El Control en la Gestión Empresarial
El CONTROL es el proceso de determinar qué se está realizando, evaluando el desempeño y aplicando medidas correctivas si es necesario. Su finalidad es garantizar que el desempeño real se ajuste a lo esperado.
Pasos del Proceso de Control
Establecer Normas o Estándares
Las normas surgen directamente del planeamiento, que es el que fija la forma en que se lograrán los objetivos. De esta vinculación surge el dicho de que el planeamiento y el control no pueden existir el uno sin el otro.
Para un control eficaz, es crucial prestar atención a los factores críticos para la evaluación (parámetros de control). La obtención de datos puede ser mediante informes escritos, informes verbales u observaciones personales. Los planes estratégicos sirven como puntos de control.
- Presupuestos: Son elementos clave del control financiero (impuestos, servicios, salarios, proveedores).
- Benchmarking: Consiste en comparar la propia firma con compañías reconocidas como líderes en el sector.
Medir el Desempeño
Toda actividad de la organización debe ser evaluada para medir si el desempeño cumple con las normas, las supera o si no se ajusta a ellas.
Comparar lo Realizado con los Estándares
Implica contrastar la medición real con la situación esperada.
Comprobar si Existieron Diferencias (Desvíos)
Los encargados de evaluar los desvíos aplican el «Principio de Excepción», comparando si existieron diferencias entre lo planeado y lo realizado.
Corregir los Desvíos Negativos
Consiste en aplicar las correcciones necesarias, lo que puede implicar:
- Reorganizar la estructura.
- Cambiar el liderazgo.
- Volver a planificar.
Tipos de Control
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Control de Gestión: Controla la toma de decisiones y responde a las necesidades de la dirección utilizando diferentes herramientas.
- Tablero de Comando (o Cuadro de Mando Integral): Utiliza indicadores de gestión que permiten traducir la estrategia y la misión de la empresa en un conjunto de indicadores que proporcionan la estructura necesaria para medir la gestión.
- Control de Calidad: Es una modalidad del control de gestión que comprende las técnicas y actividades de carácter operativo destinadas a satisfacer los requisitos relativos de calidad. Se acompaña de un sistema de garantía de calidad y comprueba si la calidad de la producción responde a la calidad de diseño.
- Control de Auditoría: Se enfoca en la contabilidad y la formalidad de la organización.
- Control de Costos de la Organización: No afecta a la productividad y se utiliza, por ejemplo, para pagar dividendos.
Variables Críticas de Control
Son indicadores esenciales para la salud organizacional:
- Niveles de rotación.
- Niveles de ausentismo.
- Índice de endeudamiento.
Planeamiento Estratégico: Misión, Visión y Objetivos
El PLANEAMIENTO es el proceso de decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo.
Componentes Fundamentales del Planeamiento
Misión
Es aquello que la empresa se propone ser a largo plazo. Debe responder a la pregunta: ¿Cuál es el negocio? Incluye actividades, ámbito, valores, disciplina, formas y relaciones.
Visión
Es la imagen del futuro que la empresa procura crear una vez establecida la misión.
Objetivos
Son los resultados esperados y la definición concreta de la misión y la visión. Los objetivos deben ser posibles, verificables y establecidos en un lapso de tiempo determinado.
Estrategia, Plan e Implementación
El éxito depende de tres factores fundamentales: la definición de una estrategia, la creación de un plan para conseguir los objetivos planteados y las tareas de implementación.
- Estrategia: Es lo que se tiene que hacer. Es el diseño de la manera en que la empresa trabajará para alcanzar los objetivos y metas que se quieren lograr.
- Plan: Es el cómo alcanzar los objetivos y metas definidos en la estrategia. Los planes son los parámetros de control y pueden ser reglas, procedimientos, presupuestos o programas.
- Implementación: Es la aplicación o puesta en marcha del plan.
Políticas Generales
Todo lo anterior establece las políticas generales de la organización, que son las que limitan la toma de decisiones. Las políticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su propósito es asegurar que las decisiones no rebasen ciertos límites.
Proceso de Planeamiento
- Establecimiento de metas.
- Definición de la situación presente.
- Determinación de los aspectos positivos y negativos.
- Desarrollo de diversas acciones.
Todo esto se realiza para lograr que se cumpla la meta.
La Organización como Estructura y División del Trabajo
La ORGANIZACIÓN es el proceso mediante el cual el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Es un agrupamiento de personas en un sistema estructurado, y consiste en la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Etapas del Proceso de Organización
Identificar las Tareas
Determinar cuáles serán las diferentes tareas (ejemplo: higiene, seguridad, comerciales, administrativas).
Agrupar las Tareas (Departamentalización)
Agrupar las tareas de acuerdo con un criterio específico. Tipos comunes de departamentalización:
- Organización por número.
- Organización por tiempo.
- Organización territorial.
- Organización por producto.
- Organización funcional.
- Organización orientada al cliente.
Organización Matricial
Es una estructura flexible que combina la departamentalización funcional y por producto o proyecto.
Objetivos de la Organización Matricial:
- Responder a las necesidades de personas de diferentes ambientes.
- Mejorar la utilización de los recursos humanos, financieros y físicos.
- Mejorar el desempeño y reducir costos.
- Mejorar la calidad y la fluidez de las comunicaciones.
Problemas Potenciales:
- Puede producirse una cierta tendencia al desorden ante la confusión de los niveles jerárquicos (resultando en que nadie está bajo las órdenes de nadie).
- Excesivas luchas de poder entre gerentes funcionales y jefes de producción.
- Exceso de reuniones y de toma de decisiones en grupo.
Asignar los Administradores (Dividir el Trabajo)
Descentralizar y Delegar Autoridad
La descentralización implica la toma de decisiones en cada función. Se realiza la delegación de autoridad y se asignan los niveles de autoridad.
Poder, Autoridad y Responsabilidad
El poder es la capacidad para ejercer influencia en los demás, es decir, modificar el comportamiento o actitudes del otro. La autoridad es un tipo de poder que se funda en el reconocimiento de la legitimidad de los intentos de ejercer influencia dentro de los límites establecidos. La influencia son las acciones que ocasionan un cambio de comportamiento en el otro.
Fuentes de Poder:
- Poder para recompensar.
- Poder coercitivo.
- Poder legítimo.
- Poder de experto.
- Poder de referente.
Implementación e Integración de Actividades (Coordinación)
La coordinación es la integración de las actividades de una organización para lograr los objetivos. Implica integrar los aportes de las distintas áreas para que toda la organización funcione como una sola unidad funcional.
Controlar
Verificar que lo que se hace está bien (vinculando nuevamente con el proceso de control).