Fundamentos de Costos y Presupuestos para la Gestión Empresarial

Conceptos Fundamentales en Contabilidad de Costos

En el ámbito de la gestión empresarial, es crucial comprender la diferencia entre diversos términos financieros:

• Costo: Es el recurso económico que se entrega o se utiliza para obtener bienes o servicios.
• Gasto: Es un costo que ya ha generado un beneficio y que ha sido consumido en el tiempo.
• Ingresos: Representan el dinero obtenido por la venta de productos o la prestación de servicios.
• Pérdidas: Se refieren a situaciones donde los bienes o servicios pierden su valor sin haber generado ningún tipo de utilidad o beneficio.

Elementos del Costo de un Producto

Los costos de un producto se componen de tres elementos principales:

1. Materiales

   Son los insumos fundamentales utilizados durante el proceso productivo. Estos se convierten en productos terminados al incorporarse con la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

   • Materiales Directos: Son aquellos que pueden identificarse fácilmente como parte esencial del producto final. Ejemplo: La madera cortada usada para fabricar un mueble.
   • Materiales Indirectos: Se utilizan en el proceso de producción, pero no se pueden asociar directamente con un producto específico. Ejemplo: El pegamento utilizado en el ensamblaje del mueble.

2. Mano de Obra

   Se refiere al trabajo físico o intelectual que se aplica en el proceso de producción de un bien. Este trabajo genera un costo que puede clasificarse en dos tipos:

   • Mano de Obra Directa: Es el trabajo directamente relacionado con la transformación del producto final. Ejemplo: Los operadores que manejan las máquinas en una planta de producción.
   • Mano de Obra Indirecta: Incluye al personal que participa en la producción, pero cuyo trabajo no se puede asociar directamente a un producto específico. Ejemplo: Los supervisores de planta.

3. Costos Indirectos de Fabricación (CIF)

   Son los gastos relacionados con la producción que no se pueden asociar directamente a un producto específico. Incluyen materiales indirectos, mano de obra indirecta y otros costos generales necesarios para el proceso de fabricación.

Clasificación de los Costos

Los costos pueden clasificarse de diversas maneras, según su relación con la producción, el volumen o la capacidad de asociación:

1. En Relación con la Producción

   Se refiere a los componentes del costo de un producto y está vinculada directamente con los objetivos fundamentales de la planificación y el control del proceso productivo.

   • Costos Primos: Materiales Directos + Mano de Obra Directa
   • Costos de Conversión: Mano de Obra Directa + Costos Indirectos de Fabricación

2. En Relación con el Volumen

   Los costos varían según el nivel de producción o actividad de la empresa. Dependiendo de cómo se comporten frente a los cambios en el volumen, se clasifican en:

   • Costos Variables: Aumentan o disminuyen en proporción directa al volumen de producción. Ejemplo: Materia prima; si produces más, consumes más.
   • Costos Fijos: Permanecen constantes, sin importar cuánto se produzca. Ejemplo: Alquiler de la planta, sueldos administrativos.
   • Costos Mixtos: Combinan elementos fijos y variables. Tienen una parte fija que se paga siempre, y una parte variable que cambia con la producción. Ejemplo: Servicios públicos con tarifa base y cobro por consumo adicional.

3. En Relación con la Capacidad para Asociar Costos

   Se refiere a qué tan fácilmente un costo puede vincularse con un producto, departamento o proceso específico. Se divide en:

   • Costos Directos: Son aquellos que pueden identificarse y asignarse directamente a un objeto de costo específico (producto, área o proyecto). Ejemplo: El cuero utilizado en la fabricación de carteras de cuero.
   • Costos Indirectos: Son compartidos por varios productos o áreas, por lo que no se pueden atribuir fácilmente a uno en particular. Ejemplo: La luz de la fábrica.

Costeo por Absorción y Costeo Directo o Variable

Existen dos métodos principales para el costeo de productos:

1. Costeo por Absorción

   Este método incluye todos los costos de producción en el costo del producto, tanto fijos como variables, ya que ambos son necesarios para fabricar. Se basa en que los ingresos deben cubrir todos los costos para asegurar la continuidad del negocio. Distingue entre:

   • Costos de Fabricación: Que se asignan al producto.
   • Costos del Período: Como ventas o administración, que se reconocen como gasto en el momento.

2. Costeo Directo o Variable

   Este método considera solo los costos variables como parte del costo del producto. Los costos fijos de producción se relacionan con la capacidad instalada y no cambian con el volumen producido, por eso se registran como gastos del período y no se asignan al producto. La idea es que solo los costos que cambian con la producción (como materia prima o energía) deben formar parte del costo unitario.

Diferencias entre Costeo por Absorción y Costeo Directo

Las principales diferencias entre ambos métodos son:

1. Tratamiento de los Costos Fijos:
   • Costeo por Absorción: Incluye los costos fijos de producción como parte del costo del producto.
   • Costeo Variable: Considera los costos fijos como gastos del período, no los asigna a las unidades producidas.
2. Valoración de Inventarios:
   • Absorción: Los inventarios incluyen costos variables y fijos.
   • Variable: Solo se consideran costos variables en los inventarios.
3. Presentación del Estado de Resultados:
   • Absorción: Se basa en la función (costos de producción y no producción).
   • Variable: Se estructura según el comportamiento del costo (variables vs. fijos), destacando el margen de contribución.
4. Efecto en las Utilidades según Producción y Ventas:
   • Si ventas > producción, la utilidad será mayor con costeo variable.
   • Si producción > ventas, la utilidad será mayor con costeo por absorción.
   • Si ventas = producción, la utilidad será igual en ambos métodos.
5. Aplicación:
   • Costeo Variable: Se enfoca en la toma de decisiones internas y el análisis del margen de contribución.
   • Costeo por Absorción: Es el método requerido para fines financieros externos (como reportes contables o tributarios).
6. Supuestos del Costeo Variable:
   • Supone una separación clara entre costos fijos y variables.
   • Los precios, costos variables por unidad y costos fijos se consideran constantes dentro de un rango de actividad.

El Presupuesto

El presupuesto es una herramienta financiera que permite planificar y controlar las actividades de una empresa. Su origen proviene del término “presuponer”, que implica anticiparse a una situación. A través del presupuesto, se fijan objetivos, se define un plan de acción y se coordina a toda la organización para lograr las metas propuestas. Está expresado en términos económicos y debe cumplirse en un tiempo determinado, usualmente un año, bajo condiciones previamente establecidas.

1. Funciones del Presupuesto

   • Control financiero: Permite supervisar y regular los recursos económicos de la empresa.
   • Evaluación del desempeño: Compara los resultados reales con lo planificado para medir el rendimiento.
   • Detección de desviaciones: Identifica logros y fallas, facilitando la toma de acciones correctivas.
   • Fijación de metas y coordinación: Establece objetivos medibles en el tiempo, promoviendo la colaboración entre áreas, optimizando recursos y reduciendo costos innecesarios.

2. Importancia de los Presupuestos

   • Reducción de riesgos: Permiten anticipar y minimizar los riesgos en las operaciones empresariales.
   • Revisión estratégica: Funcionan como una herramienta para evaluar y ajustar las políticas y estrategias de la organización.
   • Medición financiera: Traducen los planes de acción en cifras concretas, facilitando la toma de decisiones y el control de recursos.

3. Objetivos de los Presupuestos

   • Planificación global y organizada: Permiten estructurar de manera integral todas las actividades de la empresa dentro de un período específico.
   • Medición y control de resultados: Facilitan la evaluación de los logros tanto en términos cuantitativos (números) como cualitativos (calidad y eficiencia).
   • Asignación de responsabilidades: Establecen compromisos claros por área o departamento para asegurar el cumplimiento de las metas planteadas.

4. Requisitos para un Buen Presupuesto

   • Conocimiento profundo de la empresa: Es necesario comprender sus estrategias, políticas y planes para proyectar correctamente.
   • Organización adecuada: La estructura interna debe estar preparada para ejecutar el plan presupuestado.
   • Definición del período presupuestal: Se debe establecer claramente el tiempo que abarcará el presupuesto (por ejemplo, anual, semestral).
   • Dirección y control claros: Es fundamental establecer quién liderará el proceso y cómo se supervisará su cumplimiento.
   • Compromiso del equipo: Tanto la alta dirección como los colaboradores deben estar involucrados y apoyar el proceso presupuestal.

5. Clasificación de los Presupuestos según el Campo de Aplicación

   Los presupuestos pueden clasificarse de acuerdo con las áreas operativas y económicas de la empresa. Entre ellos se encuentran:

   • Presupuesto de Ventas: Estima las ventas previstas en un período.
   • Presupuesto de Producción: Proyecta la cantidad de productos a fabricar para satisfacer la demanda.
   • Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM): Determina los materiales necesarios para cumplir con la producción.
   • Presupuesto de Mano de Obra (PMO): Calcula el personal y horas de trabajo requeridas para la producción.
   • Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación: Proyecta gastos como mantenimiento, energía y supervisión.
   • Presupuesto de Gastos de Administración: Estima los costos administrativos generales (sueldos, servicios, etc.).
   • Presupuesto de Gastos de Comercialización: Incluye los gastos en ventas, publicidad y distribución.
   • Presupuesto de Compras: Establece las cantidades y costos de los materiales o productos a adquirir.
   • Presupuesto de Costo de Producción: Integra los costos directos e indirectos necesarios para producir.
   • Presupuesto de Flujo de Efectivo: Proyecta ingresos y egresos de dinero, permitiendo controlar la liquidez.
   • Presupuesto Maestro: Es la consolidación de todos los presupuestos anteriores; brinda una visión general de la empresa.

¿Por qué fracasan los presupuestos?

Los presupuestos pueden fracasar por diversas razones, entre las que destacan:

• Análisis superficial de resultados: Cuando se evalúan únicamente las cifras finales sin considerar las causas o factores internos que los generaron.
• Falta de claridad en responsabilidades: Si no se definen bien los roles de cada área o los encargados no comprenden su función dentro del plan.
• Débil soporte contable: Cuando no se cuenta con un sistema contable confiable y transparente que respalde la información financiera.
• Incumplimiento de políticas: Si las áreas no respetan las normas y directrices establecidas por la empresa.

El Presupuesto Maestro

El presupuesto maestro, también llamado “presupuesto de presupuestos”, es un plan integral que reúne y coordina todos los presupuestos operativos y financieros de la empresa. Representa la guía principal para un período anual y abarca todas las áreas clave, sirviendo como base para la toma de decisiones. A diferencia de los presupuestos operativos que pueden ser trimestrales o mensuales, este cubre todo el año y se vincula con las proyecciones estratégicas a largo plazo.

Componentes del Presupuesto Maestro

El Presupuesto Maestro se compone de dos grandes partes:

1. Presupuesto Operativo

   Incluye las actividades relacionadas con la operación diaria de la empresa. Entre sus elementos están:

   • Presupuesto de Ventas
   • Presupuesto de Producción
   • Presupuesto de Requerimiento de Materiales (PRM)
   • Presupuesto de Mano de Obra Directa (PMO)
   • Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación
   • Presupuesto de Gastos de Administración y Ventas
   • Presupuesto de Compras

2. Presupuesto Financiero

   Refleja el impacto económico de los presupuestos operativos. Incluye:

   • Presupuesto de Inversiones
   • Presupuesto de Flujo de Efectivo (Tesorería)
   • Presupuesto de Estado de Resultados Proyectado
   • Presupuesto del Balance General Proyectado

Presupuesto Operativo + Presupuesto Financiero = Presupuesto Maestro

Este conjunto proporciona una visión completa y coordinada del plan anual de la empresa.

Detalle del Presupuesto Operativo

A continuación, se describen los presupuestos clave que conforman el Presupuesto Operativo:

• Presupuesto de Ventas

  Es el punto de partida del proceso presupuestal. Para elaborarlo, se necesita estimar:

  • La cantidad de unidades que se espera vender.
  • El precio de venta por unidad.

  Con estos datos, no solo se proyectan los ingresos por ventas, sino que también se puede elaborar el presupuesto de cuentas por cobrar, lo cual es clave para construir el presupuesto de caja. Para ello, es fundamental tener claras las políticas de cobro de la empresa.

• Presupuesto de Producción

  Este presupuesto se basa en el presupuesto de ventas y en los niveles deseados de inventarios (inicial y final). Su objetivo es determinar cuántas unidades deben producirse.

  Fórmula: Presupuesto de Producción (unidades) = Presupuesto de Ventas (unidades) + Inventario Final Deseado (unidades) – Inventario Inicial Estimado (unidades)

• Presupuesto de Compras de Materiales Directos

  Este presupuesto determina cuánto material debe comprarse para cubrir la producción planificada. Para elaborarlo se requiere:

  • El presupuesto de producción en unidades.
  • La cantidad de material directo necesario por unidad producida.
  • El inventario final deseado y el inventario inicial estimado de materia prima.
  • El precio de compra por unidad de material.

  Con estos datos se calcula cuánto material se necesita adquirir. Además, esta información sirve de base para elaborar el presupuesto de cuentas por pagar, considerando las políticas de pago a proveedores.

• Presupuesto de Pago del IGV

  Muchas empresas incluyen el cálculo del IGV en su presupuesto de flujo de caja, ya que este impuesto debe pagarse mensualmente. El monto a pagar se determina así:

  IGV por pagar = IGV de ventas – IGV de compras

  • Si el resultado es positivo, hay una obligación de pago a la SUNAT, que se realiza el mes siguiente.
  • Si el resultado es negativo, no se realiza ningún pago. Ese saldo se considera un crédito fiscal, que podrá ser usado en períodos futuros a favor de la empresa.

• Presupuesto de Consumo de Materiales

  Este presupuesto calcula el valor de los materiales directos que se utilizarán en la producción. Para elaborarlo, se requiere:

  • El presupuesto de materiales requeridos para la producción, expresado en unidades.
  • El precio de compra por unidad de material.

  Multiplicando ambos datos se obtiene el valor total del consumo de materiales, el cual es clave para estimar los costos de producción.

• Presupuesto de Mano de Obra Directa

  Este presupuesto estima el costo de la mano de obra directamente involucrada en la producción. Para su cálculo se necesita:

  • El presupuesto de producción en unidades.
  • Las horas de trabajo requeridas por unidad y la tarifa por hora.
  • Los aportes obligatorios (como Essalud 9%) y las deducciones (como ONP 13% o AFP).

  Los aportes y deducciones generados deben ser considerados como pagos a realizar en el mes siguiente.

• Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricación (CIF)

  Este presupuesto calcula los gastos necesarios para sostener la producción, que no pueden asociarse directamente a un producto específico. Incluye costos como: alquileres, seguros, sueldos de mano de obra indirecta, energía, depreciación, mantenimiento y servicios.

  Es importante tener en cuenta que algunos conceptos como la depreciación impactan este presupuesto, pero no afectan el flujo de caja, ya que no implican un desembolso de dinero.

  Para su elaboración, este presupuesto reúne los costos necesarios para sostener la producción que no pueden ser asignados directamente a un producto específico. Se requiere:

  • El presupuesto de consumo de materiales directos (MPD).
  • El presupuesto de mano de obra directa (MOD).
  • El presupuesto de los costos indirectos de fabricación (CIF).

  Con esta información y conociendo las unidades producidas, la empresa podrá calcular el costo unitario de producción, útil para valorar inventarios y analizar la rentabilidad.

Costo Operativo

El costo operativo son los gastos que una empresa debe cubrir para funcionar diariamente, excluyendo los costos vinculados directamente con la producción de bienes o servicios. Estos costos se dividen en dos tipos:

• Fijos: No cambian con el nivel de actividad (ej. alquiler, sueldos administrativos).
• Variables: Fluctúan según el volumen de operaciones (ej. comisiones, servicios públicos).

¿Qué comprende el Costo Operativo?

El costo operativo incluye todos los gastos necesarios para que una empresa funcione, sin tomar en cuenta los directamente relacionados con la producción. Entre ellos se encuentran:

• Gastos de administración: Sueldos del personal administrativo, servicios, papelería, entre otros.
• Gastos de ventas y marketing: Publicidad, promociones, comisiones de vendedores, campañas digitales, etc.
• Gastos de servicios generales: Mantenimiento, limpieza, seguridad, consumo de agua y energía.
• Gastos financieros: Intereses de préstamos, comisiones bancarias y otros costos relacionados con el manejo financiero.
• Gastos en investigación y desarrollo: Inversión en nuevas tecnologías, innovación, mejoras de productos y procesos.

Presupuesto Financiero

El presupuesto financiero es crucial para la proyección de la salud económica de la empresa.

Proyección de los Estados Financieros (EEFF)

La base para proyectar los estados financieros es el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas, ya que muestra la rentabilidad de la empresa. Dentro de este proceso, el presupuesto de ventas es clave, pues influye directamente en los demás presupuestos. Este presupuesto contempla:

• Ventas de equilibrio: Nivel mínimo necesario para no generar pérdidas.
• Ventas esperadas: Estimación realista según el comportamiento del mercado.
• Ventas proyectadas: Pronóstico futuro en base a análisis y objetivos estratégicos.

Proyectar las Ventas

Para estimar las ventas futuras, es fundamental considerar el tipo de producto, la ubicación del mercado, la densidad de clientes y los patrones estacionales de consumo. Por ejemplo, una tienda puede tener mayor demanda en mayo por el Día de la Madre, mientras que una librería incrementa sus ventas a inicios del año escolar. Por eso, es clave analizar los históricos de ventas para identificar:

• Tendencias de crecimiento o caída.
• Meses de alta y baja demanda.
• Factores que explican esas variaciones.

Factores Clave para la Proyección de Ventas:

1. Análisis del Mercado: Es fundamental evaluar el entorno económico actual (recesión o crecimiento), el poder adquisitivo de los consumidores, la inflación y las tasas de interés. También se debe analizar a la competencia para conocer nuestra posición en el mercado.
2. Proyección de Marketing: Implica diseñar estrategias para llegar al público objetivo y estimar cuántos clientes se planea alcanzar con las campañas.
3. Determinación del Precio: El precio proyectado dependerá de factores como:
   • La aceptación del producto por parte del mercado.
   • El nivel de competencia.
   • La diferenciación o valor agregado del producto.

Cuentas que Impactan el Estado Financiero Presupuestado

Diversas cuentas contables tienen un impacto directo en la elaboración de los estados financieros proyectados:

• Cuentas por Cobrar: Se deben considerar las ventas a crédito, posibles incobrables, políticas de crédito y cobranza, plazos, y descuentos ofrecidos. Todo esto afecta los ingresos esperados.
• Cuentas por Pagar: Al aumentar las compras para cumplir con mayores ventas, las cuentas por pagar también aumentan. Se relacionan directamente con el manejo de inventarios y la planificación de pagos a proveedores.
• Inventarios: Su nivel depende de la política de la empresa. Algunas lo ajustan según ventas proyectadas; otras mantienen un inventario de seguridad.
• Gastos Financieros: Si hay necesidad de financiamiento, los intereses generados se deben proyectar como gasto en el Estado de Resultados. El pago de capital se refleja en el flujo de caja, pero no en el estado de resultados.
• Gastos Operativos: Incluyen gastos de administración y ventas. Estos pueden dividirse en:
  • Fijos: Se mantienen constantes mensualmente (aunque pueden aumentar por decisiones específicas).
  • Variables: Cambian en función de las ventas o la producción.