Introducción a la Organización
La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los seres humanos se han visto obligados a colaborar para obtener sus fines personales, debido a sus limitaciones físicas, biológicas, sociológicas y sociales.
Definición de Organización
- Eugenio Sixto Velasco: Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.
- Isaac Guzmán V.: Es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Importancia de la Organización
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
- Carácter continuo: Jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).
- Medio de logro: Es el vehículo a través del cual se establece la mejor manera de alcanzar los objetivos del grupo social.
- Eficiencia: Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
- Optimización: Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades.
- Claridad: Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.
Principios para una Organización Racional
- Del objetivo: Todas las actividades deben relacionarse con los propósitos de la empresa.
- Especialización: El trabajo debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
- Jerarquía: Establecimiento de centros de autoridad para la comunicación y el cumplimiento de planes.
- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario.
- Unidad de mando: Cada función debe tener un solo jefe; los subordinados no deben reportar a más de un superior.
- Difusión: Las obligaciones, autoridad y responsabilidad deben estar por escrito y a disposición de los miembros.
- Amplitud o tramo de control: Límite en el número de subordinados que un ejecutivo puede supervisar eficientemente.
- De la coordinación: Las unidades de una organización deben mantenerse siempre en equilibrio.
- Continuidad: La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse al entorno.
Técnicas de Organización
- Organigramas: Representaciones gráficas de la estructura formal. Revelan la división de funciones, niveles jerárquicos, líneas de autoridad y canales de comunicación. Se clasifican por su objetivo (estructurales, funcionales, especiales), área (generales, departamentales) y contenido (esquemáticos, analíticos).
- Manuales: Documentos detallados que contienen información ordenada y sistemática sobre la organización.
- Diagramas de flujo: Representación gráfica que muestra la sucesión de pasos de un procedimiento.
- Diagramas de distribución del trabajo: Analizan los puestos de un departamento para mejorar la división de funciones en grupos de 5 a 15 personas.
- Análisis de puestos: Clasificación pormenorizada de las labores, características, conocimientos y actitudes requeridas para una unidad de trabajo.
Tipos de Organización
Organización Lineal o Militar
La autoridad se concentra en una sola persona. Ventajas: Facilidad en la toma de decisiones y disciplina. Desventajas: Rigidez y falta de especialización.
Organización Funcional o de Taylor
Divide el trabajo para lograr la máxima especialización. Ventajas: Alta eficiencia y división planeada. Desventajas: Dificultad para fijar responsabilidad y violación de la unidad de mando.
Organización Lineo-Funcional
Combina la lineal y la funcional. Es el modelo más utilizado actualmente al aprovechar la especialización y mantener una autoridad clara.
Organización Staff
Proporciona asesoría experta sin autoridad de línea. Ventajas: Conocimiento especializado. Desventajas: Posible confusión si no se definen bien los deberes.
Organización por Comités
Asigna asuntos a un grupo para decisión conjunta. Ventajas: Soluciones efectivas y compartidas. Desventajas: Lentitud en la toma de decisiones.
Organización Matricial
Combina departamentalización por productos y funciones. Ventajas: Mejora la comunicación y el intercambio de experiencias. Desventajas: Confusión de mando y posibles luchas de poder.