Pasos Esenciales en la Preparación de un Plan de Formación
La creación de un plan de formación efectivo requiere una planificación estratégica y la colaboración de diferentes niveles dentro de la organización. A continuación, se detallan los pasos clave:
- Dirección y Jefes de Departamento: Son responsables de la planificación de objetivos y la estrategia de formación, así como del desarrollo de los planes formativos.
- Trabajadores: El objetivo es que adquieran nuevos conocimientos, mejoren su preparación para situaciones futuras, aumenten su implicación con la empresa y logren una mayor resolución de problemas.
- Repercusión en el Cliente: Un personal bien formado impacta positivamente en la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.
Tipos de Formación según la Carencia Detectada
Según el tipo de carencia identificada, la formación se podrá enfocar hacia:
- A) Formación concreta del puesto de trabajo: Orientada a mejorar habilidades específicas para el rol actual.
- B) Formación para ascenso a otro puesto de trabajo: Preparación para asumir nuevas responsabilidades y roles superiores.
- C) Formación para el desarrollo personal: Enfocada en el crecimiento individual y profesional a largo plazo.
Proceso para Diseñar un Plan de Formación Efectivo
El diseño de un plan de formación sigue una secuencia lógica para asegurar su pertinencia y eficacia:
Observación interna/externa → Detección de carencias → Definición de propósitos de la formación → Evaluación y seguimiento.
Además del diseño planteado, es crucial difundir por toda la empresa la ejecución del plan de formación. En caso de no existir un departamento de Recursos Humanos, la labor de informar sobre el plan de formación recaerá sobre los jefes de departamento.
Detalle de las Fases del Proceso de Diseño
Observación Interna y Externa:
- Identificar la falta de conocimiento en la empresa.
- Adaptarse a las necesidades del mercado.
- Estudiar a la competencia.
Detección de Carencias:
- Concretar qué se espera de la formación.
- Conocer el nivel de formación de los trabajadores.
- Comparar el perfil del trabajador actual con el deseable.
Propósitos de la Formación:
- Establecer los objetivos que se quieren alcanzar.
- Diseñar una formación secuencial.
- Fomentar la motivación de los empleados.
Evaluación y Seguimiento:
- Observar y valorar la formación.
- Evaluar el nivel de conocimiento adquirido.
- Registrar el punto de conocimiento inicial y el final del trabajador tras la formación.
Recursos y Sistemas de Formación Empresarial
Las técnicas y métodos de formación se dividen en dos grupos en función de quién las gestiona:
- A) Formación Gestionada de Forma Interna: Si la gestiona la empresa (charlas, seminarios, formación grupal), pueden realizarlas el director, los jefes de departamento o los propios empleados especialistas en una determinada tarea.
- B) Formación Gestionada de Forma Externa: Para una formación más concreta, se puede recurrir a la contratación de empresas externas que ofrecen servicios de formación (aprendizaje experiencial, outsourcing, e-learning).
Formación Gestionada de Forma Interna
Charlas Didácticas:
Reuniones personales concebidas de duración breve (entre 30 y 45 minutos). Su propósito principal es preparar y formar sobre algún nuevo proceso o tema específico.
Seminarios Especializados:
Pretenden cubrir necesidades concretas de los empleados. Según la cantidad de participantes, los seminarios se pueden dividir en jornadas tanto de mañana como de tarde.
Formación Grupal por Departamentos:
Son una herramienta que fomenta el desarrollo entre los miembros del departamento para conseguir objetivos marcados. Se busca aumentar la eficiencia mediante la cooperación de todos los participantes.
Uno de los inconvenientes que presenta autogestionar la formación es que los trabajadores encargados de transmitir la nueva instrucción pueden no saber transmitir de forma correcta sus conocimientos, por mucha experiencia que tengan en su trabajo.
Formación Gestionada de Forma Externa
Aprendizaje Experiencial:
Se centra en acciones en las que el conocimiento se crea a través de la experiencia, y su objetivo principal es aumentar el trabajo en equipo.
- Ventajas:
- Alta implicación de todo el personal en las actividades.
- Elevado sentido de pertenencia al grupo de trabajo.
- Favorece la cohesión con los compañeros de empresa.
- Mejora la actitud de los empleados hacia la empresa.
- Ventajas:
Outsourcing (Externalización):
Consiste en la contratación de un servicio de formación de forma externa, estableciendo las características del servicio con los objetivos estratégicos que se pretenden conseguir.
E-learning (Aprendizaje en Línea):
Es un modelo de formación a distancia en el que se utiliza alguna tecnología como internet o una plataforma virtual. Con este sistema, los empleados pueden estar comunicados durante su formación, intercambiar opiniones y experiencias.
Plan de Acogida para Nuevos Empleados
El plan de acogida es fundamental para la integración de nuevos talentos. Sus componentes clave incluyen:
- Bienvenida
- Misión y visión de la empresa
- Descripción de la compañía
- Normas de seguridad
- Instalaciones
- Definición de tareas y objetivos
- Seguridad en el trabajo
- Reconocimiento médico
- Protección de datos
- Conocer las funciones
- Presentar al equipo de trabajo
Objetivos del Plan de Acogida
Los objetivos de un plan de acogida son fundamentales para poder confirmar la integración del trabajador en su puesto de trabajo:
- A) Reducir el coste e inconvenientes: Disminuir la rotación de jóvenes que abandonan prematuramente la empresa.
- B) Incrementar el compromiso: Fomentar la lealtad y la identificación con la compañía.
- C) Acelerar el proceso: Agilizar la incorporación del empleado a la fase de producción.
- D) Socialización: Facilitar la adaptación cultural y social dentro de la organización.
Para ofrecer un servicio de excelencia, de alta calidad y asegurar la satisfacción del cliente, una planificación estratégica es fundamental.