Introducción al Sistema de Gestión
Un Sistema de Gestión se define como el conjunto de elementos interrelacionados que conforman el esquema general de procesos y procedimientos empleados por una organización para alcanzar sus objetivos en función de unas líneas estratégicas marcadas.
Un Sistema de Gestión debe ayudar a una organización a trabajar mejor y, por tanto, debe estar adaptado a ella, formando parte de su día a día.
Actualmente, cualquier organización debe perseguir no solo la satisfacción de sus clientes, sino también la de sus empleados y el impacto positivo en la sociedad.
El Ciclo Deming (PDCA)
El Ciclo Deming es un método cíclico que aborda la mejora en cuatro fases que se relacionan entre sí: Planificación, Ejecución, Evaluación y Acción. Estas cuatro fases se denominan con las siglas PDCA (Plan, Do, Check, Act). Este ciclo se utiliza básicamente para mejorar de forma continua la calidad y eficiencia de los procesos en una organización.
Origen del Ciclo Deming
Se origina en la década de 1950, cuando W. Edwards Deming llevó sus conocimientos a Japón en el contexto de la reconstrucción industrial post Segunda Guerra Mundial.
Las Cuatro Fases del Ciclo PDCA
- PLANIFICACIÓN (Plan): Identificación de problemas existentes y conversión en objetivos específicos y medibles.
- EJECUCIÓN (Do): Implementación rigurosa de las actividades planificadas y recopilación de datos detallados sobre el rendimiento del proceso.
- EVALUACIÓN (Check): Análisis profundo de los datos recopilados para evaluar el desempeño del proceso e identificación de desviaciones y áreas potenciales de mejora.
- ACCIÓN (Act): Aplicación de las correcciones necesarias para estandarizar la mejora y reiniciar el ciclo.
Factores Clave para el Éxito de los Sistemas de Gestión
A continuación, se presentan los factores clave a tener siempre presentes para el éxito de estos Sistemas de Gestión:
- LIDERAZGO DE LA ALTA DIRECCIÓN: La dirección debe mostrar liderazgo y compromiso, incluyendo los recursos y estructuras necesarios. Debe transmitir los objetivos y su visión de futuro al resto de la organización.
- DEFINICIÓN DE LÍNEAS ESTRATÉGICAS: Es fundamental tener visión, valores corporativos y principios de actuación alineados con los objetivos del negocio.
- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Deberá ser sencilla, eficiente y adaptada a las características de la organización.
- IMPLICACIÓN DE LAS PERSONAS: Todos los aspectos de la organización deberán ser conocidos y valorados por todos los trabajadores, que deberán tener voz y voto en las decisiones. Su influencia en los resultados es decisiva.
- IDENTIFICACIÓN DE UN BUEN SISTEMA DE INDICADORES DE PROCESOS: Solo se puede mejorar aquello que se mide. Y medir debe resultar de utilidad; no puede convertirse en una recopilación de datos y registros sin sentido.
- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS PARA LA MEJORA CONTINUA: Establecimiento de mecanismos y procedimientos para evaluar y actuar sobre los resultados de dichos indicadores.
- COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA: Difusión de resultados. Si entendemos el Sistema de Gestión como una herramienta enfocada hacia los grupos de interés, estos deben conocer cuán eficiente está siendo la compañía en su ámbito de interés.
Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
Definición y Objetivos del SGA
El Sistema de Gestión Ambiental (SGA) es el conjunto de políticas, procesos, procedimientos y prácticas que una empresa pone en marcha para identificar, medir y gestionar su impacto ambiental, así como para mejorar su desempeño en esta materia.
- OBJETIVO GENERAL: Contribuir al desarrollo económico sostenible de la organización.
Características Principales del SGA
- Personalizado: Adaptado a las necesidades de cada organización, a la naturaleza de sus actividades y a su relevancia ambiental.
- Previene la contaminación: Por medio de la gestión de emisiones, vertidos, etc., de forma que se reduzcan o eliminen los impactos ambientales negativos producidos por la empresa.
- Cumplimiento de la legislación: Establece sistemáticas para identificar y evaluar el grado de cumplimiento de todos los requisitos legales ambientales de aplicación.
- Control del desempeño ambiental: A través de los indicadores ambientales diseñados para los aspectos ambientales; base para el análisis y mejora del desempeño ambiental de la organización.
Objetivos de una Organización al Implantar un SGA
- Mejorar el cumplimiento de la normativa en relación con el medio ambiente.
- Identificar, prevenir y controlar los impactos ambientales que generan las actividades, servicios y productos que lleva a cabo la organización.
- Fijar políticas ambientales, que faciliten el alcance de los objetivos ambientales.
- Mejorar las relaciones con las partes interesadas.
Partes Interesadas
Una parte interesada es una persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. Ejemplos: Clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones.
Elementos de un Sistema de Gestión Ambiental
- Política ambiental: Esta política establece los compromisos y objetivos ambientales de la empresa, es decir, las intenciones y dirección de una organización relacionadas con el desempeño ambiental.
¿Quién redacta la política ambiental? ¿Qué debe incluir? La alta dirección la redacta. Incluirá: su misión, visión y valores; principios éticos.
La política ambiental debe:
- Mantenerse como información documentada.
- Comunicarse dentro de la organización.
- Estar disponible para las partes interesadas.
- Planificación: Se establecen metas y objetivos específicos para minimizar los impactos negativos.
- Implementación: La organización implementa procedimientos y procesos para cumplir con los objetivos ambientales establecidos. Puede incluir: cambios en la producción, el uso de recursos naturales, y la gestión de residuos.
- Operación y control: Se monitorean y controlan las actividades para garantizar que se ajusten a las políticas y los procedimientos establecidos. Se realizan auditorías internas y se toman medidas correctivas.
- Evaluación de desempeño: Se realiza un seguimiento regular del desempeño ambiental de la organización a través de indicadores clave de rendimiento (KPI). Se revisan los resultados y se realizan mejoras continuas.
- Revisión por la dirección: La alta dirección revisa periódicamente el SGA para asegurarse de que esté funcionando de manera efectiva y se ajuste según sea necesario.
Ventajas de Implantar un SGA
- Cumplimiento legal: Ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones ambientales vigentes y evitar sanciones.
- Mejora de la reputación: Se muestra el compromiso de la organización con la sostenibilidad, consiguiendo así una mejora en la imagen pública.
- Eficiencia operativa: Optimiza el uso de recursos y reduce costos a través de prácticas más sostenibles.
- Reducción de riesgos: Minimiza la exposición a riesgos ambientales y financieros.
- Acceso a nuevos mercados: Puede abrir oportunidades de negocio en mercados que valoran la sostenibilidad.
Lo que SÍ caracteriza a los SGA
Los SGA se caracterizan por perseguir una mejora gradual y continua, influyendo en cómo la organización diseña, fabrica, distribuye y pone en el mercado sus productos o servicios.
Lo que NO caracteriza a los SGA
No pretenden lograr que una compañía sea más ecologista, y tampoco buscan la sustitución de toda la maquinaria, ni de todos los procesos ni productos de una compañía.
Norma ISO 14001
La norma ISO 14001 se lanzó al mercado en octubre de 1996. La versión oficial en español fue publicada en 1997. Es un marco de referencia para conseguir un equilibrio entre el mantenimiento de la rentabilidad y la reducción de los impactos ambientales mientras se cumple con la legislación relativa al medio ambiente. No crea metas ambientales específicas, ni establece métodos para medir el impacto.
- Es una norma internacional. Funciona para cualquier empresa que quiera implementar un Sistema de Gestión Ambiental.
- Tiene carácter voluntario. La norma se puede adoptar y/o certificar.
- Es aplicable a todo tipo y tamaño de empresa. Puede ser aplicada en su totalidad o parcialmente, pero la Certificación solo se hará si todos los requisitos se cumplen.
Ventajas de la Certificación ISO 14001
- Disminución de los costes operacionales.
- Incremento de la eficacia.
- Mayor habilidad para cumplir con la legislación y regulaciones medioambientales.
- Mejora de la imagen y reputación.
Pasos para la Implantación o Actualización de ISO 14001
- Hacer una autoevaluación inicial de la gestión ambiental: Consiste en evaluar la posición actual de la organización.
- Definir una política ambiental: Esta política será: coherente con las acciones de la empresa y comprometida con el SGA.
- Planificación: Identificar y registrar los aspectos ambientales, conocer todas las leyes y reglamentos, y establecer métodos de trabajo, objetivos y metas.
- Implementación: Será necesario definir: recursos humanos y técnicos, funciones, responsabilidades y la autoridad de cada uno.
- Medición y evaluación / Revisión y mejora continua.
Reglamento EMAS
El Reglamento EMAS (Sistema Comunitario de Ecogestión y Ecoauditoría) fue promulgado por la UE en 1993.
- Tiene carácter voluntario.
- Permite a empresas y otras organizaciones: evaluar, informar y mejorar su desempeño ambiental.
Revisiones del Reglamento EMAS
- EMAS II (2001): Se incluyeron los siguientes cambios:
- Obligación de adoptar los requisitos de la ISO 14001.
- Obligación de hacer una Declaración Ambiental, que informe el desempeño ambiental, esté validada y se haga pública.
- EMAS III (2009): Entró en vigor en 2010.
¿Quiénes pueden registrarse en EMAS?
Todas las organizaciones dentro y fuera de la comunidad cuyas actividades tengan un impacto ambiental deben poder adherirse a EMAS.
Requisitos para la Certificación EMAS
- Cumplimiento de toda la legislación medioambiental.
- Mejora continua de su comportamiento medioambiental.
- Verificación del comportamiento medioambiental por parte de un verificador medioambiental acreditado (hay uno por cada estado miembro de la UE).
- Hacer una DECLARACIÓN MEDIOAMBIENTAL mediante la cual deberán difundir públicamente sus datos medioambientales. Esta declaración deberá incluir [el texto original se corta aquí, pero se mantiene la estructura].