Recursos Materiales
Los recursos materiales son los bienes tangibles o concretos de los que dispone una empresa u organización con el fin de cumplir y lograr sus objetivos, tales como: instalaciones, materia prima, mercancías, equipos y herramientas, entre otros.
En esencia, los recursos materiales son los bienes físicos que pertenecen a la empresa, ya sean maquinarias, equipos o herramientas.
Clasificación de los Recursos Materiales
Recursos de Transformación
Los recursos de transformación son aquellos que se manipulan para elaborar otros recursos. Estos intervienen de forma:
- Directa: Maquinarias, herramientas y equipos.
- Indirecta: Terrenos, edificios, muebles y vehículos.
Recursos de Utilización
Son aquellos procesados por los recursos de transformación (como la materia prima) y que sirven de apoyo para las actividades de la empresa, tales como el combustible, elementos de aseo, papelería, etc.
Administración de los Recursos Materiales
La administración de los recursos materiales consiste en conseguir la materia prima, los bienes y servicios en la cantidad y calidad requerida al menor precio, con el fin de que se cumplan las funciones de la empresa y se logre el objetivo planteado.
La administración de la empresa planea, programa, controla, almacena y distribuye tanto los materiales como los equipos.
A continuación, identificaremos las actividades principales que una empresa comercial realiza en sus operaciones diarias, como lo es la compra-venta de mercancías, en la que los recursos materiales y financieros están en constante movimiento y requieren de un manejo y administración adecuados.
El Ciclo Comercial
El ciclo comercial es el proceso que implica las operaciones de compra-venta entre clientes y proveedores. Convencionalmente, este ciclo inicia con las siguientes etapas:
Etapas del Proceso Comercial
- El proceso comercial inicia con la selección de productos y servicios.
- Aprobación y orden de compra.
- Envío de la mercancía.
- Recepción y comprobación de productos.
- Devolución.
- Recepción y validación de la factura.
- Resguardo de comprobantes fiscales digitales.
- Termina con el control de pagos y cuentas por pagar.
Es en este punto donde la factura electrónica juega un papel trascendente, pues gracias a esta forma de comprobación digital, existen nuevas alternativas de sistematización y mejora de procesos. Tal es el caso del uso de adendas, que contribuyen a dar calidad a la información transmitida en el proceso comercial, permitiendo a los compradores clasificar a sus proveedores e identificarlos con características específicas del proveedor, producto o servicio.
Gestión de Inventarios
Por inventario se define al registro total de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.
Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancías y fijar su posible masa de producción y regateo.
Comprender el concepto, características y fundamentos de los sistemas de administración de inventarios es de gran utilidad, ya que estos fijan el punto de producción en un periodo determinado. El administrador financiero debe contar con información pertinente para la toma de decisiones sobre este rubro del activo organizacional.
En la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de bienes propios disponibles para la venta, considerados como activo corriente. Estos incluyen existencias destinadas a la venta directa o al proceso productivo (materias primas, productos inacabados, embalajes y piezas de recambio).
Definición Técnica de Inventarios
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización.
Almacén de Mercancías
- Un almacén es un local comercial para el almacenaje de bienes.
- Son utilizados por fabricantes, importadores, comerciales, transportistas y clientes.
- Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad.
Clasificación de los Almacenes
- Almacenes de materias primas.
- Almacenes de materiales intermedios.
- Almacenes de producto terminado.
Almacenamiento: Consiste en la ubicación de las mercancías en zonas idóneas para acceder a ellas fácilmente. Se utilizan medios fijos como estanterías mecánicas industriales, depósitos e instalaciones especiales.
Sistema de Control de Almacén
Sistemas que ofrecen la posibilidad de capturar información precisa en sitio, facilitando el control de movimientos mediante el registro de productos y equipamiento, optimizando la logística desde la entrada hasta la salida.
Control de Existencias en la Empresa
Para llevar un buen control de existencias, se deben seguir estos pasos:
- Clasificación de existencias según su importancia y lugar en el almacén.
- Selección del método de control de existencias.
- Definición de momentos clave en el stock.
- Elección de un sistema de clasificación.
- Consideración del equipo humano de almacenes.
Responsables del Inventario
Dado que las empresas invierten gran parte de sus recursos en el inventario, es clave designar a un jefe o gerente de inventarios o almacén capacitado. Esta figura es responsable de administrar el flujo de ‘la sangre’ del negocio.
Responsabilidades Principales:
- Monitorear y supervisar el inventario: Garantizar información en tiempo real y evitar costos por desabasto o pérdidas. El uso de software especializado ayuda a evitar el ‘robo hormiga’.
- Definir un sistema de control: Establecer la periodicidad de los conteos y seleccionar técnicas de valuación efectivas, apoyándose en herramientas como Excel o software administrativo.
Métodos de Valuación de Inventarios
Son procedimientos utilizados para evaluar y controlar el flujo y el costo de la mercancía, proporcionando información útil para la toma de decisiones administrativas y contables.
1. P.E.P.S. (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
Consiste en que los primeros artículos que entran al almacén son los primeros en salir. Por lo tanto, las existencias finales quedan valuadas a los precios de adquisición más recientes, mientras que el costo de ventas se valúa a los precios más antiguos.
2. Costos Promedios
Se obtiene dividiendo el valor total del inventario entre el número de unidades en existencia. Este costo promedio unitario se utiliza tanto para valuar el inventario final como el costo de ventas.
3. U.E.P.S. (Últimas Entradas, Primeras Salidas)
Esta técnica valúa las salidas del almacén utilizando los precios de las últimas entradas. Las existencias quedan valuadas a los precios más antiguos. Se recomienda en periodos de inflación o ciclos de prosperidad (aunque su uso contable ha sido restringido en diversas normativas internacionales).
4. Método Detallista
El importe de los inventarios se obtiene valuando las existencias a precios de venta y deduciéndoles el margen de utilidad bruta para obtener el costo por grupo de artículos.
5. Costos Identificados
En empresas con artículos de características específicas, es posible identificar cada unidad con su factura de compra correspondiente, permitiendo asignar el precio de costo exacto a los artículos vendidos y al inventario final.