Planificación de los Recursos Humanos: Perfil Profesional
El departamento de Recursos Humanos (RRHH), entre otras funciones, se encarga de la selección de personal y realiza la planificación de las plantillas para determinar el número de trabajadores necesarios. Para ello, debe analizar las necesidades de la empresa. El objetivo es desarrollar un mecanismo ágil para que la incorporación de un nuevo trabajador con un perfil adecuado se realice lo más rápido posible en caso de necesidad por una baja, un despido, etc.
Para lograrlo, lo primero es obtener toda la información posible sobre el puesto de trabajo, lo que se conoce como análisis del puesto de trabajo. Las técnicas y métodos varían según el puesto a analizar. Podemos recurrir a:
- Observación directa
- Cuestionarios
- Entrevistas (individuales o colectivas) con supervisores o trabajadores
- Método mixto que combine las técnicas anteriores
- Informes sucesivos o bitácora del participante (se pide a los trabajadores que lleven un diario de las tareas que realizan durante el día)
Después del análisis del puesto de trabajo, se elabora un profesiograma, en el que se describen todas las características del puesto de trabajo (responsabilidad, tareas, funciones, etc.).
Con esa información, se determinan las características del trabajador ideal para el puesto. Para llevar a cabo esta tarea, se utiliza el perfil psicoprofesiográfico. Este es un documento elaborado por el departamento de RRHH junto con el jefe del departamento afectado, en el que se valoran las cualidades necesarias que un trabajador debe tener para ese puesto de trabajo. Estas cualidades se valoran del 1 al 10 y son de tipo profesional, psicológico y de personalidad.
Vocabulario Clave
- Perfil Profesional
- Conjunto de capacidades, destrezas y conocimientos que identifican el grado de competencia que muestra un trabajador en la realización de las funciones y tareas de dicha profesión.
Captación de Candidatos
Una vez que conocemos el puesto de trabajo, debemos realizar la captación de los candidatos adecuados para el mismo. Esta puede ser Interna o Externa a la empresa.
Captación Interna
Ventajas
- Menor grado de incertidumbre sobre el candidato.
- Supone mayor responsabilidad y mayor salario para el trabajador elegido, lo que genera mayor motivación para el trabajador y sus compañeros.
- Mayor facilidad de adaptación para el puesto de trabajo.
- La captación interna es más rápida y económica que la captación externa.
Inconvenientes
- A veces, una persona efectiva en un puesto no lo es en uno superior.
- La motivación del resto de compañeros se puede ver afectada si hay varios candidatos para un puesto y la decisión les parece injusta.
- En ocasiones, las relaciones informales previas a la promoción pueden causar obstáculos para ejercer la autoridad correctamente en un puesto superior.
Captación Externa
Ventajas
- La incorporación de nuevo personal conlleva nuevas ideas de organización y, en ocasiones, experiencia previa en dicho puesto.
- Si se contratan jóvenes, se revitaliza la empresa y disminuyen los costes.
Inconvenientes
- El proceso de selección es más lento y costoso.
- El candidato necesita más tiempo para adaptarse.
- Si la empresa contrata personal muy cualificado y con experiencia, los salarios serán elevados.
Organismos y Empresas de Selección de RRHH
Las fuentes de captación externa son:
Oficina de Empleo
Las empresas pueden tramitar una oferta ante la Oficina de Empleo indicando:
- Descripción del puesto.
- Perfil de los candidatos.
- Condiciones del puesto (jornada, horario, etc.).
- Forma, lugar y fecha de selección de los trabajadores.
El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) realiza una preselección gratuita entre todos los demandantes de empleo inscritos que cumplen los requisitos exigidos para el puesto. Luego, entre los elegidos, la empresa seleccionará a los que considere mejores para el puesto.
(ETT) Empresas de Trabajo Temporal
Son aquellas que ponen a sus trabajadores a disposición de otra empresa usuaria con carácter temporal. Tienen como objetivo la cesión del trabajador para prestar servicios en la empresa usuaria. Puede ser para:
- Realizar una obra o servicio de duración incierta.
- Atender las exigencias del mercado, acumulación de tareas o pedidos, aunque sea actividad normal de la empresa.
- Sustituir a trabajadores de la empresa con derecho a reserva de puesto.
- Cubrir temporalmente un puesto de trabajo permanente mientras dure el proceso de selección o la promoción de personal.
- Contrato en prácticas.
Agencias de Colocación
Son entidades públicas o privadas, con o sin ánimo de lucro, que en coordinación con el SEPE realizan actividades de intermediación laboral. Su objetivo es proporcionar a los trabajadores un empleo adecuado a sus características y facilitar a las empresas las personas más apropiadas para sus necesidades. También pueden actuar para informar y orientar profesionalmente.
Consultorías de Selección de Personal
Son agencias especializadas que realizan tareas de captación y selección de personal. Su objetivo principal es asesorar a las empresas para que encuentren al candidato ideal. Suelen utilizarse para puestos de responsabilidad.
Bolsas de Empleo
Los colegios profesionales, universidades, centros de formación, etc., suelen tener una base de datos de titulados que demandan empleo, con un perfil profesional concreto.
Jobsites
Otro tipo de bolsa de trabajo son las numerosas páginas web que se dedican a la intermediación entre candidatos a un puesto de trabajo y empresas que ofrecen dicho puesto en Internet.
Contactos Personales o Networking
Es una fuente importante en la búsqueda de empleo que se basa en los contactos personales de los propios trabajadores de la empresa. Es un mecanismo que suele ser rápido y económico, pero no siempre muy eficiente.
Prensa
En los periódicos (nacionales, provinciales o locales) o revistas especializadas se publican anuncios de ofertas de empleo con los requisitos del puesto de trabajo.
Fases del Proceso de Selección
Cada empresa diseña sus propios procesos de selección, pero podemos destacar 8 fases principales:
Preselección de Candidatos
Los candidatos envían su currículum acompañados de una carta de presentación. Las empresas los reciben y, a partir de ahí, seleccionan a aquellos que son más adecuados para el puesto. Estos son citados para una entrevista.
Entrevista Previa
Aquellos que tienen las cualidades necesarias para el puesto de trabajo acuden a una entrevista breve, que puede ser individual o conjunta, en la que los candidatos son informados sobre los aspectos generales del puesto de trabajo. El objetivo es saber si los candidatos siguen interesados una vez que conocen la información del puesto y eliminar a aquellos que no encajan con el perfil.
Realización de Diferentes Pruebas
Aquí tenemos 5 tipos de pruebas:
Pruebas Psicotécnicas y Test de Personalidad
Su objetivo es conocer la capacidad intelectual del candidato y su personalidad.
Pruebas Profesionales
Su objetivo es evaluar el grado de aptitud del candidato para realizar tareas concretas del puesto de trabajo. Son importantes para la correcta selección de nuevos trabajadores.
Dinámicas de Grupo
Son pruebas para evaluar el comportamiento de cada candidato y su forma de interactuar con el grupo.
Pruebas de Bandeja o Inbasket
Suelen ser para puestos directivos. El candidato encuentra una bandeja con varios documentos, informes, etc. Su objetivo será organizar y solucionar los problemas por orden de importancia.
Centros de Evaluación o Assessment Centers
Es el procedimiento más completo, ya que incluye varias pruebas (Ejercicio de presentación, Role Playing -prueba grupal en la que se plantea una situación relacionada con el puesto-, Fact-finding -consiste en una prueba difícil para observar su comportamiento-, análisis de casos, dinámicas de grupo y pruebas de bandeja).
Entrevista en Profundidad
Es el punto más importante del proceso de selección de personal, puesto que pretende concretar si el candidato definitivamente es apto para el puesto. El entrevistador tiene como objetivo: evaluar el potencial actual, el potencial futuro e informar minuciosamente sobre el puesto de trabajo.
Propuesta de Candidatos Finalistas
Una vez realizadas todas las pruebas, entrevistas y estudiados los resultados, el responsable debe seleccionar a los candidatos que más se aproximen al perfil psicoprofesional (entre 3 y 5 candidatos).
Reconocimiento Médico
Depende del puesto. Su objetivo es comprobar la compatibilidad física del candidato con el puesto, así como detectar posibles enfermedades para evitar posibles absentismos o accidentes profesionales. Es recomendable realizarlo antes de la contratación.
Entrevista Final y Elección del Candidato Ideal
Se somete a los candidatos finalistas a una última entrevista en la que participan el responsable del departamento de RRHH y el responsable directo del puesto que se pretende cubrir. La última palabra la tendrá quien sería el superior de ese candidato.
Programa o Plan de Acogida
Una vez que ha sido elegido el candidato para un puesto de trabajo, este debe ser integrado en la empresa mediante un plan de acogida que hará que se sienta mejor en ella, por lo que se sentirá más motivado y realizará sus funciones y tareas de manera más eficiente. Se le suele entregar un documento con la información de la empresa y se le ofrece una visita guiada por un compañero o superior.
Vocabulario Adicional
- Currículum
- Debe contener datos personales, datos académicos, formación complementaria, experiencia laboral y otros datos (logros, aficiones, etc.).
- E-recruiting
- Consiste en realizar la mayor parte de la selección de candidatos a través de Internet (test de personalidad, pruebas de aptitud, etc.), lo cual permite un mayor grado de flexibilidad y reducción de costes. Este proceso suele culminar en la entrevista «cara a cara» para aquellos que se acerquen más al perfil del puesto.
- Headhunting
- Es un procedimiento de selección de personal bastante sofisticado. Consiste en reclutar directivos y ejecutivos exitosos en sus empresas; los denominados cazatalentos, quienes se encargan de buscarlos.
La Entrevista como Herramienta de Selección
La entrevista personal es la herramienta más utilizada y con mayor potencial en el proceso de selección. Puede ser de varios tipos:
Según la Modalidad
Planificada
Se usa un guion con preguntas que se plantean a todos los candidatos por igual. Busca ser más objetiva que el resto, pero es más rígida y puede perderse información valiosa.
Libre
El entrevistador tiene clara la información que necesita. Tiene mayor espontaneidad, pero existe el riesgo de que el candidato no sea concreto y se pierda tiempo.
Mixta
Es una mezcla de las dos anteriores, lo que incrementa la eficiencia.
Según el Grado de Tensión
Entrevistas Tensas
Se trata de comprobar el control emocional del candidato, para lo cual el entrevistador es más duro de lo normal y somete al candidato a mucha tensión.
Entrevistas Normales
Se trata de que el candidato se sienta cómodo. El objetivo es obtener la mayor información posible del candidato.
Según el Número de Personas que Intervienen
Individuales
Hay un entrevistador y un candidato.
Grupal
Puede ser de varios entrevistadores y un candidato, o varios candidatos y un entrevistador.
Fases de la Entrevista
Son 3 fases principales:
Fase de Preparación
El entrevistador tiene que conocer las características del puesto que se va a cubrir y el perfil del candidato que la empresa necesita. Debe analizar el profesiograma y el perfil psicoprofesiográfico del candidato buscado.
Fase de Ejecución
Inicial
El objetivo de la entrevista es obtener información. Se debe procurar que el candidato esté lo más cómodo posible, por lo que el entrevistador debe practicar la escucha activa, mirarle a los ojos sin intimidar, asentir de vez en cuando, etc.
Intermedia
Pretende recoger toda la información que se necesita del candidato. Se debe procurar que no conteste con monosílabos.
Final
Se trata de cerrar la entrevista, indicar si el candidato tiene alguna duda, informarle sobre aspectos concretos, etc.
Fase de Conclusión
Consiste en realizar, después de la entrevista y antes de otra nueva, una ficha de evaluación sobre la impresión general del candidato. Posteriormente, se redactará un informe en el que se incluyan las conclusiones finales sobre el candidato (debe ser breve).
Vocabulario Específico de Entrevistas
- Entrevista por Incidente Crítico (McClelland)
- Consiste en detectar competencias; se interroga al candidato sobre cómo se ha comportado para resolver situaciones concretas en el pasado.