¿Qué es una organización?
Una organización es una asociación de personas que se relacionan entre sí y utiliza recursos de diversa índole con el fin de lograr determinados objetivos o metas.
La estructura de la organización
Una organización es una estructura ordenada en donde coexisten e interactúan personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo particular. La organización usualmente cuenta con normas (formales o informales) que especifican la posición de cada persona en la estructura y las tareas que debería llevar a cabo.
Componentes esenciales de una organización
- Un grupo de personas que interactúan entre sí.
- Un conjunto de tareas o actividades que se realizan de forma coordinada con el fin de alcanzar algún objetivo.
- Objetivos y metas claras.
- Recursos o materiales.
- Normas o convenciones que definen la relación de las personas y su rol en la organización.
Ejemplos de organizaciones
Las organizaciones pueden ser tan variadas como los intereses de las personas que las componen, como, por ejemplo: los sindicatos, los partidos políticos, las empresas, las organizaciones de ayuda humanitaria, los clubes deportivos, etc.
Psicología Organizacional
La psicología organizacional es la rama de la psicología que se encarga del estudio del comportamiento del ser humano en el mundo del trabajo y las organizaciones, además de los fenómenos psicológicos individuales al interior de las mismas.
Es una disciplina científica que estudia la conducta del ser humano y sus experiencias en el contexto del trabajo y la organización desde una perspectiva individual, grupal y organizacional.
Tiene por objetivo describir, explicar y predecir estas conductas, pero también resolver problemas concretos que aparecen en estos contextos.
Rol del psicólogo organizacional
Abarca distintos ámbitos del trabajo humano, tales como el reclutamiento y la selección del personal, la ergonomía, el análisis de los puestos de trabajo y la forma en la que los sujetos se desenvuelven socialmente y cómo se desempeñan profesionalmente en sus respectivos contextos laborales.
Capital Material
Los recursos materiales son aquellos medios físicos y tangibles que permiten lograr determinado objetivo planteado por una persona, empresa u organización. Estos no solo se refieren a la materia prima para elaborar los productos, sino que también incluyen todo aquello que contribuye a que la producción se lleve a cabo, como la maquinaria, instrumentos y herramientas, infraestructuras e insumos, entre otros.
Características del capital material
- Son bienes físicos y tangibles.
- Permiten que se lleve a cabo el proceso productivo de una empresa.
- Contribuyen de forma directa con la elaboración de los productos que pretenden realizarse.
- No solo lo componen la materia prima utilizada, sino también las maquinarias, herramientas y todo aquello que sea físico que aporte valor a la empresa.
Ejemplos de recursos materiales
- Inmuebles: oficinas, talleres, edificios y otros.
- Maquinaria y equipamiento: tornos, montacargas, grúas, bombas, generadores, entre otras.
- Herramientas: martillos, tintas, tornillos, etc.
- Muebles y equipos: escritorios, sillas, estantes, copiadoras, etc.
- Transporte: automóviles, camiones, embarcaciones, helicópteros.
- Materia prima: metal, plástico, vegetales.
Capital Humano
Se define como una forma de valorar a la mano de obra con la que cuenta una empresa, organización o país, siendo así el recurso más básico e importante para generar crecimiento económico acompañado de incrementos de productividad y eficiencia.
La importancia del capital humano se encuentra en que los medios materiales se convierten en un producto terminado al pasar por el proceso de producción. Y este proceso de producción es realizado por los trabajadores. Dependerá, por tanto, de la destreza, experiencia y eficiencia de los trabajadores producir bienes y servicios para el mercado.
El departamento de recursos humanos es el encargado de establecer la relación entre las necesidades de los trabajadores y las de la empresa con el fin de poder desarrollar sus actividades de manera eficiente.
Beneficios de una buena administración del capital humano
- Mejorar la productividad.
- Hacer más eficientes los sistemas de recursos humanos.
- Alinear el personal con objetivos y metas.
- Asegurar la posición de la empresa dentro del mercado.
Sistemas de gestión
Sistemas: La implementación de un Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano busca la toma de decisiones y solución de problemas como orientación estratégica de la alta dirección de la organización, con participación activa de los trabajadores y el sindicato correspondiente.
Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano: Esta teoría considera a la persona como agente económico porque, al invertir en su formación, decidirá entre los beneficios que obtendrá en el futuro si sigue formándose y si continuará en la organización; los costos y las ventajas son positivos.
Una empresa debe estimular, dirigir y apoyar a sus empleados para que desarrollen sus competencias y habilidades.
¿Qué es un plan de trabajo?
Es un esquema en el que se pueden visualizar todas las acciones que una empresa debe llevar a cabo para realizar un proyecto o trabajo específico. Se trata de una planificación temporal en la que se brindan respuestas claras con respecto a los objetivos, recursos y tareas que son necesarias para realizar un determinado proyecto.
Plan de trabajo: Preguntas fundamentales
Objetivos
- ¿Cuáles objetivos se quieren alcanzar?
- ¿Cuál es nuestra estrategia para alcanzarlos?
- ¿Cómo podemos saber si los hemos alcanzado?
Recursos
- ¿Con cuáles recursos contamos?
- ¿Qué recursos adicionales necesitamos conseguir?
Tareas
- ¿Cuáles tareas se deben repartir?
- ¿De quién será la responsabilidad?
- ¿En cuánto tiempo se realizarán?
- ¿Qué canales se usarán para realizarlas?
Beneficios e importancia de los planes de trabajo
- Brinda enfoque y claridad al trabajo que se realiza.
- Ayuda a integrar los esfuerzos de los equipos de trabajo de una organización.
- Permite identificar las carencias y problemas que hay que solucionar.
- Brinda una visión amplia de lo que se trata de alcanzar.
- Permite distribuir mejor el tiempo y los recursos.
- Provee un sistema para medir y evaluar que permite hacer ajustes y cambios necesarios.
Tipos de plan de trabajo en las organizaciones y sus usos
- Plan de trabajo anual: Provee una estructura adecuada para medir la responsabilidad y el enfoque general de la organización. Es una herramienta perfecta para identificar las áreas que pueden ser mejoradas.
- Plan de trabajo de programa o proyecto: Provee información detallada sobre las tareas del programa o proyecto, lo cual permite evaluar fácilmente el progreso que se realiza manteniendo un buen control sobre la duración del mismo.
- Plan de trabajo individual: Permite que el equipo y los managers puedan identificar claramente los objetivos de cada individuo, brindando asistencia en términos de la evaluación de rendimiento y las necesidades de desarrollo requeridas.
6 pasos para realizar un plan de trabajo
- Define el objetivo de tu trabajo.
- Define la fecha de entrega de tu proyecto.
- Define las tareas que se requieren para alcanzar tu objetivo.
- Define el tiempo estimado para completar cada tarea.
- Define el tipo de relación que existe entre tus tareas.
- Define las fechas límites para cada una de las tareas (de atrás hacia adelante).
Organización de un proyecto
La organización de un proyecto refleja la estructura de cómo se lleva a cabo un proyecto e incluye:
- Las funciones y responsabilidades.
- Los procesos.
- La tecnología.
- El flujo de trabajo.
El método preciso depende de varios factores:
- La complejidad del proyecto.
- Los recursos disponibles.
- La cultura organizacional.
- Los procesos existentes de la organización entera.
¿Qué es un organigrama de proyecto?
Es un diagrama visual que muestra quién está en tu equipo y qué papel desempeña en un proyecto determinado. Documenta:
- La estructura de la organización del proyecto.
- La jerarquía entre los miembros del equipo.
- Las relaciones entre los empleados.
Los organigramas de proyectos son herramientas útiles para aclarar quién hace qué, garantizar las aprobaciones y fijar expectativas para el grupo.
¿Por qué usar un organigrama de proyecto?
Cuando emprendas un proyecto largo y complejo, inevitablemente encontrarás obstáculos y bloqueos. Es importante tener a la mano tu organigrama de proyectos para superar dichos desafíos. Un organigrama de proyecto ayuda a los empleados a:
- Entender qué función tienen en el proyecto.
- Saber de quién son subordinados y con quién deben comunicarse en caso de tener necesidades específicas de herramientas o recursos.
¿A quién debes incluir en tu organigrama de proyecto?
Debes incluir a toda persona del equipo central que esté trabajando en el proyecto; por ejemplo:
- El gerente del proyecto.
- El responsable técnico del proyecto.
- Toda persona que lleve a cabo una tarea como parte del proyecto.
- Los interesados (stakeholders) que sean parte importante (no ocasional) del proyecto.
¿Cómo se hace un organigrama de proyecto?
- Paso 1: Identifica al personal que participará. Por ejemplo, si estás trabajando en una campaña de anuncios comerciales, probablemente incluirás a personas de marketing, ventas y finanzas.
- Paso 2: Forma un equipo de gestión gerencial. A estos interesados les concierne el resultado y el éxito del proyecto. Debes incluir a un responsable técnico, que es el dueño del proyecto.
- Paso 3: Asigna los coordinadores del proyecto. Sincronizarán e integrarán las actividades del equipo. Se responsabilizan de garantizar que todos se dediquen a su tarea.
- Paso 4: Desarrolla el organigrama. Revisa todas las funciones y responsabilidades. Convierte la lista en una representación visual de cómo colaborarán estos empleados, identificando encargados de decisiones y vínculos entre funciones.
La implementación de la estrategia
Es el proceso de convertir el plan estratégico en acción. Ya sea que se esté ejecutando un nuevo plan de marketing o introduciendo un nuevo software de gestión, tu plan es tan importante como su implementación.
Los 6 pasos para una implementación exitosa de la estrategia
- Paso 1: Comunicar los objetivos. Identifica y alinea con claridad las metas y variables clave con la estrategia.
- Paso 2: Involucrar al equipo. Delega trabajos para establecer responsabilidades y favorecer la concentración.
- Paso 3: Ejecutar el plan. Asigna los recursos necesarios y pon el plan estratégico en acción.
- Paso 4: Mantener un enfoque ágil. Cambia los objetivos o el enfoque para resolver inconvenientes imprevistos en caso de que surjan.
- Paso 5: Dar un cierre. Ponte en contacto con todos los involucrados para confirmar que han finalizado sus trabajos.
- Paso 6: Realizar un análisis retrospectivo. Reflexiona acerca de la estrategia implementada para descubrir las lecciones aprendidas para los próximos proyectos.
Los 5 componentes esenciales para respaldar la implementación
- Personas
- Organización
- Cultura
- Recursos
- Sistemas
Claridad en la estrategia, comunicación de la estrategia y efecto cascada de la estrategia.