Etapas Finales del Proceso de Selección
El cierre de un proceso de selección de personal comprende las siguientes fases críticas:
- Solicitud de referencias y comprobación de la documentación.
- Ofrecimiento del puesto y formalización de la contratación.
- Reconocimiento médico.
- Incorporación y acogida (incluyendo el plan de acogida, el manual de acogida y la formación inicial).
Solicitud de Referencias
Las referencias son una forma de comprobar la veracidad de la información contenida en el currículum vitae (CV) y resultan muy útiles cuando el candidato ha tenido experiencia laboral previa. La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas entrevistadas para solicitar referencias, de manera confidencial, en anteriores empresas.
Salvo que la persona entrevistada indique lo contrario, no se pedirán referencias a la empresa en la que esté trabajando en la actualidad, sino en aquellas en las que ha trabajado anteriormente. Estas se pueden solicitar por internet, teléfono, por escrito o mediante una visita personal.
Problemas comunes:
- La persona a la que se solicitan las referencias no desea comprometerse y emite un informe aséptico.
- Para ayudar al candidato, se exageran las cualidades de este.
- Si el candidato tuvo algún problema en la empresa anterior, la verdadera causa podría no estar en él, sino en factores ajenos.
Elementos para la Toma de Decisión Final
La decisión final en un proceso de selección puede gestionarse de dos formas principales:
Mediante Empresa Consultora
- Se elabora un informe de valoración final que incluye la actuación y el rendimiento de las candidatas, sus puntos fuertes y débiles, y un resumen de datos personales, académicos y profesionales.
- Normalmente, se presenta a la empresa cliente una terna final de candidaturas.
- Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión definitiva.
Mediante el Departamento de Recursos Humanos (RRHH)
- Se elabora un informe con las candidaturas que se consideran válidas.
- Se presenta una terna final de candidaturas a su cliente interno, quien tendrá que decidir en último lugar, asesorado por el departamento de RRHH.
Oferta del Puesto de Trabajo y Reconocimiento Médico
Oferta del Puesto
La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato sobre las características del puesto: funciones y tareas, duración del contrato, periodo de prueba, horario, vacaciones, retribución, beneficios sociales e incentivos.
Reconocimiento Médico
Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona elegida un reconocimiento médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas necesarias para desempeñar el puesto. Es necesario el consentimiento expreso de la persona elegida. Los problemas de salud que no afecten al desempeño del puesto quedarán bajo secreto profesional. El resultado final será simplemente de apto o no apto.
El Periodo de Prueba
Debe concretarse por escrito con los límites de duración establecidos en los convenios colectivos. En su defecto, no podrá exceder de:
- 6 meses máximo: para quienes cuentan con titulación técnica.
- 2 meses máximo: para el resto del personal.
- 3 meses máximo: en empresas de menos de 25 personas contratadas, para quienes no tienen titulación técnica.
Durante este periodo, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso y sin derecho a indemnización. El trabajador tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de la plantilla.
Incorporación e Integración: El Plan de Acogida
El proceso de selección continúa con la incorporación y adecuada integración en la empresa. Esta situación suele generar incertidumbre en el nuevo empleado.
Elementos del Plan de Acogida
- Acogida por el responsable de RRHH o del departamento correspondiente.
- Información oral sobre la empresa.
- Entrega del manual de acogida.
- Presentación a la dirección.
- Visita al centro de trabajo.
- Presentación al responsable directo.
- Presentación a los compañeros.
- Comunicación oficial de la incorporación (correo electrónico o intranet).
- Información sobre riesgos laborales y normas de seguridad.
- Designación de un tutor o persona responsable.
- Formación inicial.
Contenido del Manual de Acogida
- Bienvenida: Saludo de la dirección.
- Información Corporativa: Historia, misión, visión, organigrama, sucursales, tamaño de plantilla, clientes y proveedores.
- Marco Legal: Legislación aplicable, convenio colectivo y prevención de riesgos laborales.
- Plan de Autoprotección: Instrucciones en caso de accidentes o siniestros.
- Condiciones Laborales: Jornada, descansos, horario, vacaciones y permisos.
- Políticas de RRHH: Prestaciones sociales (seguros, planes de pensiones, guarderías), carrera profesional (promoción, formación), medidas de conciliación y actividades sociales.
Gestión del Expediente Personal
El expediente personal es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador.
Componentes del Expediente
- Carátula o contenedor: Soporte físico o digital donde se guarda el expediente.
- Documentación: Los diferentes documentos que lo integran.
- Extracto: Relación de los documentos que constan en el expediente.
Documentación Específica
- Relativa a la incorporación: Carta de presentación, currículum, ficha de datos personales, copia del contrato y vida laboral.
- Relativa a formación y desarrollo: Cursos realizados (internos y externos), informes de desempeño, amonestaciones y sanciones.
Actualización: Los expedientes deben actualizarse ante prórrogas, cambios de contrato, ascensos, excedencias o cambios en la situación familiar.
Conservación de Documentos y Plazos Legales
- Legislación Laboral: Mínimo de 4 años (contratos, afiliación a la Seguridad Social, partes de alta/baja, nóminas y boletines de cotización).
- Legislación Fiscal: 4 años desde la liquidación de impuestos (documentos justificativos de gastos deducibles).
- Código de Comercio: 6 años desde el cierre del ejercicio contable.
- Otras normas: Plazos mayores en caso de subvenciones vinculadas al salario.
Protección de Datos Personales (LOPDGDD)
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales reconoce el derecho fundamental a la protección de datos y la capacidad de las personas para decidir sobre ellos. Datos como el nombre, NIF, dirección, número de Seguridad Social o matrícula identifican a una persona directa o indirectamente.
Obligaciones de las Empresas
- Informar: Derecho a conocer si los datos serán incluidos en un fichero y su tratamiento.
- Pedir el consentimiento: El tratamiento de datos requiere la autorización de la persona afectada.
- Calidad de datos: Deben ser adecuados a la finalidad de su recogida.
- Garantizar derechos: Acceso, rectificación, supresión (olvido), oposición, limitación del tratamiento y portabilidad.
- Deber de secreto profesional: Obligación que subsiste incluso tras finalizar la relación laboral.
- Medidas de seguridad: Implementación de medidas técnicas y organizativas basadas en un análisis de riesgos previo.
Medidas de Seguridad Específicas
Medidas Técnicas
- Identificación de usuarios: Perfiles distintos y uso de contraseñas seguras.
- Salvaguarda: Sistemas actualizados, antivirus, firewall y copias de seguridad periódicas.
Medidas Organizativas
- Confidencialidad: Impedir el acceso a personas no autorizadas.
- Almacenamiento seguro: Custodia de documentos en papel y soportes electrónicos.
- Destrucción segura: Garantizar la eliminación total de la información al desechar soportes.
Gestión y Ciclo Vital de la Documentación
Las empresas establecen procedimientos para ordenar los expedientes (normalmente por departamentos y cronológicamente).
Ciclo Vital de los Archivos
- Archivo de Gestión (del departamento): Documentación actual de uso frecuente.
- Archivo Intermedio: Documentación de personal que ha finalizado su relación o cuya vigencia jurídica ha expirado, pero requiere consulta esporádica.
- Archivo Histórico: Memoria histórica de la empresa. Se recomienda la digitalización.
Expurgo: Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo o probatorio.
Responsabilidades del Personal de Gestión
- Deber de Confidencialidad: El personal que trata datos debe guardar confidencialidad, a menudo reforzada por una cláusula contractual cuyo incumplimiento acarrea sanciones.
- Deber de Secreto Profesional: Obligación de quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de datos, que persiste tras finalizar su relación con el responsable del fichero.