo:
- Corto Plazo: Máximo un año.
- Mediano Plazo: Entre uno y cinco años.
- Largo Plazo: Más de cinco años.
- Por Jerarquía:
- Básicos y Secundarios: Son los medios para lograr las prioridades de la organización.
- Por Nivel:
- Estratégicos: Pertenecen a los niveles altos de la empresa y resuelven problemas generales.
- Operativos: Pertenecen a los niveles inferiores y resuelven problemas particulares.
Elaboración de Objetivos
Para una correcta formulación, los objetivos deben:
- Expresarse en infinitivo.
- Especificar el resultado deseado.
- Establecer una fecha límite de cumplimiento.
- Ser verificables (medibles).
- Especificar costos asociados.
- Señalar qué y cuándo, no el por qué y cómo.
- Ser fácilmente comprensibles para quien ejecuta la acción.
- Ser realistas, pero representar un reto.
- Proporcionar la máxima utilidad sobre la inversión.
- Evitar la doble responsabilidad.
- Ser consecuentes con las políticas y prácticas de la empresa.
- Estar por escrito y revisarse periódicamente.
Estrategias y Planes
Estrategias
Son las acciones concretas para vencer una dificultad o a un competidor. Tienen mayor amplitud en cuanto a los campos que abarcan y se proyectan a un tiempo más largo.
Las estrategias deben ser:
- De carácter indicativo y sentido concreto.
- Susceptibles de adaptarse a las circunstancias.
- Documentadas por escrito.
Elaboración de Planes
La planificación es la función principal del administrador.
La elaboración de planes implica una serie de actividades que operan sobre un sistema, estableciendo un ciclo de entrada y salida constante:
- Asegurar que todas las personas que participan conozcan el plan, al menos en la parte que les corresponde.
- Revisar la existencia de todos los elementos involucrados en el plan.
- Señalar a cada persona sus responsabilidades.
- Preparar la maquinaria y el equipo a emplearse.
- Inicio de operaciones.
- Supervisión.
- Mantenimiento de maquinaria y equipo.
- Revisión de resultados parciales.
- Revisión del plan y sus programas.
Presupuestos: Instrumento de Dirección y Control
Definición de Presupuestos
El presupuesto es un plan financiero y un instrumento de dirección usado para planificar y controlar. Por medio de él se pueden anticipar los resultados en datos numéricos, como unidades monetarias, horas-persona o unidades de producción.
Clasificación de Presupuestos
Por su Flexibilidad
- Rígidos, Estáticos o Fijos: Diseñados para un único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes.
- Flexibles o Variables: Se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes.
Por el Tiempo
- Corto Plazo: Se realizan para cubrir las operaciones en un año.
- Largo Plazo: Pertenece a los planes de desarrollo que generalmente adoptan los estados y las grandes empresas.
Presupuestos de Operación
Estos presupuestos se utilizan para manejar el negocio durante el periodo que reflejan:
- Costo-Producción: Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados.
- Presupuesto de Flujo de Efectivo: Debe ser preparado luego de que todos los demás presupuestos hayan sido completados. Muestra los recibos anticipados, los gastos, así como la cantidad de capital de trabajo disponible.
- Presupuesto Maestro: Incluye las principales actividades de la empresa, integrando todos los presupuestos operativos y financieros.
Elaboración de Presupuestos
La elaboración exige:
- Establecimiento de un plan general para un periodo fijo futuro. Es necesario que queden por escrito las políticas y objetivos a desarrollar.
- Determinación de lo que se espera lograr mediante el control presupuestal. Esto exige la comparación de resultados obtenidos con los previstos, para lo cual es necesario que la contabilidad sea confiable y esté elaborada por personas competentes.
- No debe haber punto de partida que no haya sido comprobado mediante verificaciones rigurosas.