¿Qué es la documentación de proceso?
Es el conjunto de documentos estructurados que desarrollan, ordenan y actualizan la información relativa a los procesos y actividades de la organización. Su función principal es facilitar la supervisión del progreso de tareas, establecer criterios de desempeño, asegurar la trazabilidad y apoyar la mejora continua.
Tipos de indicadores de desempeño
Para garantizar que los procesos logran los resultados esperados, es fundamental basarse en datos objetivos. Los indicadores se clasifican en:
- Eficacia: Miden si el proceso ha contribuido a conseguir los objetivos generales (si logra los resultados deseados).
- Eficiencia: Miden la relación entre los resultados obtenidos y los recursos utilizados (productividad y optimización).
- Flexibilidad: Evalúan la capacidad del proceso para adaptarse anticipadamente a las expectativas del cliente o cambios del entorno (agilidad).
Sistema integrado de gestión: Motivaciones y requisitos
La implementación de un sistema integrado de gestión responde a diversas necesidades estratégicas:
- Cumplimiento legal: Asegurar el acatamiento estricto de la legislación aplicable en materia laboral, prevención de riesgos y normativas ambientales, evitando sanciones.
- Búsqueda de la excelencia: Perseguir una filosofía de calidad total, mejora continua y eficiencia operativa en todas las capas del negocio.
- Diferenciación comercial: Obtener sellos oficiales y certificaciones de prestigio internacional para destacar frente a la competencia.
- Exigencias del mercado: Responder de manera sólida a las expectativas de clientes y partes interesadas.
Información documentada según la norma ISO
La información documentada es un término clave en la norma ISO 9001 que hace referencia tanto a los documentos requeridos por el sistema de gestión como a los registros generados como evidencia de su funcionamiento. Incluye manuales, procedimientos, instructivos y formularios. Esta información debe estar controlada, actualizada, accesible y protegida frente a pérdidas o manipulaciones.
Copias controladas vs. no controladas
- Copias controladas: Versiones sometidas a seguimiento, revisión y actualización periódica, distribuidas de forma limitada con identificación única.
- Copias no controladas: Documentos que no se actualizan sistemáticamente ni están sujetos al control formal de cambios, por lo que pueden estar obsoletos.
Ficha de proceso
La ficha de proceso es un documento estandarizado que describe de forma clara y estructurada un proceso. Incluye elementos esenciales como el objetivo, ámbito de aplicación, responsables, metodología y evidencias de ejecución. Aporta homogeneidad y facilita la mejora continua.
Compliance Officer
Figura surgida tras la reforma del Código Penal de 2010. Su objetivo es detectar y prevenir riesgos (penales, soborno, tributarios, laborales, blanqueo). Actúa como enlace entre la alta dirección y los departamentos, formando a los empleados sobre cambios legales y garantizando la seguridad jurídica.
Clasificación de los procesos organizativos
Los procesos de una organización se dividen en tres categorías principales:
- Estratégicos: Dirigidos por la alta dirección; incluyen la planificación y el control general.
- Operativos (o clave): Constituyen el núcleo de la actividad y generan directamente productos o servicios para el cliente.
- De soporte (o apoyo): Proporcionan los recursos y medios necesarios para que el resto de los procesos funcionen correctamente.
Tipos de auditoría
Las auditorías son evaluaciones sistemáticas, documentadas e independientes para comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos:
- Auditoría de primera parte: Interna, realizada por la propia organización.
- Auditoría de segunda parte: Efectuada por una empresa a sus proveedores o partes interesadas externas.
- Auditoría de tercera parte: Realizada por un organismo independiente con fines de certificación.