Ventajas e Inconvenientes de la Comunicación Telefónica
Ventajas:
- Puedes realizar un mayor número de contactos en menos tiempo.
- Elimina costes de desplazamiento.
- Llega a lugares más alejados geográficamente.
- Ofrece un servicio rápido y personalizado.
Inconvenientes:
- Es más fría que la comunicación oral.
- Se apoya en menos elementos de la comunicación no verbal.
- Tiene barreras técnicas.
- Tiene más posibilidades de rechazo.
Pautas para Expresarnos Correctamente por Teléfono
Respetuosos: Saludar al inicio, presentarnos y despedirnos finalmente.
Concisos: Ser directos y breves.
Claros: Utilizar un lenguaje que dominemos, con frases cortas.
Coherentes: Nuestra conversación tiene que seguir una estructura lógica.
Motivadores: Procurar captar la atención y el interés del receptor.
Comunicación No Verbal a Través del Teléfono
Elementos de la voz:
- Volumen: Evitar un volumen elevado.
- Entonación: Ser positivos y alegres.
- Velocidad: Adaptar la velocidad a la comprensión del receptor.
- Pronunciación y vocalización: Utilizar una voz clara para evitar la incorrecta interpretación de nuestras palabras. No carraspear y tener agua a mano.
- Pausas: No abusar de pausas largas que permitan interrupciones.
Etapas de una Llamada Telefónica
Presentación: Saludar y presentarnos, identificando a nuestra empresa y explicando el motivo de nuestra llamada.
Desarrollo: Dependerá del motivo de nuestra llamada.
Cierre: Es quizá el momento más importante porque tenemos que conseguir el objetivo de la llamada.
Despedida: Debemos agradecer la atención prestada y usar una fórmula de despedida.
Información de Contacto
- AVISO: NOMBRE EMPRESA
LOCALIDAD, NÚMERO
CP, LUGAR
TELEFONO
FAX
CORREO ELECTRÓNICO
AVISO: Se pone en conocimiento de todo ……… y será de x horas a x horas.
LUGAR, FECHA
(SELLO DEL DEPARTAMENTO Y RÚBRICA)
CARGO DE TRABAJO DEL EMISOR
Memorandum
- MEMORANDUM: NOMBRE EMPRESA
CALLE DE LA EMPRESA
CP, LUGAR
DE: DEPARTAMENTO DE …..
A: DEPARTAMENTO DE …..
ASUNTO:
FECHA
FIRMA Y SELLO
Certificado
- CERTIFICADO: NOMBRE EMPRESA
CALLE DE LA EMPRESA
CP, LUGAR
TELEFONO
FAX
CORREO ELECTRÓNICO
DON ……… (NOMBRE DEL QUE ESCRIBE), Y PUESTO DE TRABAJO Y NOMBRE EMPRESA
CERTIFICO: Que el Sr. ……. ha trabajado como ……, desde el día x hasta el día x.
Y para que conste, y a petición del interesado, firmo el presente certificado en (lugar) a (día, mes y año).
FIRMA
NOMBRE DEL QUE ESCRIBE ESTO
Instancia o Solicitud
- INSTANCIA O SOLICITUD: NOMBRE PERSONA, NACIDA EN LUGAR, FECHA, CON DNI, DOMICILIADA EN LUGAR Y CALLE, TELEFONO
EXPONE: QUE ES PROPIETARIA DE TAL SITUADO EN (CALLE).
QUE DISPONE DE TAL PARA HACER TAL Y TAL.
POR LO QUE, SOLICITA: LE SEA CONCEDIDA TAL.
LUGAR, FECHA
FIRMA
DESTINATARIO DE LA SOLICITUD (ALCALDE)
Saludo
- SALUDA: CARGO DE LA PERSONA QUE ENVÍA EL ESCRITO
SALUDA a Don ……….. y tiene el honor a tal, acto que tendrá lugar el día x, en tal sitio.
NOMBRE DEL QUE ESCRIBE ESTO
FRASE DE CORTESÍA
LUGAR Y FECHA