Estructura de una Empresa
La estructura de una empresa define cómo están dispuestos y organizados sus elementos para lograr los objetivos corporativos. En las organizaciones, se distinguen dos tipos principales:
- Organización formal: Las empresas ajustan con exactitud cada uno de los elementos que forman parte de la compañía.
- Organización informal: Surge de manera espontánea a través de las relaciones personales entre los miembros de la plantilla.
Departamentalización de una Empresa
La departamentalización consiste en definir la estructura formal de la empresa por departamentos y puestos de trabajo, estableciendo las relaciones jerárquicas entre ellos. Se basa en la división del trabajo, asignando a cada miembro del personal una tarea determinada.
Criterios para organizar los departamentos
- Por productos o servicios: Según la oferta de la empresa.
- Funcional: Según las funciones a desarrollar.
- Por proceso de fabricación: Según los procesos de producción.
- Territorial: Según las áreas geográficas de actuación.
Departamentos funcionales
- Compras/Aprovisionamiento: Gestión de ofertas, proveedores y almacenamiento.
- Ventas/Comercialización: Estudio de mercado, publicidad y atención al cliente.
- Financiero: Inversión, financiación, cobros y pagos.
- Administración/Contabilidad: Registros, contabilidad e informes.
- Sanitaria/Servicio médico (Staff): Seguridad, higiene y control de absentismo.
- Recursos Humanos: Selección, contratación y retribuciones.
- Diseño/Técnico: Investigación de materiales y aspectos técnicos.
- Producción: Fabricación y transformación.
- Jurídico/Legal (Staff): Asesoría legal y contratos.
Organigramas
Es la representación gráfica de la organización formal. Contiene flujos de comunicación, relaciones jerárquicas, funciones y cargos.
Modelos de organización
- Jerárquica: Centralizada y directa, con líneas de comunicación estrictas.
- Funcional: Varios superiores especializados en diferentes funciones.
- Mixta (Jerárquico-funcional): Estructura jerárquica con unidades de apoyo especializadas (staff).
Gestión de la Información
La información es un recurso valioso para la toma de decisiones. Se compone de usuarios (quien recibe), soportes (medios técnicos) e información (datos estructurados).
Fuentes de información
- Internas: Generadas dentro de la empresa (ej. facturación).
- Externas: Provienen del exterior (ej. estudios de mercado).
- Primarias: Datos obtenidos para una investigación concreta.
- Secundarias: Datos ya existentes (ej. Registro Mercantil).
Proceso de Comunicación
La diferencia clave entre información y comunicación es el feedback (respuesta). La comunicación requiere retroalimentación para establecerse.
Elementos de la comunicación
- Emisor: Transmite el mensaje.
- Mensaje: Contenido.
- Receptor: Destinatario.
- Contexto: Situación.
- Código: Señales o símbolos.
- Canal: Medio físico.
Comunicación Interna y Externa
La comunicación interna se divide en flujos lineales, de staff y funcionales. Sus direcciones son:
- Descendente: Instrucciones y procedimientos.
- Horizontal: Coordinación y trabajo en equipo.
- Ascendente: Feedback y clima organizacional.
La comunicación externa busca proyectar la imagen corporativa mediante publicidad, relaciones públicas, venta personal, marketing directo y promoción de ventas.
Comunicación Efectiva y Barreras
Para que la comunicación sea efectiva debe ser precisa, relevante, oportuna y veraz. Sin embargo, existen barreras que la dificultan:
- Ambientales: Entorno físico incómodo.
- Verbales: Forma de hablar o idioma.
- Interpersonales: Suposiciones, prejuicios y percepciones subjetivas.