Conceptos Clave de Gestión y Estructura Organizacional

Organización y Empresa: Fundamentos Esenciales

Organización: Definición y Componentes

Una organización es un conjunto de personas y recursos (humanos, financieros, físicos, de información) que interactúan coordinadamente bajo normas para lograr un fin (puede ser con o sin fines de lucro).

Elementos Básicos de una Organización

• Personas: El capital humano que impulsa la organización.
• Recursos: Materiales, financieros, tecnológicos y de información necesarios.
• Estructura: La forma en que se organizan las tareas y responsabilidades.
• Fines: Los objetivos o metas que la organización busca alcanzar.

Tipos de Organizaciones (Según Chiavenato)

• Según sus fines:
  • Con fines de lucro.
  • Sin fines de lucro.
• Según su formalidad:
  • Formales.
  • Informales.
• Según su centralización:
  • Centralizadas.
  • Descentralizadas.

Modelos Comunes de Estructura Organizacional

• Lineal: Caracterizado por la unidad de mando y una clara jerarquía.
• Funcional: Basado en la especialización, elimina la unidad de mando tradicional.
• Línea–Staff: Combina la línea jerárquica con asesoría técnica especializada.
• Matricial: Presenta varias fuentes de mando, organizada por producto o proyecto.

Enfoques Organizacionales

• Unidades y estructura: Persiguen fines específicos.
• Ordenar-diseñar: Se basa en la racionalidad y la división del trabajo.
• Organismo: Entendido como un sistema social dinámico, abierto y complejo.

La Empresa: Un Sistema Abierto

Una empresa es una organización social que utiliza recursos para producir y distribuir bienes y/o servicios. Puede entenderse como un sistema abierto, que interactúa constantemente con su entorno.

Objetivos de la Empresa

• Generar bienes y servicios que satisfagan necesidades.
• Obtener utilidades (en empresas con fines de lucro).
• Crear empleo, fomentar la innovación y promover la responsabilidad social.

Clasificación de Empresas

• Por actividad: Industriales, comerciales, de servicios.
• Por tamaño: Micro, pequeñas, medianas, grandes.
• Por origen del capital: Públicas, privadas, mixtas.
• Por ámbito geográfico: Locales, nacionales, multinacionales.

Funciones Gerenciales y Estilos de Liderazgo

Administración y Proceso Gerencial

Administrar implica planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos para cumplir las metas.

Funciones Gerenciales (Proceso Administrativo)

1. Planificar: Definir objetivos, misión, visión y estrategias.
2. Organizar: Dividir el trabajo, establecer jerarquías y definir la departamentalización.
3. Integrar Personal: Reclutar, seleccionar y capacitar al talento humano.
4. Dirigir: Motivar, supervisar, comunicar y tomar decisiones.
5. Controlar: Medir resultados, corregir desviaciones y retroalimentar.
6. Coordinar: Armonizar los esfuerzos de todas las partes.

Estilos de Gestión

Los estilos de gestión definen cómo los líderes interactúan con sus equipos y toman decisiones.

1. Autoritario: El jefe decide todo y da órdenes sin consultar. Es rápido, pero genera poca motivación.
2. Democrático: El jefe consulta y toma decisiones con el equipo, lo que favorece el compromiso.
3. Liberal (Laissez-faire): El líder casi no interviene y deja que el grupo se autogestione. Puede ofrecer libertad, pero también generar desorden.

Estilos de Comunicación Organizacional

La comunicación es vital para el funcionamiento de cualquier organización.

1. Vertical: Fluye en la jerarquía (de jefes a empleados o viceversa).
2. Horizontal: Se da entre personas del mismo nivel (por ejemplo, entre compañeros de área).
3. Formal: Sigue canales oficiales (correos electrónicos, informes, reuniones).
4. Informal: Es espontánea y no oficial (charlas de pasillo, grupos de WhatsApp).

Conceptos Estratégicos Clave

La dirección estratégica es fundamental para el éxito a largo plazo.

• Visión: Indica hacia dónde va la empresa en el largo plazo (“¿qué queremos ser?”).
• Misión: Define la razón de ser de la empresa (“¿para qué existimos?”).
• Política Institucional: Guías escritas que orientan las decisiones y acciones, reflejan los valores de la organización y deben estar alineadas con la planificación estratégica.

Ventajas de las Políticas Institucionales

• Unifican criterios.
• Agilizan las decisiones.
• Aseguran la equidad.
• Descentralizan la autoridad.

• Cultura Organizacional: Sistema de valores, normas y significados compartidos que distinguen a la organización. Afecta la motivación, el compromiso y la forma de trabajar.
• Estrategia: Plan de acción para alcanzar objetivos, que puede ser a corto, mediano o largo plazo. Ejemplos incluyen penetrar un mercado, reducir costos o diferenciar productos.

Planeación Estratégica y Herramientas

La planeación estratégica define los objetivos institucionales generales, asigna recursos y establece directrices.

Niveles de Planeación

1. Estratégico: Largo plazo, dirección general.
2. Táctico: Mediano plazo, metas concretas.
3. Operativo: Corto plazo, tareas específicas.

Herramientas Estratégicas

1. FODA: Analiza las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
2. Matriz BCG: Clasifica productos según el crecimiento del mercado y la participación.
3. Fuerzas de Porter: Analiza la competencia (rivalidad, nuevos entrantes, sustitutos, proveedores, clientes).

• Control Estratégico: Seguimiento y corrección de planes para asegurar su cumplimiento.
• Proceso de Política: Elaboración e implementación de reglas y procedimientos que orientan las decisiones, aseguran la equidad y la transparencia.
• Proceso de Conflicto: Surge por intereses, valores o recursos opuestos; puede ser funcional (mejora el rendimiento) o disfuncional (lo entorpece). Sus etapas son: conflicto percibido, sentido, intenciones, conducta y consecuencias.
• Proceso de Decisión: Elegir entre diferentes alternativas.

Tipos de Decisiones

• Programadas (rutinarias) o no programadas (nuevas, complejas).
• Según la probabilidad: certeza, riesgo, incertidumbre.

Modelos de Decisión

• Racional: Basado en pasos lógicos.
• Racionalidad Limitada: Capacidad de procesar información reducida.
• Intuitiva: Basada en la experiencia.

• Proceso de Influencia Organizacional: Capacidad de ejercer poder y liderazgo para alinear las conductas con los objetivos.
• Poder: Capacidad de A de influir sobre B.
• Liderazgo: Uso del poder para lograr metas, movilizando a otros.

Áreas Funcionales de la Empresa

Una empresa funciona a través de varias áreas o departamentos que cumplen tareas específicas, pero todas se integran para lograr los objetivos comunes.

Principales Áreas Funcionales

Las principales áreas funcionales básicas son: Dirección, Administración, Producción, Comercialización (marketing/ventas), Finanzas y Contabilidad, y Recursos Humanos. En empresas grandes, pueden existir más (investigación, informática, logística, etc.).

Área de Comercialización (Marketing y Ventas)

Conjunto de actividades para planificar, fijar precios, promocionar y distribuir bienes y servicios que satisfacen las necesidades del mercado.

Decisiones Clave (Las 4 P del Marketing)

1. Producto: Qué se ofrece, sus características, beneficios, marca y presentación.
2. Precio: Cuánto costará; depende de los costos, la competencia y el poder adquisitivo del consumidor.
3. Plaza (Distribución): Cómo llega el producto al cliente (canales, logística, merchandising).
4. Promoción: Cómo se comunica (publicidad, ventas personales, relaciones públicas).

Área de Producción

Convierte insumos y materias primas en productos terminados.

Objetivo del Área de Producción

Elaborar bienes y servicios de calidad que satisfagan al mercado, con eficiencia y bajo costo.

Funciones Principales del Área de Producción

1. Diseño de Producto: Creación de prototipos, pruebas y planos definitivos.
2. Ingeniería Industrial: Métodos de trabajo, distribución de planta y estudio de procedimientos.
3. Compras: Seleccionar proveedores, controlar inventarios y asegurar los insumos.
4. Fabricación: Transformación de materias primas, embalaje y almacenamiento.
5. Control de Calidad: Detectar y rechazar defectos, asegurando los estándares.
6. Almacenes: Custodia y manejo de existencias.

Decisiones Clave en Producción

Capacidad de producción, inventarios, fuerza de trabajo, calidad y procesos.

Factores Actuales en Producción

Innovación tecnológica, competitividad, eficiencia, flexibilidad y rapidez de entrega.

Área de Recursos Humanos (RRHH)

Se encarga de obtener, desarrollar y motivar a las personas para lograr el máximo rendimiento y bienestar.

Funciones Principales de RRHH

1. Análisis de Cargo: Tareas, requisitos, riesgos y condiciones.
2. Diseño Organizacional: Definir la estructura y los puestos.
3. Dotación de Personal: Reclutamiento (interno y externo), selección (currículum vitae, entrevistas, pruebas, exámenes médicos).
4. Inducción: Orientar a nuevos empleados, generar sentido de pertenencia y motivación.
5. Capacitación y Adiestramiento: Mejorar las habilidades del personal.
6. Evaluación de Desempeño: Medir el rendimiento individual y colectivo.
7. Sistema de Remuneraciones: Establecer sueldos, beneficios y compensaciones.

Área de Finanzas y Control

Administra el dinero y los recursos financieros de la empresa.

Funciones Principales de Finanzas y Control

• Obtención de recursos (capital propio o ajeno).
• Inversión (en proyectos, equipos, nuevos mercados).
• Control (presupuestos, auditorías, reportes).
• Relación con mercados financieros (acciones, créditos, bonos).

Decisiones Financieras Clave

Dónde invertir, cómo financiarse y cómo controlar los gastos.

Funciones Directivas Transversales

Son las funciones transversales que integran todas las áreas de la empresa.

1. Planificación: Definir qué hacer, con qué recursos y en qué plazos.
2. Organización: Asignar tareas, responsabilidades y jerarquías.
3. Dirección: Liderar, motivar y comunicar para alcanzar las metas.
4. Control: Medir resultados y corregir desviaciones.
5. Coordinación: Unir los esfuerzos de todas las áreas para un mismo fin.