El Balance General: Una Radiografía Financiera
El balance general es el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos (lo que la organización posee), los pasivos (sus deudas) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).
El balance general, por lo tanto, es una especie de fotografía que retrata la situación contable de la empresa en una cierta fecha. Gracias a este documento, el empresario accede a información vital sobre su negocio, como la disponibilidad de dinero y el estado de sus deudas.
El activo de la empresa está formado por el dinero que tiene en caja y en los bancos, las cuentas por cobrar, las materias primas, las máquinas, los vehículos, los edificios y los terrenos. El pasivo, en cambio, se compone por las deudas, las obligaciones bancarias y los impuestos por pagar, entre otras cuestiones.
Cabe destacar que el balance general también se conoce como estado de situación patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que organizan los valores según sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compañía tiene y lo que debe.
Más allá de que los balances son útiles para los dueños de las empresas, su elaboración suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores se encargan de analizar los números y volcarlos al balance. Una vez cerrado el balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien tomará las decisiones correspondientes para la gestión de la empresa.
Registración Contable: Asentando Hechos Económicos
Concepto de Registración
Registración: Se llama al proceso de asentar en los libros de contabilidad los hechos económicos. Los libros se clasifican en obligatorios y auxiliares.
- El libro diario es aquel donde se anotan en orden cronológico todos los hechos económicos y es de carácter obligatorio.
- El libro mayor es un libro que se utiliza en forma simultánea al libro diario y en el que se resumen los movimientos particulares de una cuenta. Este libro no es obligatorio, pero es imprescindible.
Sistema de Registración y Partida Doble
Para poder registrar, debemos conocer las reglas de registración. La registración en los libros de contabilidad se conoce como asiento. Para poder registrar cada asiento en el libro diario, aplicamos la regla de partida doble.
Como se aprecia en la ecuación patrimonial, se trabaja a partir de igualdades. En la registración, aplicamos el mismo criterio: todo lo que se registre debe cumplir con el balanceo.
Registración Contable y el IVA
La teoría contable utiliza dos cuentas de IVA a los efectos de diferenciar el impuesto generado en las ventas y compras. Es así que se habla de IVA a la venta e IVA a la compra. Las diferencias entre ambas cuentas representan la situación de la empresa frente a la DGI.
Actos Administrativos
Los actos administrativos son las actividades puramente administrativas que no modifican los elementos constitutivos del patrimonio de una empresa. Son actividades que permiten el cumplimiento de los hechos económicos, pero carecen de un valor económico. Ejemplo: solicitud de un préstamo bancario.
Libros Obligatorios del Comerciante según el Código de Comercio
El artículo 55 del Código de Comercio establece los libros que los comerciantes deben tener indispensablemente: libro diario, libro inventario y libro copiador de cartas. Se trata de una exigencia mínima, aplicable a toda clase de comerciantes, sea cual fuere la importancia de sus negocios. Nada impide que un comerciante lleve otros libros, en cuanto lo estime necesario según el volumen de sus operaciones comerciales.
1. Libro Diario
El artículo 56 establece cuál es su contenido. De ese texto surge que el comerciante debe asentar en este libro cada una de las operaciones que realiza diariamente. De ahí la importancia de este libro, que refleja toda la actividad y que se considera el eje de la contabilidad.
Es un libro analítico, pues se anotan las operaciones una por una, en forma separada y sucesiva, por orden cronológico. Hay excepciones, como:
2. Libro Inventario y Balances
El libro Inventario, en realidad, es más que un inventario; contiene inventario y balances. Se abre con el inventario de los bienes afectados al giro en el momento de empezar la actividad comercial y contiene, además, el inventario y balance que se debe formular todos los años, al vencimiento de cada ejercicio.
El comerciante debe saber, al comenzar sus negocios, con qué elementos y con qué bienes cuenta para enfrentar las obligaciones que contraiga. Luego, al finalizar el ejercicio y realizar un nuevo inventario, podrá hacer un examen comparativo, verificando de ese modo los resultados de su actividad.
Estados Contables en Sociedades (Ley 16.060)
En cuanto a las sociedades, la Ley 16.060 regula especialmente los estados contables que se deben formular a fin de ejercicio y establece mayores precisiones en cuanto a la forma en que se han de formular estos estados contables.
El artículo 87 de la Ley 16.060 dispone que los administradores deben preparar ciertos documentos que luego han de ser aprobados por los socios dentro de un procedimiento dispuesto por la Ley. Los documentos enunciados son los mínimos; el administrador puede formular otros estados para presentar a la consideración de los socios.
El artículo 87, bajo el nomen iuris de «Estados Contables», establece la siguiente nómina:
- El inventario de los diversos elementos que integran el activo y pasivo social a la fecha del cierre.
- El balance general (estado de situación patrimonial y de resultados).
- La propuesta de distribución de utilidades, si las hubiere.
También, se debe elaborar por disposición del artículo 92, una memoria. Dentro del concepto de balance general se distinguen el estado de situación patrimonial y el estado de resultados.
3. Libro Copiador de Cartas
El inciso 3, artículo 44, del Código de Comercio, entre las obligaciones de los comerciantes, enumera: «La conservación de la correspondencia que tenga relación con el giro del comerciante…«.
El artículo 55, entre los libros obligatorios, incluye el copiador de cartas. El artículo 63 establece:
«En el libro copiador, trasladarán los comerciantes, íntegramente y a la letra todas las cartas que escribieron relativas a su comercio. Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación.»
En el artículo 64 se establece:
«Las cartas deberán copiarse por el orden de sus fechas en el idioma en que se hayan escrito los originales. Las posdatas o adiciones que se hagan después que se hubieran registrado se insertarán a continuación de la última carta copiada, con la respectiva referencia.»
El Libro Copiador no constituye un libro de contabilidad estrictamente, sino un registro de la correspondencia. Interesa en particular la conservación de la correspondencia porque mediante ella se pueden celebrar contratos comerciales. Considerado como libro de comercio, se le aplican todas las normas de libros y, por lo tanto, puede servir de prueba.
Sustitución del Libro Copiador de Cartas (Decreto 540/91)
El Decreto 540/91, en su artículo 5, autorizó a las sociedades a sustituir el Libro Copiador de Cartas por la conservación y archivo de la correspondencia enviada. Se impone su archivo en orden progresivo de fechas. El archivo de la correspondencia se debe llevar al Registro Nacional de Comercio para su intervención con la periodicidad establecida para las hojas móviles.
La correspondencia que se recibe se guarda en el orden que el comerciante estime adecuado según sus necesidades. Puede guardarlos en forma cronológica o por materia o según los lugares de donde provienen. El artículo 63 establece:
“Están asimismo obligados a conservar en legajos y en buen orden todas las cartas que reciban con relación a sus negociaciones, anotando al dorso la fecha en que las contestaron o haciendo constar en la misma forma que no dieron contestación”.