Manual de Procedimientos Financieros
Este documento establece los procedimientos financieros clave para la empresa XXX, con el objetivo de fortalecer la gestión administrativa y financiera, optimizando el uso y la aplicación de la normativa vigente.
Departamento de Presupuesto
Objetivo General
Prescribir el tratamiento financiero del área de presupuesto de la empresa XXX, encaminado a fortalecer los procesos administrativos y financieros, organizando el uso y la aplicación del presente manual y la normativa vigente aplicable.
Objetivos Específicos
- Describir los procesos y procedimientos financieros que actualmente son responsabilidad del área de presupuesto.
- Definir directrices y políticas que normen la administración presupuestaria.
- Controlar la ejecución correcta de las disposiciones del plan estratégico institucional en cuanto a la variación de las principales cuentas del balance.
Alcance
Identificar, establecer y divulgar, mediante la presente herramienta, los procedimientos de forma articulada con los actores involucrados en el proceso presupuestario. Esto permitirá a la gestión de la empresa XXX transformarse en una organización sistemática, eficiente y eficaz, así como velar por una implementación con calidad mediante la construcción de indicadores y la identificación de los riesgos dentro de los procedimientos para el cumplimiento de su objetivo.
Responsable del Manual
Gerente Financiero
Actividades
- Preparar y coordinar los presupuestos de las operaciones corrientes, así como de inversión y financiación a largo plazo. (Jefe de Presupuesto)
- Captar recursos procedentes del mercado financiero. (Auxiliar Financiero)
- Fijar la política de dividendos y autofinanciación, así como el diseño de las políticas de crecimiento a largo plazo de la empresa. (Coordinador de Contabilidad)
- Configurar las condiciones financieras de compra y venta, así como la política de cobros y pagos y las relaciones financieras con terceros. (Jefe de Presupuesto)
- Administrar los fondos líquidos. (Coordinador de Contabilidad)
- Actualizar los sistemas contables y llevar un óptimo control del presupuesto de la empresa. (Auxiliar Financiero)
- Elaborar informes y reportes derivados de las funciones del área de presupuesto. (Auxiliar Financiero)
Diagrama de Flujo
(Espacio para el diagrama de flujo del Departamento de Presupuesto)
Departamento de Contabilidad
Objetivo General
Proporcionar a la Dirección General de Finanzas y al personal que labora en el mismo departamento las guías necesarias para el cumplimiento de sus funciones, cuyo fin es brindar la facilidad de conocer sus responsabilidades, derechos y la ubicación de cada uno de los puestos dentro de la organización, todo esto dentro del área de contabilidad y sus respectivas dependencias.
Objetivos Específicos
- Conocer las diferentes funciones que se están llevando a cabo dentro del área de contabilidad con sus respectivos responsables, la misma que a su vez depende netamente del departamento financiero.
- Establecer una representación gráfica de las funciones existentes para que exista una interpretación directa y concisa por parte de los usuarios del presente manual.
- Saber cuál es el alcance del presente manual, estableciendo los puntos claros para una buena interpretación.
Alcance
Se basa en identificar, establecer y divulgar los procedimientos de forma secuencial con los responsables involucrados en el área de contabilidad, lo que permitirá mantener una referencia para la empresa XXX en la ejecución de sus operaciones.
Responsable
Contador
Actividades
- Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema contable facilite el reconocimiento de ingresos, costos y gastos. (Jefe Administrativo Financiero)
- Mantener el sistema contable en óptimas condiciones. (Analista Contable)
- Emitir las principales políticas contables. (Director General de Área)
- Controlar el movimiento de cada una de las cuentas contables. (Analista Contable)
- Registrar y controlar los recursos financieros. (Director General de Área)
- Mantener actualizado el catálogo de cuentas. (Director General de Área)
- Realizar los respectivos cierres contables. (Contador)
Diagrama de Flujo
(Espacio para el diagrama de flujo del Departamento de Contabilidad)
Departamento de Tesorería
Objetivo General
Prescribir el tratamiento financiero del área de tesorería de la empresa XXX, encaminado a fortalecer los procesos administrativos y financieros, garantizando el uso y la aplicación del presente manual y la normativa vigente aplicable.
Objetivos Específicos
- Describir los procesos y procedimientos financieros que son responsabilidad del área de tesorería.
- Definir directrices y políticas que normen la administración de tesorería.
- Controlar la ejecución correcta de las disposiciones del plan estratégico institucional en cuanto a la variación de las principales cuentas del balance.
Alcance
Identificar, establecer y divulgar, mediante la presente herramienta, los procedimientos de forma articulada con los actores involucrados en el proceso de tesorería. Esto permitirá a la gestión de la empresa XXX transformarse en una organización sistemática, eficiente y eficaz, así como velar por una implementación con calidad mediante la construcción de indicadores y la identificación de los riesgos dentro de los procedimientos para el cumplimiento de su objetivo.
Responsable
Técnico de Tesorería
Actividades
- Recibir el expediente de pago conteniendo la documentación de soporte, incluyendo el diario contable o de gasto. (Técnico de Tesorería)
- Operar en el módulo ejecutivo pagos a beneficiarios o ejecución de pagos contables del sistema, según sea el caso. (Técnico de Tesorería)
- Seleccionar la forma de pago, eligiendo cheque o transferencia y la cuenta bancaria de donde se realiza el pago a proveedores o fondo rotativo. (Técnico de Tesorería)
- Si es transferencia, imprimir el respaldo y realizar el respectivo registro según lo establecido por la cooperativa. Si es cheque, imprimir el soporte del cheque, continuar con el procedimiento y conectar con la actividad siguiente. (Técnico de Tesorería)
- Imprimir el cheque y trasladarlo conjuntamente con la documentación de respaldo, y enviarlo al encargado para revisión y firmas conjuntas. (Técnico de Tesorería)
- Recibir el cheque con documentación de soporte y firma autorizada; posteriormente, pasarlo al cierre financiero para asignación de clave. (Gerente)
- Recibir y asignar clave de pago proporcionada por el banco del sistema (si aplica); trasladar al área de tesorería. (Director Financiero)
Diagrama de Flujo
(Espacio para el diagrama de flujo del Departamento de Tesorería)