El Proceso de Compra: Función Estratégica y Ventajas Competitivas
La empresa productiva se concibe como un sistema que transforma unos factores productivos (materias primas, inversiones, mano de obra) en unos determinados productos finales o servicios, mediante la acción de la dirección.
Uno de los objetivos de la función de compra es tener los productos disponibles en la cantidad requerida, en el momento adecuado, de la calidad necesaria y al mejor precio posible.
Una buena gestión de compras afecta a:
- La calidad y seguridad del servicio a los clientes (material no defectuoso).
- El coste de los materiales.
- La financiación obtenida de los proveedores (condiciones de pago).
Una buena gestión de compras contribuye al beneficio de la empresa actuando de manera simultánea en 3 frentes:
- Bajando el coste total que representan las compras.
- Reduciendo costes operacionales en la compra.
- Bajando los costes relacionados con las existencias.
Fases del Proceso de Compras
El proceso de compras generalmente se divide en las siguientes fases:
Inicio del Proceso
Implica el conocimiento del mercado y la valoración de las necesidades y condiciones para su satisfacción.
Conocimiento del Mercado
Para conocer el mercado, hay que analizar la información relativa a la producción, distribución y venta de un determinado material, con el fin de saber la política de compras que debe seguir la empresa.
Fuentes de información:
- Internet
- Organismos oficiales
- Asociaciones empresariales
- Prensa especializada
- Ferias
Valoración de Necesidades
Información referida a qué comprar, cuándo solicitar el pedido, qué cantidad comprar, a qué precio y qué calidad exigimos.
El departamento de compras recibe las solicitudes, identifica el tipo de material y procede a su revisión y clasificación de las prioridades.
Preparación de la Compra
Incluye la petición de ofertas y su valoración, así como la búsqueda y selección de proveedores.
Petición de Ofertas y su Valoración
Consiste en solicitar información de los productos o materiales que la empresa desea comprar y valorar diversos aspectos:
- Calidad del producto
- Fiabilidad en las entregas
- Plazos de entrega
- Continuidad y flexibilidad
- Nivel tecnológico
- Precios
- Ubicación y políticas de la empresa proveedora
La petición de ofertas es obligada cuando:
- Se adquiere un producto por primera vez.
- La compra es de alto coste.
- Se desea ampliar la cartera de proveedores.
- No se está satisfecho con los proveedores actuales.
Búsqueda y Selección de Proveedores
Elaborar una lista de las empresas que nos ofrecen materiales para después poder solicitar la petición de productos.
Características clave de los proveedores:
- Calidad de satisfacción de sus productos y servicios.
- Envío del pedido en el tiempo contratado.
- Garantía de devolución.
Ejecución de la Compra
Comprende la negociación y realización de la compra, la recepción y comprobación de la compra y el seguimiento de acuerdos.
Negociación y Realización de la Compra
Aclarar los puntos que no se especificaron en la oferta, buscando establecer relaciones comerciales que perduren en el tiempo.
Comprobación y Seguimiento de la Compra
Revisar todo el material que se ha solicitado y verificar que el proveedor ha cumplido con los acuerdos previamente pactados.
Si la compra ha sido satisfactoria, la relación comercial se establece.
El Departamento de Compras
Con una gestión eficaz, el departamento de compras consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente en tiempo y calidad, y obtener beneficios.
Es el encargado de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para alcanzar los objetivos establecidos.
Características:
- Dirige un 72% de los gastos de una empresa.
- Con una buena gestión, consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente en tiempo y calidad, y obtener beneficios.
Funciones del Departamento de Compras
Responsabilidad en las Operaciones de Compras (Nacionales e Internacionales)
El departamento de compras debe iniciar, administrar y controlar todas las peticiones. Actúa como enlace entre proveedores y los demás departamentos. Las peticiones de compra deben hacerse por escrito y ser aprobadas por el jefe de compras.
Regulación de las Relaciones con los Proveedores
Se debe dar un trato equitativo y cortés a los vendedores. Los ofertantes deben recibir el mismo trato y, generalmente, se permite una sola oferta por proveedor.
Regulación con los Propios Empleados de la Empresa
Aunque los empleados pueden utilizar los servicios de compras o los precios a los que compra su empresa para sus compras personales, en general, esta práctica es desaconsejable.
Políticas y Tipos de Compras
El responsable de compras realiza el Plan de Necesidades de materiales a largo plazo y el Plan de compras a corto plazo de los artículos y materiales importantes.
Compra por Contrato
Consiste en cerrar un pedido con uno o varios proveedores, fijando las condiciones definitivas de adquisición de productos o servicios, para satisfacer las necesidades futuras.
Compras Según la Situación del Mercado
Mercados Estables
Generalmente se refiere a productos y servicios industriales. A corto plazo, pueden ser bastante inestables a las fuerzas de la oferta y demanda (influencia de factores externos).
Mercados Inestables
Una cantidad de materias primas sufren enormes variaciones de precio. Los precios vienen influenciados por fuerzas políticas, meteorológicas, económicas y, sobre todo, especulativas.
Formas de Compra en Mercados Inestables
Compra Anticipada
Es la compra de materiales, en mercados inestables, cubriendo un período más largo que el normal, para atender necesidades futuras aprovechando la coyuntura de un buen precio.
Compra Especulativa
El objetivo es comprar barato para vender más caro (no siempre aplicable a la función de compras interna).
Compra Precario
Comprar en mercados inestables, para un periodo muy corto de nuestras necesidades.
Compras Según el Origen de las Necesidades
Cíclicas
Compras rutinarias (ej: pasta de dientes para la oficina).
Especiales
La inversión generalmente es grande (ej: PC para la empresa).
Estacionales
Se hace con productos de temporada (ej: turrones para cestas de Navidad).
Inmediatas
Atiende necesidades diarias (ej: pan, leche para la cafetería).
Oportunidad
Cuando existen precios bajos (ej: promoción de gafas de sol para una óptica).
Estrategias de Compra por Objetivo
Cuando el objetivo es Reducir el Precio Total a Pagar
- Comprar en cantidades variables según esté el mercado: Comprar anticipadamente cuando el precio sube y de forma precaria cuando está bajando.
- Comprar por presupuesto fijo: Consiste en comprar por un importe total fijo. Se prevé un precio medio y una cantidad total a comprar. Esto puede llevar a roturas de stock o acumulación.
Cuando el objetivo es Minimizar el Riesgo Total
- Comprar poco y a menudo.
Factores de Selección y Prorrateo de Gastos en las Compras
Factores de Selección de Proveedores
Factores Económicos
Precio unitario, descuentos comerciales, transporte, embalajes, envases, rappels, descuentos por pronto pago, plazo de pago.
Factores de Calidad
Cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas.
Factores de Servicios
Servicio postventa, atención al cliente, garantía, imagen del producto en el mercado.
Prorratear los Gastos Comunes
En una misma factura aparecen descuentos, portes, embalajes, etc., comunes a todos los artículos. Es necesario imputar los costes o descuentos a cada artículo de forma proporcional.
Ponderación de Factores
Establecer un criterio de valoraciones para los diferentes factores de selección al evaluar proveedores.
Proceso de Selección de Proveedores
El proceso de selección de proveedores típicamente incluye las siguientes etapas:
- Identificación de fuentes potenciales.
- Preselección de las fuentes potenciales.
- Evaluación y selección de las fuentes de suministro.
- Creación de una lista de proveedores aprobados.
- Evaluaciones periódicas del desempeño de los proveedores.
Evaluación y Selección Detallada
Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados. Esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores.
Con la información que se reúne en el proceso de selección, se realiza el siguiente trabajo:
- Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece.
- Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información reunida.
Importante: No es aconsejable depender de un único proveedor para garantizar el suministro. En caso de que alguno falle, se deben repartir los pedidos entre varios proveedores.
Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios, los rappels (descuentos por volumen) fuesen menores.
Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección.
Calidad Total y Comakership
Comakership
Es una forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el proveedor, donde comparten un espíritu de socios que defienden objetivos comunes.
Niveles de Relación con Proveedores (Basado en Comakership)
Nivel III: Proveedor Convencional
Relación basada en negociaciones puntuales sobre especificaciones cualitativas mínimas y el precio. Los suministros se basan en pedidos únicos a corto plazo. Implica una evaluación regular de los suministros al 100% y la necesidad de evitar faltas en el almacén (evitar rupturas de stock).
Nivel II: Proveedor Asociado (Comakership Operativo)
Relación a largo plazo. La calidad está garantizada, con responsabilidad total sobre los suministros entregados. Se acepta la mercancía sin test de calidad. Los suministros son directos a los departamentos en un flujo pull, sin mantener stock. Los suministros son frecuentes, en pequeños lotes o en base a pedidos abiertos. Se buscan mejoras sistemáticas en la calidad y en el precio de los productos suministrados. Incluye consultas y formación a proveedores.
Nivel I: El Proveedor Socio (Comakership Global)
Implica cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías. El proveedor se integra en las operaciones de la empresa cliente. Hay inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos. Existe un intercambio constante de información.
Sistema de Gestión de la Calidad
Significa disponer de una serie de elementos como Procesos, Manual de la Calidad, procedimientos de Inspección y Ensayo, Instrucciones de Trabajo, Plan de Capacitación, Registros de la Calidad, etc., todo funcionando en equipo para producir bienes y servicios de la calidad requerida por los CLIENTES.
Normativa ISO 9000
Características de las principales normas:
ISO 9000: Fundamentos y Vocabulario
Define términos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los sistemas de gestión de calidad.
ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos
Establece los requisitos mínimos que debe cumplir un sistema de calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales.
ISO 9004: Directrices para la Mejora del Desempeño
Proporciona orientación para ir más allá de los requisitos de la ISO 9001, prosiguiendo la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.
Factores Negociables en la Gestión de las Compras
Los principales factores negociables incluyen:
Descuentos
Rappels (por volumen), descuentos comerciales, descuento por pronto pago, descuento de temporada y descuentos promocionales.
Tiempo de Pago
Diversas modalidades:
- Plazo ordinario: La fecha de pago es la fecha de la factura (el mismo día de la entrega).
- Plazo posfechado: El periodo de pago se fija en una fecha posterior a la de la factura (ej: 60 días después de recibir la factura).
- Plazo extra: Días extras añadidos al plazo posfechado.
- Plazo a partir de la recepción del producto.
- Pago anticipado: Se paga antes de la fecha establecida.
- Pago bajo la condición cóbrese o devuélvase: Se debe pagar la factura en el mismo momento de recibir la mercancía (pago contra reembolso).
Transporte
El gasto que se produce por trasladar la mercancía desde el almacén del vendedor hasta el punto de venta. Incluye portes (carretera o ferrocarril) y fletes (barco o avión).
Envases, Embalajes y Otros Servicios
Son elementos que incrementan el coste del producto y pueden ser objeto de negociación.
Realización del Pedido
Es una petición de material en firme al proveedor seleccionado. Es el documento físico que soporta la solicitud de entrega. Este documento debe incluir el máximo de información sobre los productos o servicios.
Contiene información sobre:
- Nº de pedido
- Fecha de emisión del pedido
- Datos de la empresa compradora
- Datos del proveedor
- Plazo y condiciones de entrega
- Plazos y condiciones de pago
- Forma de envío de la mercancía
- Descripción y código del producto
- Cantidad de la compra
- Unidad de medida del producto
- Precio unitario e importe total
- Firma del responsable de compras
Outsourcing (Subcontratación)
Proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir tareas a una empresa externa, por medio de un contrato. Esto se da especialmente en el caso de la subcontratación de empresas especializadas.
Para ello, pueden contratar solo al personal, en cuyo caso los recursos los aportará el cliente (instalaciones, hardware y software), o contratar tanto al personal como los recursos.
Factores positivos del Outsourcing:
- Reducir los costes y el capital invertido.
- Utilización de las mejores prácticas y continua mejora de las mismas, gracias a la experiencia del proveedor del servicio subcontratado.
- Más flexibilidad, implicando mejora de la productividad del negocio.
E-Procurement
Es la compra y venta de suministros, trabajos y servicios a través de medios electrónicos.
Características del E-Procurement:
- Los sitios Web de e-procurement permiten que usuarios calificados y registrados busquen compradores o vendedores de bienes y servicios.
- Dependiendo del enfoque, los compradores o vendedores pueden especificar o invitar a subastas.
- Las transacciones pueden ser iniciadas y completadas en línea.
- Las operaciones continuadas pueden calificar a los clientes para descuentos por volúmenes u ofertas especiales.
- Los programas de e-procurement pueden hacer posible que se automaticen algunas actividades de compra y venta.
- Ayuda a reducir el exceso de intermediarios y mejorar los ciclos de manufacturación.