La Eficiencia en la Gestión del Tiempo y Tareas
La eficiencia se define como el cumplimiento óptimo de una tarea encomendada, tal como fue programada, minimizando los tiempos de ejecución y maximizando los resultados. Implica haber seguido el plan establecido sin desviaciones negativas. En el ámbito de la productividad, la eficiencia se representa gráficamente por encima del punto muerto o umbral de rentabilidad.
4.5 Dominio del Tiempo
A. Planificación de la Jornada Laboral
Planificar la jornada es fundamental para saber qué se debe hacer en cada momento. Una estrategia efectiva incluye:
- Ordenar el material necesario para trabajar durante la primera media hora.
- Realizar las tareas urgentes y sencillas pendientes del día anterior.
- Abordar la tarea más difícil de la mañana a continuación.
- A media mañana, comenzar la lucha contra las interrupciones.
- Antes de finalizar la mañana, recoger y organizar el escritorio.
- Al llegar por la tarde, continuar con el esquema establecido para la mañana.
- Antes de abandonar la oficina, anotar las tareas más urgentes para el día siguiente.
B. Cómo Afrontar las Interrupciones
Una de las funciones clave de un profesional es evitar las interrupciones inútiles y resolver las tareas anotadas en la agenda. Las interrupciones representan un problema significativo porque:
- Rompen el ritmo de trabajo.
- Si son continuadas, pueden provocar errores y estrés.
CARACTERÍSTICAS de las Interrupciones
- Quien interrumpe a menudo cree que su solicitud es breve y no afectará significativamente la labor del otro.
- Requiere dejar la tarea actual para atender el problema del interlocutor.
- Al regresar a la tarea original, es necesario recuperar el hilo conductor.
- Las interrupciones tienden a acumularse, dando la impresión de una coordinación colectiva.
- Frecuentemente generan errores que se detectan en momentos inoportunos, creando nuevas tareas para su corrección.
SOLUCIONES para las Interrupciones
- Si se dispone de una centralita telefónica, filtrar las llamadas dirigidas a la dirección.
- En ausencia de centralita, utilizar el contestador automático si es posible.
- Establecer días u horarios específicos para las visitas.
- Comunicar a los compañeros la imposibilidad de interrumpir la tarea en curso, a menos que sea extremadamente urgente.
- Mantener la calma y la iniciativa ante las interrupciones.
C. Atender a una Sola Tarea
Se debe procurar no tener más de una tarea activa sobre el escritorio, comenzando la siguiente solo una vez finalizada la anterior. Esto resulta desafiante debido a las interrupciones, cada una de las cuales puede presentar una nueva tarea, llevando a un desorden y a la comisión de errores.
D. Cuidado con los Papeles
Al manejar múltiples tareas, existe el riesgo de perder documentos importantes entre los papeles de trabajo. Las interrupciones a menudo depositan documentos adicionales sobre el escritorio, que al ser recogidos pueden mezclarse con los de otras tareas. Esto resulta en una pérdida de tiempo en la búsqueda de papeles y en la generación de errores.
E. Romper el Círculo Estresante
Este círculo se forma gradualmente debido a una actitud poco diligente o perezosa, posponiendo las tareas del día para el mañana. Las tareas que se inician deben completarse. Iniciar varias tareas simultáneamente puede generar:
- Una sensación de estar ocupado constantemente.
- La incapacidad de finalizar ninguna tarea.
- Un sentimiento de culpa por la falta de concreción.
- Una disminución del nivel de autoestima.
4.6 Organización de una Agenda de Trabajo
La agenda es un registro donde se anotan las tareas pendientes, visitas previas y otros compromisos. Es un documento confidencial que refleja la vida laboral de su propietario y actúa como una memoria portátil. Sus secretos radican en:
- Colocar la información adecuadamente.
- Consultar la agenda regularmente para recuperar la información.
Tipos de Agendas:
- Agenda Normal o Estándar: Sencilla, contiene las partes imprescindibles.
- Agenda Personal: Puede ser muy completa, con separadores de colores o pestañas para delimitar secciones.
- Agenda Electrónica: Muy útil por su capacidad de almacenamiento y tamaño reducido.
- Agenda de Ordenador: Integrada en sistemas operativos como Windows, a menudo con funcionalidades de calendario.
Las agendas electrónicas, si bien potentes, pueden requerir un conocimiento extenso de instrucciones para optimizar su uso y suelen tener un precio elevado. Las agendas personales, por su parte, ofrecen una gran cantidad de información y una organización detallada mediante separadores.
A. Partes Mínimas que Debe Contener Toda Agenda:
- Listín Telefónico y Direcciones (por orden alfabético):
- Personas físicas: Registrar por el primer apellido.
- Personas jurídicas: Registrar por la primera letra de la razón social.
- Dirección postal: Anotar de forma completa (calle, número, etc.).
- Calendarios: Generalmente incluyen el año actual, precedido por el anterior y seguido por el posterior.
- Planning: Esencial para anotar y ubicar citas y tareas nuevas que surgen, integrándolas con las ya planificadas.
- Día a Día o Dietario: Espacio para la planificación diaria detallada.