El Proceso Administrativo
El proceso de administración es el conjunto de funciones y actividades que efectúa la empresa para alcanzar sus fines y objetivos. Se establecen dos fases principales:
- La fase mecánica, que define lo que debe hacerse: planificación y organización.
- La fase dinámica, que pone en práctica lo planeado y organizado: dirección y control.
Planificación
La planificación es la primera actividad que compone la administración de la empresa. Consiste en definir qué se quiere conseguir, cómo y con qué recursos. Sus pasos son:
- Analizar la situación.
- Marcar los objetivos.
- Analizar los puntos fuertes y débiles (DAFO).
- Controlar y determinar las desviaciones.
Los objetivos deben ser realistas, adaptándose al momento y al entorno, aprovechando todas sus posibilidades. Es crucial establecer prioridades, valorando la oportunidad que supone una elección frente a la mejor alternativa.
Organización
La organización implica definir las tareas a desarrollar, dividir el trabajo entre las personas y fijar sus responsabilidades. Incluye la identificación y clasificación de tareas para conseguir el objetivo de la empresa, la división del trabajo, y el diseño de la estructura de la empresa (quién realiza cada tarea, quiénes son los directivos responsables, y cómo se establecen las relaciones de coordinación y comunicación entre los distintos grupos).
Tipos de Estructura Organizativa
Existen dos tipos de estructuras principales:
- Estructura informal: No está escrita en ningún documento interno de la empresa.
- Estructura formal: Aquella que aparece en documentos escritos, planeada debidamente por la dirección de la empresa.
En cuanto a la estructura jerárquica, se distinguen:
- Jerárquica (Línea): Es una línea continua de autoridad, donde existe una relación directa entre superior y subordinado.
- Staff: Representa una línea discontinua, compuesta por la dirección general, dirección intermedia, adjuntos a la dirección y equipo de asesores.
Criterios de Agrupación
Los criterios de agrupación pueden ser:
- Agrupación funcional: Director general, directores de producción, marketing, financiero y RRHH.
- Ventajas: Mayor especialización y eficiencia, favorece la producción de sinergias.
- Desventajas: Cada trabajador puede tener varios jefes, lo que puede llevar a menor disciplina y confusión; los canales de comunicación son más complejos, produciendo problemas de coordinación.
- Agrupación por mercados (o geográfica): Director general y directores de zona.
- Ventajas: Mayor flexibilidad y rapidez para adaptarse a clientes locales.
- Inconvenientes: Dificultades de coordinación entre las diferentes áreas geográficas.
Dirección
La dirección consiste en guiar, orientar y motivar a los trabajadores para lograr los objetivos. Sus tres subfunciones clave son: liderazgo, motivación y comunicación.
Control
El control consiste en asegurar que todo salga como se había previsto en la planificación, tanto en los objetivos generales como en los más concretos.
Áreas Funcionales de la Empresa
Las áreas funcionales de la empresa son:
- Área de Aprovisionamiento: Se encarga de comprar, almacenar y gestionar proveedores.
- Área de Producción: Gestiona la producción de bienes y servicios.
- Área Comercial: Conjunto de actividades para hacer llegar a los consumidores los bienes y servicios producidos.
- Área de Inversión y Financiación: Capta los fondos necesarios.
- Área de Recursos Humanos (RRHH): Su función principal es seleccionar y contratar trabajadores.
Gestión de Recursos Humanos
Funciones Clave de RRHH
La función de Recursos Humanos abarca:
- Organización de la plantilla de la empresa.
- Reclutamiento y selección.
- Formación.
- Prevención de riesgos laborales.
Teorías de Motivación y Habilidades
La jerarquía de necesidades de Maslow establece:
- Necesidades inferiores: Fisiológicas, seguridad, sociales.
- Necesidades superiores: Autoestima y autorrealización.
La Teoría de Herzberg sobre la motivación distingue entre:
- Factores de higiene: No generan satisfacción, pero su ausencia produce insatisfacción.
- Factores de motivación: Generan directamente satisfacción en los trabajadores (ej. la responsabilidad, el reconocimiento).
Se distinguen dos tipos de habilidades:
- Habilidades duras (Hard Skills): Habilidades o conocimientos técnicos que se aprenden con los estudios o la formación específica.
- Habilidades blandas (Soft Skills): Habilidades personales y sociales relacionadas con la forma en que la persona se relaciona y comunica.
Derechos y Deberes de los Trabajadores
Los derechos de los trabajadores incluyen:
- Ocupación efectiva.
- Protección, seguridad e higiene.
- Percepción puntual del salario.
- Jornada laboral y descansos.
- Promoción y formación profesional.
- Derechos fundamentales.
Los deberes de los trabajadores incluyen:
- Obligación de cumplir con las tareas de su puesto.
- Aplicar las medidas de higiene y seguridad.
- No hacer la competencia a la empresa.
- Respetar las cláusulas de su contrato.
Políticas de Igualdad e Inclusión
La política de igualdad e inclusión se refiere a las medidas que toma la empresa para alcanzar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, entre otros colectivos. Los retos de implementar estas políticas incluyen la resistencia al cambio de empleados y jefes, y la falta de conciencia sobre la importancia de la igualdad y la inclusión.
La Función Financiera
La función financiera se ocupa de la obtención de los recursos necesarios para la realización de la actividad empresarial y de prestar asesoría para el empleo óptimo de dichos recursos.
Objetivos de la Función Financiera
Sus objetivos son:
- Determinar las inversiones y gastos iniciales.
- Conseguir rentabilidad.
- Seleccionar las fuentes de financiación a las que se va a recurrir para llevar a cabo las inversiones, buscando obtener fondos suficientes al menor coste.
- Elegir las inversiones con las que se consiga una mayor rentabilidad.
Áreas de la Función Financiera
La función financiera se divide en dos grandes áreas:
- Inversión: Decide dónde se va a invertir el dinero.
- Financiación: Decide cómo se va a obtener el dinero (fuentes de financiación).
Estructura Económica y Financiera
- La estructura económica nos indica los bienes y derechos de la empresa (maquinaria, mobiliario, etc.), es decir, el activo de la empresa.
- La estructura financiera nos muestra el origen de los fondos de la empresa (fondos propios y fondos ajenos).
Recursos Financieros
Los recursos financieros son los medios líquidos o medios de pago a disposición de la empresa para hacer frente a sus necesidades dinerarias.
Clasificación de los Recursos Financieros
Se clasifican según varios criterios:
- Según el plazo de devolución: Fuentes financieras a corto plazo y a largo plazo.
- Según su procedencia: Pueden ser internas o externas.
- Según su propietario: Pueden ser propios o ajenos.
Ejemplos de Recursos Financieros
- Recursos propios con carácter externo: El capital social y las subvenciones.
- Recursos propios con carácter interno (Autofinanciación):
- Autofinanciación de enriquecimiento: Las reservas.
- Autofinanciación de mantenimiento: Las amortizaciones.
- Recursos ajenos a largo plazo: Préstamos a largo plazo, empréstitos, leasing.
- Recursos ajenos a corto plazo:
- Préstamos a corto plazo.
- Crédito bancario (dos tipos: descubierto en cuenta y cuenta de crédito).
- Crédito comercial.
- Descuento de efectos (como pagarés).
- Factoring.
- Crowdfunding.