Concepto de administración
Concepto de administración: es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan de forma eficiente los objetivos específicos de la organización.
Elementos clave
- Procesos o series de actividades continuas.
- Comprende y se centra en metas organizacionales.
- Las metas se alcanzan mediante las personas y en permanente interacción con el medio.
Naturaleza de la administración
La administración posee las siguientes características:
- Es una acción intangible, real, natural y espontánea de los seres vivos en cualquier entidad u organización.
- Nace cuando surge un objetivo en común y, por tanto, requiere acción coordinada.
- Es de valor instrumental: es un medio para lograr resultados.
- Es un proceso dinámico, simultáneo y flexible.
- Es un proceso que transforma un conglomerado en un sistema.
- Constituye una disciplina específica que se apoya en otras disciplinas.
La administración como proceso
Etapas y funciones:
- Etapas a seguir para el logro de objetivos: planificar, organizar, dirigir, integrar recursos humanos y controlar.
- Funciones ambientales: finanzas, contabilidad, producción, ventas, desarrollo e informática.
El administrador moderno
Características del administrador moderno:
- Toma decisiones: es un elemento definitorio genuino de la administración; decide por sí o por consenso.
- Capacidad de adaptación: innovar y adaptarse a un medio externo cada vez más dinámico.
- Plantea objetivos: puede determinar con precisión los objetivos, como pilar fundamental de la administración.
- Motivador: no solo requiere estar motivado y creer en sí mismo y en lo que hace, sino, básicamente, saber transmitir esa motivación al grupo; esto constituye la esencia de la dirección o conducción.
Personalidad y actitud del administrador
Rasgos y actitudes:
- Ser objetivo y justo; ponderado, recto, auténtico, metódico y persistente.
- Tener vocación de comunicador y formador.
- Tener habilidad para delegar, influir y persuadir para desarrollar equipos de trabajo, potenciando la organización.
- Escuchar con empatía y poseer cultura.
- Buscar la unidad, la cohesión y la integración.
- Ser autocrítico y saber reconocer errores.
Habilidades específicas del administrador (Robert Katz)
Niveles y habilidades:
- Nivel institucional: habilidades conceptuales (ideas y conceptos).
- Nivel intermedio: habilidades humanas (relaciones interpersonales).
- Nivel operacional: habilidades técnicas (manejo de objetos físicos).
Además, hay que considerar la capacidad para diseñar soluciones. Las habilidades técnicas son las más importantes para el nivel de supervisión. Las habilidades humanas son útiles y frecuentes en las interacciones con los subordinados. Las necesidades de habilidades técnicas decrecen en el nivel intermedio; se mantienen las humanas y disminuyen las técnicas. En el nivel administrativo superior son especialmente valiosas las habilidades de conceptualización, de diseño y humanas, mientras que las necesidades de habilidades técnicas son relativamente menores. (En las empresas pequeñas es posible que las habilidades técnicas sean de gran valor).
Síntesis: el administrador
- Posee diversas habilidades conforme al cargo que desempeña.
- Integra funciones administrativas.
- Mantiene una actitud positiva: agente de cambio, innovador y líder.
¿Por qué realizar una planificación estratégica?
Razones para planificar estratégicamente:
- Para enfrentar los desafíos del cambio.
- Por la necesidad de planificar y anticiparse.
- Por la necesidad continua de analizar estructuras y procesos.
- Para aplicar nuevos conceptos.
- Para evaluar y renovarse.
- Para entender el entorno de la competencia y la industria en la que se participa.
- Para reforzar el liderazgo ejecutivo y el trabajo en equipo.
Proceso de planeación
El proceso de planeación implica:
- Seleccionar visión, misión, objetivos y acciones necesarias para el cumplimiento de metas organizacionales.
- Tomar decisiones.
- Revisar los resultados permanentemente.
Importancia de la planificación
La planificación permite:
- Reconocer hacia dónde se dirige la organización y encauzar los esfuerzos.
- Propiciar el desarrollo de las empresas al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos y evitar la improvisación.
- Reducir los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.
- Preparar a la empresa para hacer frente a las contingencias.
- Minimizar los riesgos aprovechando al máximo las oportunidades.
- Promover los elementos necesarios para llevar a cabo el control.
- Permitir evaluar alternativas antes de tomar decisiones.
Etapas del proceso de planificación
- Recopilar y analizar antecedentes y formular supuestos.
- Determinar propósitos y objetivos.
- Plantear planes alternativos.
- Definir el plan definitivo.
- Controlar el avance del plan.
Misión o propósito: se relaciona con la función o tarea básica de una organización o de una parte de esta (producir bienes y servicios; aplicar leyes; enseñanza, etc.). La manera de cumplirla alude a la misión de la empresa.
Elementos de la misión
«La razón de ser de una organización»: identifica la función o tarea básica de una organización. Elementos que debe identificar:
- Clientes o usuarios.
- Servicios prestados.
- Cobertura geográfica.
- Elementos distintivos: valores, definiciones éticas y de responsabilidad social para con nuestros usuarios y otros grupos de interés.
Visión
Definición de visión: la visión es la imagen del futuro de la organización a largo plazo; es el sueño generado por sus líderes o por un proceso participativo.
Tipos de plan
- Visión y misión (plan maestro).
- Metas u objetivos (fines concretos en un plazo).
- Políticas (criterios de acción).
- Reglas (enunciados explícitos).
- Procedimientos (método y cronograma).
- Programas (inclusivos).
- Presupuestos (en términos financieros).
Limitaciones o desventajas de la planificación
- Retarda las acciones y eventualmente la iniciativa de los ejecutivos.
- Su costo en tiempo y recursos puede exceder su utilidad.
- Dificultad en establecer exactitud en relación con resultados futuros.
- Eventual rigidez (que no se adapta a los cambios).
- Escaso control de las contingencias del entorno.
Perspectivas de la planificación estratégica
1. Estrategia corporativa.
2. Estrategia de negocios.
3. Estrategia funcional.
Strategic Business Unit (SBU): unidad estratégica de negocios (SBU) es una unidad de la organización o foco de planificación que agrupa una serie claramente diferenciada de productos o servicios que son vendidos a grupos uniformes de clientes, enfrentando a un número bien definido de competidores.
Definición de estrategia y factores relevantes (perspectiva de negocios)
- Movilización de todos los recursos de la empresa para conseguir los objetivos a largo plazo.
- Adaptar los recursos y habilidades de la organización al entorno cambiante, aprovechando las oportunidades y evaluando los riesgos en función de los objetivos y metas.
- Para algunos autores: todo negocio es una guerra en la que las empresas competidoras despliegan sus recursos y habilidades para conquistar y conservar mercados o perderlos y desaparecer.
Estrategias genéricas
La estrategia es el proceso de determinar los planes de acción adecuados para alcanzar los objetivos de la organización y así cumplir su misión. El uso de los modelos mencionados puede ser empleado por los administradores en forma conjunta para ayudar en la formulación de estrategias.
Variables a conciliar en la estrategia
Las estrategias consisten en conciliar estas tres variables básicas:
- Los objetivos de la empresa.
- El ambiente o contexto.
- El análisis organizacional.
Evaluación de la estrategia empresarial
Se debe evaluar si con la estrategia implementada se logran los resultados esperados.
Criterios para evaluar la estrategia:
- Coherencia interna (cultura, políticas, objetivos).
- Coherencia externa (clientes, proveedores, competidores, entes reguladores).
- Adecuación de los recursos disponibles (materiales, equipos, financieros, humanos).
Análisis PEST (análisis del macroentorno)
El análisis PEST es un estudio que debe desarrollarse con el propósito de verificar la situación macro que enfrenta un país o región en un momento determinado, con el objetivo claro de encontrar variables que entreguen oportunidades o amenazas para la generación de negocios. Para realizar este análisis es importante que el analista comprenda las cuatro grandes clasificaciones: social, económico, político-legal y tecnológico. A continuación se destacan las variables más importantes por cada categoría.
Cadena de valor
Cadena de valor: herramienta que dispone una empresa para identificar formas de generar más valor para el consumidor. Toda empresa consiste en un conjunto de actividades que se llevan a cabo para diseñar y brindar apoyo a sus productos. En la medida en que la empresa sea capaz de desempeñarse en algunas actividades mejor que sus competidores, puede obtener una ventaja competitiva. La cadena de valor identifica nueve actividades relevantes en términos de estrategias que generan valor y costo en un negocio específico; estas comprenden cinco actividades primarias y cuatro actividades de apoyo.
Actividades primarias
Son aquellas actividades implicadas directamente en el diseño, fabricación, venta y servicio postventa.
Actividades de apoyo
Son actividades que sustentan a las primarias, como finanzas, tecnología, recursos humanos, adquisiciones, etc.
Extensión de la cadena de valor
La empresa necesita también buscar ventajas competitivas más allá de su propia cadena de valor: en las cadenas de valor de sus proveedores, distribuidores y, en última instancia, de los clientes.