Estrategias de Gestión del Cambio para la Gestión del Conocimiento (GC)
Áreas Clave de Intervención
Para una implementación exitosa de la Gestión del Conocimiento, es fundamental intervenir en las siguientes áreas:
- Entendimiento: Crear una base conceptual compartida.
- Liderazgo: Guiar y motivar al equipo.
- Cultura organizacional: Fomentar un ambiente de colaboración.
- Comunicación: Transmitir la visión y el progreso.
- Política: Gestionar los intereses y alianzas internas.
- Políticas y prácticas organizacionales: Formalizar e institucionalizar los procesos.
Herramientas para la Gestión del Conocimiento
Herramientas Principales
- After Action Review (AAR): Permite extraer conocimiento valioso a partir de una experiencia concreta.
- Páginas amarillas: Facilita la localización de expertos con conocimientos específicos dentro de la organización mediante formularios y directorios.
- Mapas de conocimiento (dominio/ubicación): Muestran la estructura y la ubicación del conocimiento dentro de una organización.
- Comunidades de práctica: Grupos de personas que se reúnen para discutir y compartir conocimientos sobre temas de interés común.
- Manuales y procedimientos: Documentan y capturan información clave de una organización.
- Mejores prácticas: Promueven el aprendizaje a partir de la experiencia y los casos de éxito.
- Organizational Network Analysis (ONA): Examina las redes informales que se generan en la organización para entender cómo fluye la información.
- Diseño del espacio: Crea ambientes físicos que motiven a las personas a colaborar y desarrollar nuevos conocimientos.
- Brainstorming: Capitaliza el conocimiento colectivo a través de talleres creativos.
Otras Herramientas Complementarias
- Universidad corporativa: Entidad educativa interna encargada de capacitar a los trabajadores.
- World Café: Fomenta reuniones informales para discutir temas de interés en un ambiente relajado.
- Focus Group: Sesiones de grupo dirigidas por un moderador para explorar percepciones y opiniones.
- Redes de conocimiento: Plataformas para compartir información, conocimientos y experiencias entre colaboradores.
- Blogs: Conectan a personas para generar colaboración y diálogo en torno a temas específicos.
“…es indispensable, para romper el ciclo de desigualdad, democratizar el acceso y la producción del conocimiento, entrar en la economía del conocimiento para introducir la innovación en nuestra sociedad, que incluye los retos de América Latina, la sostenibilidad para retirar de la pobreza a millones de latinoamericanos.”
— Plan de Cambio
El Plan de Cambio según John Kotter
Basado en el trabajo de John Kotter (1997), es crucial entender por qué fallan los cambios y cómo estructurar un plan para asegurar el éxito.
¿Por qué Fallan los Cambios?
- Permitir un exceso de complacencia.
- No crear una coalición conductora lo suficientemente poderosa.
- Subestimar el poder de la visión.
- Comunicar de forma deficiente la visión del cambio.
- Permitir que los obstáculos bloqueen la nueva visión.
- No generar triunfos a corto plazo.
- Cantar victoria demasiado pronto.
- Olvidarse de arraigar firmemente los cambios en la cultura corporativa.
Los 8 Pasos para un Cambio Exitoso
- Infundir el sentido de urgencia: Crear conciencia sobre la necesidad del cambio.
- Crear una coalición orientadora: Formar un equipo con el poder suficiente para liderar el cambio.
- Desarrollar una visión y una estrategia: Clarificar hacia dónde se dirige la organización y cómo llegará allí.
- Comunicar la visión del cambio: Utilizar todos los canales posibles para comunicar la nueva visión y estrategia.
- Facultar una base amplia para la acción: Eliminar barreras y empoderar a los empleados para que actúen.
- Generar triunfos a corto plazo: Planificar y crear mejoras visibles y significativas.
- Consolidar las ganancias y generar más cambios: Usar la credibilidad de los primeros triunfos para impulsar más cambios.
- Arraigar los nuevos enfoques en la cultura: Institucionalizar los cambios para que se conviertan en «la forma en que hacemos las cosas aquí».
Profundizando en las Áreas de Intervención
Entendimiento (Base Conceptual Compartida)
Acciones:
- Capacitaciones
- Comunicación estratégica
Liderazgo
El rol del liderazgo es clave para:
- Transmitir la visión sobre la Gestión del Conocimiento.
- Formar equipos de alto rendimiento.
- Inspirar y motivar.
- Generar confianza.
- Mostrar persistencia y sistematicidad.
- Ser asertivo.
- Resolver conflictos de manera efectiva.
Comunicación
Objetivos:
- Transmitir la urgencia del cambio.
- Comunicar la visión del cambio.
- Informar sobre el desarrollo del proceso.
- Alentar a los colaboradores.
- Generar espacios de diálogo para el desarrollo.
- Crear instancias de catarsis y generación de confianza.
Herramientas:
- Comunicación directa cara a cara.
- Redes sociales corporativas.
- Emails y newsletters.
- Páginas web corporativas.
- Pósteres y diarios murales.
- Mensajes en murales.
Cultura Organizacional
Es fundamental alinear la cultura existente con los nuevos valores de colaboración y aprendizaje continuo que requiere la Gestión del Conocimiento.
Política
Objetivos:
- Comprender el escenario político: intereses individuales, grupales y organizacionales.
- Diseñar una estrategia de negociación o anulación de las barreras políticas.
- Establecer alianzas estratégicas.
- Desarrollar «juegos políticos» (según Mintzberg) para gestionar influencias.
Políticas y Prácticas Organizacionales
Objetivos:
- Fortalecer y formalizar el apoyo de la dirección.
- Apoyar la implementación de la Gestión del Conocimiento.
- Institucionalizar la Gestión del Conocimiento en la estructura y los procesos.
Mecanismos:
- Asignación de responsabilidades (persona, unidad, etc.).
- Formalización de procesos de GC.
- Formación en el ámbito de la GC.
- Reconocimientos e incentivos.
- Comunicación de actividades, logros y mensajes de apoyo a la GC.
- Prácticas de apoyo, como el coaching.
Medición de Resultados de la Gestión del Conocimiento
Indicadores de Resultados Directos
- Horas dedicadas a comunidades de práctica.
- Horas de asistencia entre pares.
- Frecuencia de uso de comunidades virtuales.
- Número de proyectos nuevos generados.
- Frecuencia de consulta a las «páginas amarillas».
Indicadores de Resultados Indirectos
- Nivel de innovación.
- Reducción de costos.
- Reducción de tiempos en procesos.
- Mejoramiento de la calidad (satisfacción de clientes, número de reclamos, fallas, etc.).
- Mejoramiento del sistema de toma de decisiones.
- Aumento de la seguridad.
Principales Barreras en el Contexto Chileno
- Desconfianza interpersonal.
- Paternalismo y relaciones laborales verticales.
- Deficiencias en competencias básicas.
- Falta de apoyo de la alta dirección.
- Desconocimiento sobre qué es y cuáles son los objetivos de la Gestión del Conocimiento.
- Ausencia de profesionales preparados en Gestión del Conocimiento.
- Problemas legales o contractuales.
- Vacíos teóricos y falta de modelos acotados y concretos (baja madurez teórica).