Clasificación de Materiales
Los materiales se dividen en:
- Materiales Directos para la Producción: Incluyen la materia prima e insumos, los semiproductos en proceso y los productos terminados.
- Materiales Indirectos: Comprenden los materiales auxiliares o suministros de fábrica (como lubricantes, repuestos y accesorios). También pueden incluirse materiales directos cuyo control y seguimiento resultan poco económicos debido a su escaso valor (por ejemplo, clavos, tornillos, etc.).
Es fundamental controlar los materiales desde su ingreso hasta su aplicación en el proceso productivo.
Ciclo de Control de Materiales
El ciclo de control de materiales abarca las diversas etapas relacionadas con su circulación por la empresa hasta su venta al cliente final.
Auditoría Física
Consiste en el seguimiento de los requerimientos de materiales, su compra y pago a los proveedores, el control de la recepción en cantidad y calidad, su correcto almacenamiento e inventario en almacenes, el control de las unidades consumidas mediante vales de entrega a fábrica y los controles de rutina de existencias. Esta auditoría se encarga de comprobar la existencia de los medios físicos, así como su funcionalidad, racionalidad y seguridad.
Gestión Económica
Incluye la determinación del lote económico de compra, el análisis de los costos de recepción y tenencia, la definición del stock a controlar y de los materiales estratégicos de producción, el cálculo de ratios de comparación periódicos y el establecimiento de los puntos mínimos de reposición para cada uno de los materiales utilizados en la producción.
Circulación de Materiales en la Empresa
El proceso de circulación de materiales inicia con la solicitud de compra que realiza el almacén. Esta solicitud es recibida por el departamento de compras, que agrupa todos los rubros similares y comienza la compulsa de precios con los proveedores. Se elige al proveedor que proponga el menor precio a igual calidad. El pedido llega acompañado por el remito.
El departamento de recepción verifica que los materiales, el remito y la orden de compra sean coincidentes, y realiza una recepción provisoria, enviando muestras de lo recibido al control de calidad. Al final del día, el departamento de recepción confecciona una planilla de ingreso de materiales que, acompañando los remitos, envía a contaduría para su liquidación.
Cuando el departamento de control de calidad aprueba el material recibido, este ingresa definitivamente en los almacenes para su custodia, conservación e inventario.
Codificación de Materiales
Cuando el material solicitado por el departamento de producción no tiene existencia en los almacenes, se procederá, en el momento del ingreso, a asignarle un código identificatorio que corresponderá estrictamente a ese material.
Tipos de Codificación:
- Correlativa: Se identifica un material con un número sucesivo.
- Decimal: Se identifica cada rubro del material con un dígito principal y, a partir del mismo, se agregan los correspondientes a sub-rubros, utilizaciones u otras agrupaciones en las que se incluya el artículo, hasta llegar al identificatorio del mismo. Por ejemplo: Máquina, parte, pieza.
- Alfanumérica: Consiste en la combinación de letras y números para identificar el material.
- Mnemotécnica: Solo utiliza letras, pero dispuestas de forma tal que se facilite la identificación del artículo al que se hace referencia.
Registración de Materiales
La registración de materiales se realiza a partir del ingreso de estos, aunque todavía no se haya recibido la factura del proveedor y los mismos no hubieran sido aprobados por control de calidad.
Criterios de Valuación de Inventarios (Stocks)
Los criterios de valuación a utilizar para los materiales en stock son los tradicionales:
- FIFO o PEPS (First In, First Out / Primero en Entrar, Primero en Salir): Valoriza los materiales ingresados a su costo de ingreso, y se consumen en el mismo orden de costo en que fueron ingresando. Puede resultar en costos de producción subvaluados en épocas de inflación.
- LIFO o UEPS (Last In, First Out / Último en Entrar, Primero en Salir): Inverso al anterior; se consumen en la producción las remesas en orden inverso al de su ingreso. Puede llevar a la subvaluación del inventario de materiales.
- Promedio Ponderado: Implica dividir el total de los costos de las distintas remesas ingresadas sobre la cantidad de unidades disponibles.
- NIFO o Reposición (Next In, First Out): Significa valorizar las unidades en stock con el costo que ocasionaría reponerlas en el mercado al momento de la valuación.
- Costo Estimado: Es el sistema que valúa las unidades en stock a un costo predeterminado en función de las expectativas que se manejan en el mercado.
Gestión de Inventarios (Stock)
La gestión de inventarios se refiere a la eficiencia con que una empresa maneja la circulación de sus materiales desde la solicitud de compra, ingreso, almacenamiento y transformación en el producto, hasta su colocación en el mercado.
Las herramientas más conocidas para optimizarla son el punto de pedido, el lote económico de compra, la determinación del volumen de stock estratégico y los ratios de stock.
Punto de Pedido
El punto de pedido establece el momento en que el departamento de almacenes debe hacer la solicitud de compra de un determinado material. Para su cálculo, se debe estimar, lo más aproximadamente posible, la cantidad de unidades del material que va a necesitar la fábrica durante el tiempo que demoren el trámite interno de compra, el envío de la mercadería por parte del proveedor y la aprobación por el departamento de control de calidad.
Fórmulas del Punto de Pedido:
Punto de Pedido Mínimo Primario:
(Cantidad de días de demora * Consumo diario)
Punto de Pedido de Seguridad Primario:
(Días de demora + Margen de días) * (Consumo diario + Margen de consumo)
Punto de Pedido Mínimo de Alternativa:
(Días de demora * Consumo diario) + (Días de demora * Sobreconsumo máximo)
Punto de Pedido de Seguridad Alternativa:
(Días de demora * Consumo diario) + (Días de demora máxima * Sobreconsumo máximo)
Punto de Pedido Normal:
Combinación del sistema de pedido mínimo de alternativa y seguridad alternativa, al primero se le suma la mitad del segundo: (Días de demora * Consumo diario) + (Días de demora * Sobreconsumo máximo) + (Días de demora máxima * Sobreconsumo máximo) / 2
Conceptos Relacionados:
Stock Reservado:
Stock de materiales que fue destinado a una producción comprometida y que, a pesar de estar en existencia, no puede ser utilizado para otros procesos.
Just-In-Time (JIT) y su Impacto en la Planificación de Inventarios
El sistema Just-In-Time (JIT) se fundamenta en el concepto de «cero desperdicio». Para su implementación, debe existir una fluidez absoluta en todas las actividades que lleva a cabo la empresa, desde la compra de los materiales a ser transformados hasta que se realiza su entrega al cliente. Para poder adoptar este sistema, todos los integrantes de la cadena de valor deben compartir el mismo criterio.
La reposición de materiales se realiza en ciclos justo en el momento de ser utilizados en producción, con el objetivo de abaratar costos de depósito e inmovilización de capital. El concepto principal es reducir el costo en función del máximo aprovechamiento de los tiempos y recursos de producción, y de la reducción al mínimo de las estructuras necesarias para el negocio; en síntesis, no desperdiciar tiempo ni dinero, es decir, no agregar valor muerto al costo del producto.
Planificación de Requerimientos de Materiales (MRP)
El MRP (Material Requirements Planning) se define como la planificación de los insumos, componentes y materiales de demanda dependiente para la producción de artículos finales. Esto conlleva a la administración del inventario y la programación de pedidos de reabastecimiento, todo con el fin de cumplir con el cliente en los tiempos estimados y con la calidad requerida.
El MRP responde a las siguientes preguntas clave:
- ¿Qué producir o inventariar?
- ¿Cuánto producir o inventariar?
- ¿Cuándo producir o inventariar?
Programa Maestro de Producción (MPS)
El MPS (Master Production Schedule) es la definición de las cantidades y momentos para fabricar artículos específicos en un horizonte determinado. Las cantidades de artículos determinados en un MPS se definen a partir de la demanda pronosticada y la demanda de los clientes que hacen pedidos específicos para una fecha deseada.
Lista de Materiales (BOM)
También conocida como BOM (Bill of Materials), la lista de materiales es el detalle de componentes, piezas o materiales que estructuran el producto terminado. Este puede cambiar según el diseño del artículo.
En la estructura de la BOM, los artículos que están por encima de un nivel se denominan «padres»; los que están abajo se llaman «hijos». El nivel superior es el nivel 0 y, a medida que se desciende, el nivel va aumentando. Cada material tiene entre paréntesis la cantidad necesaria para fabricar una unidad de su padre superior.
Registro de Inventarios
Las transacciones de inventario son eventos que deben quedar registrados de tal forma que, al consultar el registro, se pueda identificar el saldo disponible de materia prima para elaborar el MRP.
Manejo y Dimensionamiento de la Unidad de Carga
Para un buen manejo del material, es crucial considerar otras características como el tamaño de la unidad de carga, el método de contenedorización, el número de veces que el material es removido de la unidad de carga para ser procesado, la cantidad de material a manejar, las condiciones ambientales a las que la unidad de carga se encuentra expuesta, y la susceptibilidad a ser dañado, entre otros factores.
Para dimensionar la unidad de carga, es necesario tener en cuenta algunas medidas:
- Determinar la aplicabilidad del concepto de unidad de carga.
- Seleccionar el tipo de equipamiento a utilizar para el manejo de la unidad de carga.
- Identificar el origen más distante de la unidad de carga.
- Establecer el destino más distante de la unidad de carga.
- Determinar el tamaño de la unidad de carga.
- Configurar la composición y estructura de la unidad de carga.
- Determinar el método de formación de la unidad de carga.
Principios para la Optimización del Manejo de Materiales
A continuación, se presentan 10 principios fundamentales para optimizar el manejo de materiales:
Principio de Planeación:
El manejo de materiales debe tener definidas las necesidades, objetivos claros y las especificaciones funcionales de los métodos propuestos.
Principio de Estandarización:
Los métodos, equipos, controles y software deben estandarizarse para mejorar la eficiencia.
Principio de Trabajo:
El trabajo de manejo de materiales debe minimizarse sin sacrificar la productividad.
Principio de Ergonomía:
Deben reconocerse las capacidades y limitaciones humanas para asegurar operaciones seguras y efectivas.
Principio de Carga Unitaria:
Las cargas unitarias deben ser del tamaño adecuado y configurarse con el propósito de lograr un flujo de material óptimo y los objetivos de inventarios.
Principio de Utilización del Espacio:
La utilización del espacio debe ser efectiva y eficiente, para que el espacio disponible pueda utilizarse para otras actividades productivas.
Principio de Sistema:
Las actividades de movimiento y almacenamiento de materiales deben integrarse por completo para formar un sistema operativo que abarca: recepción, inspección, almacenamiento, producción, ensamble, empaque, unificación, selección de órdenes, envíos, transporte y manejo de reclamaciones.
Principio de Automatización:
Las operaciones de manejo de materiales deben automatizarse en la medida de lo posible.
Principio Ambiental:
El impacto ambiental y el consumo de energía deben considerarse al elegir equipos y métodos.
Principio de Costo del Ciclo de Vida:
Se debe desarrollar un análisis económico que tenga en cuenta todo el ciclo de vida de los sistemas de manejo de materiales.
Consejos Clave para Optimizar el Manejo de Materiales
Aquí se presentan 5 consejos prácticos para optimizar el manejo de materiales:
- Utilizar un Layout Inteligente: Optimizar la disposición de elementos en el espacio de trabajo.
- Optimizar el Factor Humano: Asegurar que las horas laborales sean eficientes y productivas.
- Estandarizar Componentes: Los distintos componentes deben ser lo más homogéneos posible para facilitar su manejo.
- Aprovechar Tiempos y Espacios: Analizar los procesos para eliminar operaciones con poco o nulo valor añadido.
- Automatizar el Manejo de Materiales: Implementar la automatización para obtener consistencia, eficiencia y predictibilidad.
Conceptos Clave en la Cadena de Suministro
Compras:
Etapa de aprovisionamiento en la que se determina cuáles son los materiales, suministros y materia prima que se necesitan para fabricar los bienes que se comercializan, o para comprar productos terminados para venderlos u ofrecer servicios, así como la selección de los proveedores.
Servicio al Cliente:
Conjunto de actividades interconectadas que ofrece un proveedor para que el cliente obtenga sus pedidos en el momento y lugar indicado. Un cliente satisfecho es aquel que realizará recompras.
Almacenamiento:
Función que se encarga de custodiar toda la mercancía. Esta operación controla físicamente y mantiene todos los bienes inventariados.
Transporte:
Se entiende como el medio para movilizar bienes o personas desde un punto hasta otro.