Estructura organizativa y flujo de trabajo
Concepto
Estructura organizativa: Son los patrones de diseño para organizar una empresa y cumplir las metas fijadas y lograr objetivos. Son relaciones formales e informales entre personas, y sirven de ayuda a los empleados guiando las relaciones que gobiernan el flujo de trabajo. La organización sirve para proporcionar orden, facilitar el flujo de trabajo, asignar funciones y responsabilidades, evitar conflictos, facilitar la consecución de objetivos (eficacia) y aprovechar mejor los recursos (eficiencia).
Flujo de trabajo
Flujo de trabajo: Formas de organizar tareas para cumplir objetivos. Es una red de flujos tangibles e intangibles que abarcan todos los departamentos/áreas y pueden ser horizontales o verticales. Se produce un movimiento de bienes físicos y de decisiones que se toman para que se pueda producir dicho movimiento. Puede ser de materiales, de información o de decisiones. Está condicionado por la búsqueda de eficiencia, el énfasis en el control, el grado de descripción de los puestos de trabajo y la planificación, que puede ser exhaustiva o laxa.
Tipos de organizaciones
Organización simple
Pequeñas empresas con el dueño como gerente. Son rápidas y flexibles, con coste bajo, decisiones ágiles y relaciones superiores-subordinados cercanas.
Organización por departamentalización
Organización por funciones, producto, territorio o clientes.
Organización matricial
Doble jerarquía. Se forma para un único objetivo con equipos multidisciplinares; exige equilibrio y buena comunicación.
Organización circular
Se coloca en el centro la autoridad máxima y, a partir de ahí, los demás niveles alrededor.
Organización híbrida
Combina características de diferentes tipos organizativos.
Organización trébol
Se compone de cuatro elementos:
- Núcleo de trabajadores: Mejor pagados; alta rotación; reestructuración frecuente y cada vez más pequeño.
- Subcontratas: Tareas no esenciales que se externalizan porque es mejor y más barato fuera; empresas de servicios (brokers).
- Trabajo flexible: Personal parcial o temporal; rápido crecimiento; ampliación de horarios; difícil de gestionar y con coste reducido.
- Clientes: Realizan parte del trabajo.
Organización en red
Basada en subcontrataciones. Es una combinación de trébol + subcontratas + empresas + alianzas. Normalmente está gestionada por una única empresa que da los servicios completos a la organización (seguridad, limpieza, jardinería, etc.).
Análisis de puesto de trabajo
Concepto
Proceso para describir y definir el fin de un puesto de trabajo, sus cometidos y actividades, las condiciones de estas y los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias. Se plasma en el documento de descripción del puesto de trabajo.
Importancia
Permite estructurar la organización, ayuda a definir los puestos de trabajo, facilita comprender cómo se distribuye/asigna la autoridad, facilita la comprensión de las relaciones de dependencia, ayuda a dimensionar el tamaño de la plantilla, permite evaluar el rendimiento individual y sirve de referencia para los que abandonan la empresa.
Tareas
Incluye la descripción del puesto de trabajo, sus características, fines y cometidos; y la especificación de los requisitos: conocimientos, habilidades y aptitudes.
Influencias
Influye en las metas de la organización, la tecnología, la planificación de recursos humanos, reclutamiento y selección, evaluación del rendimiento y formación, sistemas de retribución, planificación de la carrera profesional y gestión de salud e higiene en la empresa.
Descripción de puestos de trabajo
Concepto
Se describe el puesto de trabajo; no debe confundirse con la oferta que aparece en una web o medio. Aquí se analiza lo que sería necesario para el puesto.
Elementos habituales de la descripción
- Denominación del puesto.
- Departamento y división del puesto.
- Fecha del análisis.
- Resumen/objetivo del puesto.
- Requisitos del puesto.
- Tareas y responsabilidades.
- Cometidos principales.
- Competencias.
- Contexto del puesto.
- Supervisión que recibe y ejerce.
Recopilación de datos
Se puede realizar mediante la observación directa, entrevistas, reuniones de expertos, diarios y/o cuestionarios.
Métodos estructurados del análisis del puesto de trabajo
– Centrado en el puesto:
- Análisis funcional.
- Cuestionario de descripción de puestos de la gerencia.
- Método HAY.
- Sistemas matriciales de información.
– Centrado en la persona:
- Cuestionario de análisis de puesto.
- Inventario de elementos del puesto de trabajo.
- Análisis de capacidades físicas.
Método HAY
Compara factores usando información cuantitativa y cualitativa, incluida en la descripción de los puestos. Adapta límites y progresión de los niveles de cada factor a las características específicas. Compara factores comunes a todos los puestos. Utiliza un sistema de cuantificación de factores y uno de control para verificar las valoraciones.
Competencia
Competencia técnica, competencia en planificación/organización/integración y competencia en comunicación e influencia.
Solución de problemas
Marco de referencia y complejidad de situaciones a las que se enfrenta el puesto.
Responsabilidad
Libertad para actuar, naturaleza del impacto y magnitud del mismo.
Sistemas de información de los recursos humanos
Concepto
SIRH (Sistema de Información de Recursos Humanos): Se utiliza para recopilar, almacenar, analizar y recuperar datos. Permite automatizar procesos para mayor rapidez, reducir costes, proporcionar información personalizada y mejorar la respuesta a problemas, lo que se traduce en mayor eficiencia.
Áreas de las aplicaciones cliente/servidor
- Gestión de recursos humanos: Selección, formación, desarrollo y compensación.
- Retribución: Nóminas, deducciones, impuestos, etc.
- Beneficios: Pensiones, mutualidades, seguros y acciones.
Cambios tecnológicos
Las tecnologías permiten cambios mediante Internet, intranet, sistemas de gestión informática (ERP o SAP) y el uso de correo electrónico.