Ruta Legal y Fiscal para Emprendedores: Obligaciones de Constitución y Puesta en Marcha

Trámites de Constitución de la Empresa (*)

Empresario Individual

DNI del empresario individual.
No requiere ningún trámite específico.

Comunidad de Bienes o Sociedad Civil (SC)

DNI de los promotores.
Contrato público o privado de constitución.
Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF).
Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.

Sociedades Mercantiles

Solicitud de certificación negativa del nombre o razón social.
Solicitud de calificación para sociedades laborales y sociedades cooperativas.
Justificación de aportaciones dinerarias o no dinerarias.
Escritura pública de constitución.
Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
Solicitud del Número de Identificación Fiscal (NIF).
Inscripción en el registro correspondiente (Registro Mercantil).

Trámites de Puesta en Marcha y Operación (*)

Ayuntamientos

Solicitud de la licencia de obras.
Solicitud de la licencia de apertura.
Otros tributos municipales.

Delegación o Administración de Hacienda

Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE).
Alta en el censo de declaraciones y opciones de IVA.
Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) (Si el titular de la empresa es el dueño).
Alta en estimación objetiva o estimación directa.
Legalización de los libros obligatorios.
Obtención del NIF.

Dirección Provincial de Trabajo y Seguridad Social

Comunicación de apertura del centro de trabajo.
Diligenciar el libro de visitas.
Sellar el calendario laboral.

Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS)

Inscripción en el Régimen Especial de Autónomos (RETA).
Inscripción de la empresa en la Seguridad Social (SS).
Afiliación y alta de los trabajadores.

Oficinas de Empleo

Registro de los contratos formalizados con los trabajadores.
Comunicar las contrataciones efectuadas que no estén obligadas a realizarse por contrato escrito.

Dirección Provincial de Industria

Inscripción en el Registro de la Propiedad Industrial.

3.1 Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores

Con este documento se comunica a la Administración el comienzo y el tipo de actividad de la empresa. Informa sobre las características de la actividad, el local y la modalidad tributaria.

Debe ser presentada por empresarios y profesionales, antes del inicio de su actividad, en la Administración de Hacienda, mediante el modelo 036 o 037 (simplificado).
En esta declaración, se indicará si se opta por alguno de los regímenes especiales del IVA.

3.2 Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

Todos los emprendedores deben darse de alta, en el epígrafe correspondiente, antes del comienzo de su actividad.
Todos los empresarios individuales y las sociedades que facturen menos de 1 millón de euros al año están exentos de pagar. Para ellos, el alta, baja o modificación se llevará a cabo mediante el modelo 036. Las sociedades obligadas a pagar utilizarán el modelo 840.

El IAE es un tributo local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas. El IVA es un impuesto indirecto sobre el consumo.

3.3 Diligencia y Legalización de los Libros Obligatorios

Empresarios Individuales

Estimación Directa Normal

Actividad industrial, comercial o de servicio:
- Libro Diario.
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales.
Actividad no mercantil:
- Libro de Ventas e Ingresos.
- Libro de Ingresos y Gastos.
- Libro Registro de Bienes de Inversión.

Estimación Directa Simplificada

Ha de conservar las facturas numeradas por orden de fechas y agrupadas por trimestres.
Libro Registro de Bienes de Inversión.
Libro Registro de Ventas e Ingresos.
Libro Registro de Compras y Gastos.

Estimación Objetiva

No tiene la obligación de llevar ningún libro.
Ha de conservar los justificantes de sus operaciones.

Sociedades

Libro Diario.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Libro de Actas.
Las Sociedades Anónimas (SA) también llevarán un libro de acciones nominativas, cuando las acciones sean de este tipo.
Las Sociedades Limitadas (SL) llevarán un libro de registro de socios.

Cooperativas

Libro de Registro de Socios.
Libro Registro de Aportaciones al Capital Social.
Libro de Actas.
Libro de Inventario.
Libro Diario.

3.4 Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social

Antes del inicio de la actividad, los empresarios que vayan a contratar personal deben inscribirse como tales en el Régimen General de la Seguridad Social (SS).
La inscripción se realiza en la Tesorería Territorial de la SS a nombre de la persona titular de la empresa en el modelo oficial TA.6.
En la solicitud de inscripción deben constar los datos de identificación completos de la empresa. Esta solicitud debe acompañarse por el DNI si el solicitante es persona física o certificación de existencia del Registro Mercantil si es una sociedad.
Además, se presentará el alta en el IAE, copia de la escritura de constitución e impreso de alta como mínimo de un trabajador.
Del acto de inscripción se deriva un código de cuenta de cotización para la identificación de la empresa, que será único dentro de cada provincia. Deberá inscribirse tantas veces como provincias en las que tenga centros de trabajo.

3.5 Alta del Empresario Autónomo

Toda persona que se dé de alta en el IAE deberá obligatoriamente inscribirse en el Régimen Especial de los Trabajadores Autónomos (RETA).
El alta se lleva a cabo en la provincia donde se ejerza la actividad, dentro de los 30 días naturales siguientes al nacimiento de la obligación.
La cuota a la Seguridad Social se paga mensualmente.

3.6 Afiliación y Alta de los Trabajadores

Es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la SS reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el sistema de la SS. Es obligatoria, única y vitalicia.
El empresario está obligado a solicitar la afiliación de sus trabajadores que no hayan prestado servicios a ningún otro empresario. Si no se realiza por el empresario, se podrá realizar por el interesado.
La solicitud se formula a nombre de cada trabajador dentro de los 5 días naturales siguientes a la fecha de inicio del trabajo. Se presenta con el modelo TA.1 y el DNI del trabajador.
Realizada la afiliación, hay que encuadrar al trabajador en el régimen que le corresponda, según la actividad que vaya a realizar.
La afiliación siempre coincide con el alta inicial.
Las altas respecto a trabajadores ya afiliados seguirán el mismo procedimiento que para la afiliación.

Régimen de Socios en Sociedades

Los socios de las Comunidades de Trabajo Autónomo (CTA) pueden elegir entre régimen general o especial.

En las Sociedades Limitadas (SL) y Sociedades Anónimas (SA):

Si el socio trabaja sin desempeñar funciones de dirección: Régimen General.
Si el socio no recibe salario, pero sí una participación: Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Si el socio desempeña solamente tareas de administración: Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

3.7 Adquisición y Sellado del Libro de Visitas

La Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pondrá a disposición un libro de visitas electrónico por cada uno de sus centros de trabajo.
Es un libro obligatorio que sirve para que los inspectores de trabajo realicen las anotaciones que consideren oportunas en caso de visita a su establecimiento.
Las anotaciones más comunes se refieren a la corrección de defectos leves referentes a asuntos de seguridad e higiene, ingreso de cuotas de la SS no realizadas o paralización o suspensión de trabajos si existiese riesgo para la salud de los trabajadores.

3.8 Compra de Locales o Terrenos

Si se necesita comprar terrenos o locales, hay que comprobar la calificación urbanística de tal manera que no exista ningún obstáculo para obtener posteriormente las licencias municipales oportunas.
El acto se formalizará mediante el contrato de compraventa, que se elevará a escritura pública. Posteriormente deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad, pagándose el IVA cuando se trate de la primera transmisión.
Se deberá presentar la declaración de alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).
También se debe presentar la declaración por las alteraciones (obras, modificación de uso, etc.).
La declaración de alta o por variaciones se presentará en la Delegación de Hacienda.