Sistemas de Información Gerencial: Optimización y Soporte a la Toma de Decisiones Empresariales

Esquema General de los Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Un SIG se define como el conjunto de elementos o actividades interrelacionadas que integran la entrada de datos, su almacenamiento, procesamiento y la generación de información válida de salida, lo que permite apoyar el proceso de toma de decisiones en una organización.

Toda organización debe ajustarse a esta definición, puesto que debe identificar los recursos que utiliza (físicos, humanos, administrativos, contables, financieros, tecnológicos y de infraestructura) para lograr los objetivos de cada gerencia.

Componentes Clave de los SIG

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) pueden visualizarse a través de cinco divisiones fundamentales:

1. Definiciones básicas de los SIG.
2. Tecnología: equipos, programas, redes de sistema y base de datos.
3. Aplicaciones desarrolladas para los sistemas de apoyo a las operaciones y administrativos.
4. Desarrollo de los sistemas para la búsqueda de soluciones a los problemas de la empresa.
5. Administración de recursos y estrategias de la empresa.

Esquema Conceptual de los SIG de Acuerdo a las Definiciones

Este esquema representa la interconexión de los componentes mencionados, mostrando cómo los datos se transforman en información útil para la gestión.

Sistemas de Apoyo a las Decisiones (SAD)

Estos sistemas proporcionan apoyo interactivo y específico al proceso de toma de decisiones en los niveles gerenciales de la organización. Por ejemplo:

1. Los sistemas para fijar costos y precios de los productos.
2. Los sistemas para realizar pronósticos para el análisis de rentabilidad de la inversión:
   1. Tasa Interna de Retorno (TIR): Es el promedio geométrico de los rendimientos futuros esperados de una inversión, implicando el supuesto de una oportunidad para «reinvertir».
   2. Valor Actual Neto (VAN): Es un método de valoración de inversiones que se define como la diferencia entre el valor actualizado de los cobros y pagos generados por una inversión.
   3. Análisis de Riesgo de la Inversión: Se refiere a la volatilidad de los flujos de caja reales respecto a los flujos estimados. Cuanto mayor sea la variabilidad de estos flujos, mayor será el riesgo al que estará sometido el proyecto de inversión.

Procesamiento de Transacciones

Estos sistemas registran y procesan los datos resultantes de las transacciones que ocurren en la empresa:

1. Control de Inventario: Es el proceso de adoptar procedimientos para limitar el costo total del inventario.
2. Procesamiento de Ventas: Es una secuencia lógica de pasos que emprende el vendedor para interactuar con un cliente potencial, con el objetivo de concretar la compra del producto.
3. Sistema de Contabilidad: Es una estructura organizada mediante la cual se recopila la información válida de una empresa, como resultado de sus operaciones. Se vale de recursos como formularios, reportes y libros, y la información resultante, presentada a la gerencia, permite la toma de decisiones.

Sistema de Control de Procesos

Monitorean y controlan el funcionamiento de los procesos, fundamentalmente en el sector industrial.

Sistema de Colaboración Empresarial

Comprende la utilización de herramientas tecnológicas que apoyan la comunicación y cooperación entre los equipos de trabajo, por ejemplo: internet, intranet, extranet y correo electrónico.

Sistemas de Información Administrativos

Estos sistemas proporcionan información en forma de reportes, como informes de análisis, desempeño de producción y evaluación de costos.

Sistemas Ejecutivos (EIS)

Proporcionan información específica a partir de los sistemas de información administrativos y de apoyo a las decisiones. Ejemplos:

1. El análisis del sistema económico de la empresa en un tiempo determinado.
2. El análisis del valor de las acciones de la empresa en el mercado de valores, si este fuera el caso.
3. El análisis del valor de los bonos de la empresa en el mercado de bonos, si este fuera el caso.

La Organización como Sistema

Esquema de la Organización como Sistema

La organización puede ser vista como un sistema interconectado, donde el Control y la Dirección interactúan con los SIG. Este esquema se compone de:

• Recursos Económicos: Humanos, administrativos, contables y financieros.
• Físicos: Materia prima, maquinaria y equipo.
• Infraestructura: Instalaciones, energía.

Estos recursos son las entradas que alimentan los Procesos en la Empresa:

• Fabricación de productos.
• Mercadeo de productos.
• Apoyo al cliente.

Los procesos, a su vez, generan Bienes y Servicios como salidas:

• Productos.
• Servicios.
• Impuestos.
• Pago al personal y sueldos de empleados.

La organización como sistema muestra los elementos fundamentales del sistema y su interrelación con los elementos del entorno. Se presentan como entradas los recursos económicos, físicos y de infraestructura, que se transforman en salidas como la fabricación y el mercadeo, y finalmente en bienes y servicios.

Rol de los SIG en el Esquema Organizacional

En este esquema se observa que los SIG representan:

1. Fuente importante de información y datos que respalda y promueve la toma de decisiones efectivas.
2. En toda organización, los SIG deben estar organizados por áreas funcionales, tales como: (1) Administración, Contabilidad y Finanzas; (2) Producción y Manufactura; (3) Mercadeo; y (4) Servicios de SIG.
3. Para cada área funcional debe existir un sistema básico funcional de entradas, proceso, salida y retroalimentación que permita una mejor eficiencia operacional.
4. El desarrollo de productos y servicios competitivos por parte de la empresa en el mercado otorga una misión y visión claras a los SIG.
5. Disponer de los recursos de la organización, evaluando sus costos, plantea un reto importante para la gerencia.
6. Los SIG representan una oportunidad de desarrollo del potencial del recurso humano dentro de la organización.

Áreas Funcionales de la Organización

Esquema de Retroalimentación

Retroalimentación: Se refiere a las operaciones del sistema que permiten a la gerencia mantener el control al intercambiar entradas y salidas con los elementos del entorno, tales como proveedores, clientes, trabajadores organizados, la comunidad y empresas de la competencia.

Niveles Gerenciales de la Organización

Pirámide de Niveles Gerenciales y Toma de Decisiones

La toma de decisiones en una organización se estructura en diferentes niveles gerenciales:

1. Gerencia de Operaciones.
2. Gerencia de Control y Seguimiento de Decisiones Tácticas.
3. Gerencia de Planificación Estratégica de Decisiones Estructuradas.

Sistemas Funcionales de la Organización

Pirámide de Sistemas Funcionales y Toma de Decisiones

Los sistemas funcionales de la organización se alinean con los niveles de toma de decisiones:

1. Sistemas Funcionales de Procesamiento de Transacciones y Apoyo a las Decisiones.
2. Sistemas Funcionales de Soporte y Control de Decisiones Tácticas.
3. Sistemas Ejecutivos de Planificación de Decisiones Estratégicas.

Ejemplos de SIG Funcionales por Área

A continuación, se presentan ejemplos de Sistemas de Información Gerencial (SIG) aplicados en diversas áreas funcionales de la organización:

1. Mercadeo: Mercadeo interactivo, automatización de ventas, publicidad y promoción, e interacción de mercadeo.
2. Producción: Planificación de los recursos de producción, sistema de ejecución y control de procesos.
3. Administración:
   • Contabilidad: Procesamiento de pedidos, control de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro mayor y nómina.
   • Finanzas: Gerencia de efectivo, crédito, inversiones, capital y elaboración de pronósticos financieros.
4. Recursos Humanos: Análisis de las remuneraciones del personal, inventario de las habilidades de los empleados, elaboración de los requerimientos y pronósticos del personal, y la nómina.