Dinámica de grupos, equipos de trabajo y reuniones: conceptos, roles y liderazgo efectivo

El grupo, el equipo de trabajo y las reuniones

1. Concepto de grupo y sus características

Concepto:

• Un grupo es una pluralidad de seres que forman un conjunto.
• Según las ciencias sociales, un grupo es un conjunto organizado de personas que interactúan entre sí según pautas establecidas, que persiguen un objetivo más o menos compartido, que satisfacen sus necesidades en el seno del grupo y que tienen una percepción colectiva de unidad.
• Lewin (padre de la dinámica de grupos) sostiene que un grupo es un ente dinámico y cambiante que no es una mera suma de individuos, sino una estructura que surge de la interacción de los mismos.

1.2 Características

Delimitan el nivel de cohesión y estabilidad del grupo:

• Entorno: contexto en que se desenvuelven los miembros de un grupo; aporta proximidad física y psicológica y condiciona sus posibilidades de acción. Cuanta más proximidad, más posibilidades de acción y, por tanto, mayor cohesión y estabilidad.
• Afinidad: semejanza en edad, sexo, carácter, aficiones… Cuanta más semejanza, más cohesión y estabilidad.
• Intereses: existencia de una meta común y la medida en la que es compartida por todos. Incluye motivaciones individuales y tipos de orientación al logro.
• Valores sociales: pautas o abstracciones que guían el comportamiento de sus miembros. Estos valores se toman como punto de partida para establecer normas y favorecen el sentimiento de pertenencia.

2. Desarrollo grupal

2.1 Tipos de grupos

• Según su estructura:
  • Formal: está planificado y establecido por la organización.
  • Informal: es espontáneo porque surge sin ningún tipo de previsión.
• Según su grado de identificación:
  • Pertenencia: formamos parte del grupo, aunque no nos identificamos con él.
  • Referencia: es el grupo al que deseamos pertenecer y con el que nos identificamos.
• Según su papel de socialización:
  • Primario: es pequeño, todos se conocen y mantienen lazos emocionales estrechos (familia, amigos).
  • Secundario: son un gran número de miembros, se organiza en torno a un objetivo o intereses.
• Según su tamaño:
  • Grande: más de 25-30 personas.
  • Mediano: entre 10 y 25/30 personas.
  • Pequeño: menos de 10 personas.
• Según la similitud entre sus miembros:
  • Homogéneo: personas con características iguales o similares.
  • Heterogéneo: personas con características diversas.
• Según su expectativa de duración:
  • Temporal: con la idea de permanecer en él hasta el fin del objetivo para el que se creó.
  • Permanente: con la intención de que dure mucho tiempo, o incluso toda la vida.
• Según su acceso:
  • Cerrado: ofrece resistencia al cambio de miembros; suele tener normas de admisión y salida.
  • Abierto: es flexible, permite el ingreso fácil y ofrece libertad para abandonarlo.

2.2 Relaciones interpersonales

El nivel de relación de un grupo vendrá definido por la fase en la que se encuentre, así como por la dinámica de funcionamiento que mantengan en relación con la cohesión y la comunicación.

Fases de creación de un grupo (proceso):

1. Formación: identificación de necesidades y posiciones. Las personas sienten incertidumbre ante la nueva situación y empiezan a conocerse. Suele haber flexibilidad, actitud positiva, amabilidad e interés en los demás.
2. Conflicto: se clarifican metas y se establecen roles y tareas; esto puede llevar al conflicto por diferencias de carácter u opinión. Bien canalizado, ayuda a avanzar, impide el inmovilismo y aumenta la claridad.
3. Regulación y establecimiento de normas: es el momento de mayor cohesión y compromiso; el grupo adquiere la capacidad de autodirigirse. Se fijan normas y se diseñan estrategias para el logro de objetivos.
4. Desempeño: es la etapa más productiva porque los miembros aportan sus conocimientos y su creatividad al logro grupal. Se sienten parte del grupo y cumplen sus compromisos.
5. Desintegración o disolución: cuando el grupo ve cumplido su objetivo o finaliza el tiempo previsto, procede a su disolución. Es el momento de reflexionar y evaluar éxitos y fracasos y definir el grado de relación que se pretende mantener.

2.3 Dinámica interna

Nivel de cohesión: es la unión que existe entre los miembros de un grupo, que hace que las personas permanezcan integradas y el grupo no se disuelva. Se basa en dos fuerzas:

• Lo atractivo de los objetivos del grupo y el nivel de éxito del grupo al alcanzar esos objetivos.
• Lo atractivo de los miembros que lo constituyen y sus interacciones.

Estrategias para favorecer la cohesión:

• Potenciar un clima afectivo positivo basado en el respeto y la expresión libre.
• Clarificar los objetivos del grupo.
• Adaptarse a las circunstancias.
• Motivar continuamente a sus componentes.

Nivel de comunicación: es un proceso dinámico de intercambio de información, partiendo de la premisa de la existencia de un código conocido por todos que permite la codificación y descodificación.

• Es un proceso inherente al ser humano y a su relación con los demás.
• En la dinámica de grupos, es importante valorar la cantidad (intensidad y frecuencia) y la calidad (valor) de las comunicaciones que se producen.
• Los grupos desarrollan una forma de comunicarse fácil de entender entre sus integrantes, pero incomprensible para quienes no forman parte.

En este sentido podemos considerar el argot y la jerga:

• Argot: lenguaje cotidiano que utiliza un grupo con una intención diferenciadora (por ejemplo, una pandilla) o para no ser entendidos por otras personas ajenas al grupo.
• Jerga: lenguaje específico producto de la necesidad de definir con mayor exactitud ciertos objetos, materiales, procesos o instrumentos que no tienen una identificación precisa en el vocabulario general. Se manifiesta en lenguajes técnicos, como el médico o el jurídico.

3. Estructuración grupal: los roles

3.1 Definición y características

Definición de rol: papel que la persona desempeña dentro de un grupo.

Características: representa la división de tareas y proporciona información sobre cómo se relacionan entre sí, puesto que indica las expectativas compartidas respecto a las funciones y formas de comunicarse que tendrá cada uno en base a su papel asignado.

Diferencia con estatus: el estatus es la posición o prestigio que se ocupa dentro del grupo, referido al nivel de influencia, poder y atracción. Así, dos personas con el mismo rol pueden tener distinto estatus.

Hay distintos métodos para asignar roles: sorteo, elección propia, por capacidad, etc.

Pueden dar lugar a dificultades:

• Incompatibilidad entre las características o la capacidad de la persona y las expectativas del rol.
• Posibilidad de que la persona se vea sometida a expectativas no deseadas.
• Exigencias excesivas o recompensas inadecuadas por ejercer un rol.

3.2 Tipos de roles

Roles para el logro de la tarea grupal

• Iniciador: propone nuevas ideas y formas de actuar.
• Coordinador: clarifica ideas y relaciones; organiza.
• Crítico: evalúa la eficacia y los procesos grupales.
• Informador: aporta experiencias y conocimientos.
• Sintetizador: resume y expone las aportaciones de los demás.

Roles para el mantenimiento del grupo

• Conciliador: media en desacuerdos y rebaja la tensión.
• Estimulador: elogia, comprende y acepta las contribuciones de los demás.
• Facilitador: se preocupa por la opinión y la participación de los demás.
• Observador: señala lo positivo y lo negativo.

Roles obstaculizadores

• Agresor: pone en duda la competencia de los demás.
• Bloqueador: negativo, resistente, en desacuerdo sin razón.
• Frívolo: se muestra indiferente, cínico o poco comprometido.
• Chivo expiatorio: se culpa a sí mismo de los fracasos grupales.
• Dominador: manipula de forma autoritaria.

Un tipo especial de rol es el de líder.

4. Tipos de liderazgo

4.1 Definición y características

Definición de líder: es un miembro del grupo que ejerce un influjo superior al que los demás ejercen sobre él o ella. No implica valoraciones morales (bueno/malo), sino capacidad de influencia y dirección.

Es una persona a la que el grupo sigue, considerándola como jefe, conductor o guía.

Sus funciones son instrumentales (rendimiento, logro, mantenimiento de la estructura) y emocionales (cohesión, comunicación, motivación).

Puede ser designado o elegido. Cuando es elegido, suele tener ciertas habilidades directivas como:

• Carisma.
• Capacidad de comunicación.
• Capacidad de planificación y organización.
• Capacidad de persuasión y credibilidad.

4.2 Tipos de liderazgo

5. Observación y registro de la dinámica grupal

La observación: inspección o estudio que una persona realiza sobre un hecho, concentrando su atención y sentidos para captarlo y registrarlo. Hay muchos tipos de registros: diarios, anecdotarios, listas de control o escalas de estimación.

El test sociométrico: es un cuestionario con un número reducido de preguntas directas que cumplimentan todos los miembros del grupo. Después, los resultados se analizan y se ponderan para construir una gráfica (sociograma), que permite visualizar las preferencias de interacción y las relaciones de atracción y rechazo entre las personas y en el grupo en general.

6. Técnicas de trabajo con grupos

6.1 Definición

Son un conjunto de procedimientos que sirven como medios para favorecer la socialización y el desarrollo de los integrantes de un grupo.

6.2 Criterios para la selección

• Objetivos que se persiguen.
• Características del entorno y de la institución.
• Tiempo y recursos disponibles.
• Tamaño, madurez y características del grupo.
• Capacitación del animador.

6.3 Tipos de técnicas

A) Según la participación de expertos

• Conferencia: exposición impartida por uno o varios expertos sobre un tema. El público puede participar, pero de forma limitada.
• Mesa redonda: debate sobre un tema en un grupo sin diferencias jerárquicas, pero con posturas contrarias. Después puede solicitarse la participación de la audiencia.
• Charla: exposición impartida por uno o varios expertos en la que el público puede interrumpir para hacer preguntas; es más informal y normalmente más breve.
• Simposio: estilo conferencia con aporte de datos empíricos y posturas complementarias.
• Panel: varios expertos exponen libremente, dialogando ante un público.
• Entrevista o consulta pública: un experto es interrogado ante el auditorio sobre un tema preestablecido.
• Foro: exposición libre de ideas por parte de todos los participantes.
• Debate: se defienden distintas tesis en un intercambio de ideas planificado; pueden intervenir todos.

B) Según los objetivos del grupo

Técnicas para crear y dinamizar un grupo:

• De presentación y conocimiento: para romper la tensión inicial e ir familiarizándose con los nombres de las personas. Ej.: “Telaraña”, “Cadena de nombres”.
• De afirmación: para construir el grupo desde la aceptación de todos los miembros, el aprecio y la seguridad. Ej.: “Círculo de aplausos”, “Mi árbol”, “El regalo de la alegría”.
• De confianza: para preparar al grupo para afrontar retos desde la seguridad en los compañeros; suelen tener componente físico en progresión. Ej.: “Lazarillo”.
• De comunicación: para favorecer el intercambio verbal y no verbal. Ej.: “La máquina”, “La pecera”, “El rumor”.
• De cooperación: para crear sensación de trabajo compartido. Ej.: “Soplar la pluma”.
• De creatividad: para favorecer la generación de ideas y la imaginación. Ej.: “Sigue la historia”.
• De resolución de conflictos: para superarlos desde la negociación y el enriquecimiento de la diversidad. Ej.: “Role-playing”.
• De evaluación: para conocer los niveles de participación e integración. Ej.: “La diana”, “El semáforo”.

Cooperación vs. colaboración

Colaboración: consiste en contribuir aportando cada uno su parte para lograr el fin común.

Cooperación: consiste en trabajar juntos de forma interconectada para lograr el fin común.

Diferencias:

Condiciones del trabajo cooperativo:

• Interdependencia positiva: los miembros se necesitan para hacer el trabajo.
• Participación equitativa: todos pueden y deben participar.
• Responsabilidad individual: capacidad para detectar si un participante no realiza el trabajo.

Estrategias del trabajo cooperativo:

• Rotación de roles: para que cada persona asuma diferentes responsabilidades y desarrolle diversas habilidades.
• Planificación conjunta: para establecer metas y estrategias.
• Sesiones de lluvia de ideas (brainstorming).
• Revisión por pares: los miembros revisan y ofrecen feedback sobre el trabajo de sus compañeros.
• Incentivos grupales: recompensan los logros del equipo en lugar de los logros individuales.

7. El equipo de trabajo

7.2 ¿Qué es un equipo?

Un equipo es un tipo de grupo formado por un pequeño número de personas con habilidades complementarias que están comprometidas con unos objetivos comunes, usan métodos compartidos de trabajo y son mutuamente responsables de su realización.

Ventajas del trabajo en equipo

• El resultado es mejor cuando la solución exige gran variedad de competencias e información.
• El equipo actúa como una importante fuente de motivación interpersonal.
• El equipo ofrece una visión más heterogénea y amplia, útil en la solución de problemas y para generar ideas creativas.
• Los miembros que han participado en el proceso aceptan y apoyan las soluciones.
• Los individuos se sienten más implicados con los objetivos cuando han participado en su establecimiento.

Inconvenientes del trabajo en equipo

• La aproximación individual puede dar mejores resultados cuando la decisión exige una comprensión única y global.
• El trabajo en equipo requiere más tiempo que el trabajo individual.
• Existe tendencia a la conformidad por temor a ser marginado por expresar ideas opuestas.
• Puede desarrollarse normas contrarias a los objetivos de la organización.
• Puede reducir el esfuerzo individual por difusión de la responsabilidad.

7.3 Características de un equipo eficaz

Se suele describir el equipo de trabajo como una maquinaria; las 5 C del trabajo en equipo:

1. Comunicación: intercambio claro y abierto de información, ideas y feedback entre todos los miembros para entenderse y coordinarse bien.
2. Coordinación: actuar de forma organizada, con un liderazgo o estructura clara, asegurando que todos remen en la misma dirección.
3. Complementariedad: cada miembro aporta habilidades y conocimientos únicos que, al sumarse, cubren las necesidades del proyecto.
4. Confianza: creer en las capacidades y el buen hacer de los compañeros, permitiendo anteponer el éxito del equipo al lucimiento personal.
5. Compromiso: cada integrante se dedica a aportar lo mejor de sí mismo y a cumplir sus responsabilidades para el éxito del equipo.

8. Organización y reparto de tareas: procedimientos y documentos

Es necesario establecer cauces de coordinación que permitan la comunicación permanente. Estos cauces se concretan en: reuniones, informes, registros, etc.

Técnicas de comunicación en equipo

Tipo de comunicación que favorece:

• Comunicación formal: comunicación oficial, registrada y materializada en acuerdos de obligado cumplimiento. Se da de forma programada.
• Comunicación informal: comunicación cotidiana para mantener la coordinación continua. Surge de forma espontánea.

Técnicas concretas

Reuniones: espacios de intercambio directo de información donde participan varios profesionales. Normalmente se establecen de forma periódica. Suelen ser presenciales, aunque también existen las videoconferencias.

Registros: herramientas de intercambio de información escrita. Existen registros en papel e informáticos. Tipos de registros: del periodo de observación, de alimentación, etc.

Intercambios verbales fuera de reunión: llamadas telefónicas, correos electrónicos, videoconferencias, WhatsApp, etc.

Dos instrumentos fundamentales para la reunión de equipo son: la convocatoria de reunión y el acta de la reunión.