Objetivos Estratégicos de las Compras Empresariales
La empresa moderna considera las compras como un arma estratégica fundamental. El objetivo principal es optimizar los procesos de adquisición para ganar competitividad frente a otras empresas. A continuación, se detallan los principales objetivos de una gestión de compras eficiente:
- Búsqueda de proveedores competitivos: Operar con el proveedor apropiado que facilite materiales de la mejor calidad y asegure los plazos de entrega.
- Adquisición de materiales con calidad adecuada: Asegurar que los materiales cumplan con los fines a los que se destinan, garantizando la satisfacción tanto del cliente interno como del externo.
- Mejor relación calidad-precio: Negociar con el proveedor facilidades de pago o condiciones de transporte para disminuir el coste global de adquisición.
- Suministros a tiempo (Just-in-Time): Lograr que los proveedores sirvan los pedidos en función de la demanda, minimizando los tiempos de espera.
- Mantenimiento de inventarios al mínimo: Optimizar los niveles de stock para reducir costes asociados al almacenamiento.
- Estandarización de materiales: El departamento de compras debe estudiar las tendencias del mercado para conseguir materiales estándar que optimicen los procesos.
- Colaboración interdepartamental: Intercambiar continuamente información con otras áreas o secciones de la empresa para fabricar productos de calidad y competitivos.
Concepto de Just-in-Time (JIT)
El método Just-in-Time (JIT) es una filosofía de gestión de stocks que consiste en almacenar únicamente las mercancías necesarias para hacer frente a la demanda o consumo diario o semanal, minimizando así los inventarios y los costes asociados.
Necesidades del Aprovisionamiento y la Función del Almacén
Las necesidades de aprovisionamiento son una consecuencia directa de la organización del almacén, los procesos de producción y la demanda del mercado.
El Almacén como Centro Regulador
El almacén actúa como un centro regulador clave en la distribución de las mercancías dentro de la empresa. Su función puede orientarse a:
- Apoyo al proceso productivo: Como almacén de aprovisionamientos, actúa como puente entre los suministradores de materias primas y el centro de elaboración del producto, siendo esencial para mantener el ritmo de producción.
- Organización comercial: Como almacén de productos terminados, es necesario para regular el flujo de mercaderías de consumo, sirviendo como depósito que alimenta el mercado cuando existe un desequilibrio entre los ritmos de producción y consumo.
Situaciones que Impulsan el Aprovisionamiento
Diversas situaciones obligan a la empresa a mantener un aprovisionamiento constante en el almacén. Algunas de las más comunes incluyen:
- Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran geográficamente distantes.
- Cuando la fabricación es estacional, pero la demanda del producto es constante a lo largo del año.
- Cuando la fabricación se realiza en cadena, pero la demanda es irregular o estacional.
- Cuando los centros de producción están muy alejados de los puntos de consumo.
- Cuando es necesario anticiparse a los pedidos de los clientes para garantizar la disponibilidad.
Inconvenientes del Almacenamiento
A pesar de su importancia, el almacenamiento presenta varios inconvenientes significativos para la empresa. Entre las razones en contra del almacenaje se destacan:
- Inversión inicial: La necesidad de realizar fuertes inversiones en edificios e instalaciones.
- Costes operativos: La mercancía almacenada ocupa espacio y genera costes continuos de mantenimiento, manipulación y gestión administrativa.
- Riesgo de obsolescencia: La mercancía almacenada puede envejecer, deteriorarse o sufrir obsolescencia, perdiendo valor con el tiempo.
Clasificación de Productos y Materiales en la Gestión de Inventarios
Para una correcta gestión de inventarios, es fundamental diferenciar entre productos y materiales:
- El Producto: Se define como el conjunto de materiales que ha sido sometido a un proceso de elaboración, transformación o fabricación, y cuya finalidad es una transacción mercantil de compraventa.
- Los Materiales: Son el objeto de almacenamiento y se denominan comúnmente como stocks o existencias.
En este contexto, los STOCKS o EXISTENCIAS representan el conjunto de materiales, mercancías, artículos o productos que una empresa tiene almacenados, a la espera de su utilización en procesos productivos o su venta posterior.
Los bienes que forman parte de las existencias o stocks se clasifican de la siguiente manera:
Tipos de Existencias o Stocks
- Mercaderías: Se refieren a las mercancías o productos adquiridos por la empresa que se mantienen almacenados hasta su venta, sin haber sufrido ninguna transformación significativa durante ese período.
- Materias Primas: Son los componentes principales que se utilizan en el proceso de elaboración de otro artículo o producto.
- Otros Aprovisionamientos: En esta categoría se incluyen:
- Elementos y Conjuntos Incorporables: Productos que se incorporan a otros productos sin necesidad de someterlos a transformación.
- Repuestos: Piezas de recambio destinadas a ser instaladas en equipos o máquinas.
- Materiales Diversos: Materiales de consumo que no se clasifican en ninguna de las categorías anteriores.
- Embalajes: Cubiertas o envolturas utilizadas para proteger o empaquetar el producto.
- Envases: Recipientes o vasijas diseñados para contener, proteger o resguardar el producto.
- Material de Oficina: Materiales utilizados en las gestiones administrativas y comerciales de la empresa.
- Productos en Curso: Aquellos productos que se encuentran en pleno proceso de fabricación o transformación al cierre del ejercicio contable o al realizar un inventario periódico (mensual o semanal).
- Productos Semiterminados: Productos que han completado una parte del proceso de fabricación, pero que aún no están preparados para la venta porque requieren la incorporación de un elemento adicional que la empresa adquiere de otro fabricante.
- Productos Terminados: Productos que han concluido todo el proceso de fabricación y están listos para la venta, incluyendo los materiales de acondicionamiento necesarios.
- Subproductos: Artículos de carácter secundario o accesorio que resultan del proceso de producción del producto principal.
- Residuos: Restos de materia prima que no tienen aplicación en la propia empresa, pero que poseen valor y pueden ser vendidos como desechos o residuos a otras empresas.
- Materiales Recuperados: Productos que, por su valor y utilidad para la empresa, regresan nuevamente al almacén después de haber sido utilizados en el proceso productivo, con la posibilidad de ser reutilizados.