Normativa Legal y Conservación Documental
El Código de Comercio establece que todos los empresarios conservarán los libros, correspondencia, comunicaciones, documentos y justificantes concernientes a sus negocios, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
El Archivo Empresarial: Concepto y Funciones
El archivo es el lugar, físico o electrónico, donde se conserva el conjunto de los documentos de una empresa. Un archivo debe servir como centro activo de información para tener ordenados y conservados los documentos, considerando su:
- Ubicación
- Frecuencia de utilización
- Forma de creación y uso
Sistemas de Clasificación y Ordenación Documental
Clasificación y Ordenación
- Clasificar: Dividir o hacer separaciones por clases dentro de un conjunto de elementos.
- Ordenar: Unir todos los elementos de cada grupo siguiendo un orden específico.
La Carta Comercial: Comunicación Estratégica Empresarial
La carta comercial constituye la forma de comunicación por excelencia en el ámbito de las comunicaciones empresariales. En las relaciones comerciales, los temas a tratar pueden variar:
- Al inicio de la relación: Petición de catálogos, precios, etc., por parte del comprador.
- Durante la relación (comprador): Fechas de recepción, descuentos, etc.
- Durante la relación (vendedor): Negociar las condiciones una vez establecida la relación, pedidos, reclamaciones, modificaciones.
- Gestión de pagos: Recordatorios, morosidad.
Gestión de Correspondencia: Registros de Entrada y Salida
En algunas empresas, existen departamentos específicos donde se guarda y abre el correo. Aunque no existe una norma legal que obligue a ello, se puede establecer un registro que permita una mayor rigurosidad en la localización de la correspondencia. Esto es crucial, ya que si hay varios departamentos, los escritos pueden extraviarse fácilmente. Por tanto, se constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Registro de Entrada
A todas las comunicaciones recibidas se les asigna un número y se anotan en el libro de registro correspondiente.
El Patrimonio Empresarial: Composición y Ecuación Fundamental
El patrimonio está compuesto por los elementos que se utilizan para que la empresa funcione. Se clasifica en:
- Bienes: Medios materiales necesarios para la actividad empresarial.
- Derechos: Aquellos efectos que la empresa puede reclamar, es decir, lo que le deben.
- Obligaciones: Deudas a pagar.
La ecuación fundamental del patrimonio es: Patrimonio = Bienes + Derechos – Obligaciones.
El Inventario: Detalle de Elementos Patrimoniales
El inventario es una lista detallada de los elementos patrimoniales, clasificados en bienes, derechos y obligaciones, y valorados en una unidad de cuenta.
Masas Patrimoniales: Activo, Pasivo y Neto
Las masas patrimoniales se agrupan en:
- Activo: Formado por los bienes propiedad de la empresa y los derechos a su favor (lo que tienen).
- Pasivo: Formado por las obligaciones que deben atender (lo que deben).
- Neto: Recoge el valor del patrimonio (la diferencia entre activo y pasivo).
La Contabilidad: Concepto, Objetivos y Requisitos
La contabilidad es el estudio de los elementos patrimoniales, cuyo objetivo principal es investigar el tratamiento de la información y el registro de los datos relacionados con el patrimonio. Sus requisitos fundamentales son:
- Registrar los datos que afecten solamente al patrimonio.
- El sistema debe permitir comprobar la exactitud de los datos registrados para evitar errores.
- Debe existir un conjunto de reglas de registro que permitan comparar los registros realizados.
Cuentas Contables: Activo, Pasivo, Neto y Saldo
Cuentas de Activo
En las cuentas de activo, en el Debe se anota el valor inicial del elemento, sus aumentos de valor y las entradas, mientras que en el Haber se registran las disminuciones y las salidas. En las cuentas de pasivo y neto, la lógica es inversa.
El Saldo de una Cuenta
El valor del elemento patrimonial que se registra en una cuenta está indicado por el Saldo. Se calcula como:
Saldo = Sumas del Debe – Sumas del Haber
- Si Debe > Haber: Saldo deudor (típico de cuentas de activo).
- Si Debe < Haber: Saldo acreedor (típico de cuentas de pasivo y neto).
- Si Debe = Haber: Cuenta saldada o cancelada.
El Sistema de Partida Doble: Fundamento de la Contabilidad
El sistema de partida doble es el método o sistema de registro de las operaciones más utilizado en contabilidad. Considera la totalidad de los elementos patrimoniales de una empresa: si hay una entrada, es porque hay una salida de otro elemento. Cada operación se registra dos veces: una en la cuenta del Debe y otra en la del Haber.
Libros Contables Obligatorios y Voluntarios
Los libros contables son los distintos registros de los que se vale la contabilidad para organizar el tratamiento adecuado de los datos. Los más utilizados son el Libro Diario, el Libro Mayor y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. Las anotaciones en estos libros se llaman asientos y se realizan por orden de fecha.
El Libro Diario
El Libro Diario está destinado a registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, si bien permite registrar también la anotación conjunta de las operaciones por periodos de tiempo que no sean superiores a un mes. Es un libro obligatorio, pero no existe una regulación específica en cuanto a su estructura y rayado.
El Libro Mayor
El Libro Mayor recoge de forma ordenada todas las cuentas que se llevan en la empresa. No es un libro obligatorio, pero los asientos registrados en el Libro Diario se trasladan a él.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en las empresas y, por otra, las cuentas anuales. Estas últimas son estados contables que se elaboran al final del ejercicio económico para informar de la situación de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en el año. Es un libro obligatorio.
El Plan General de Contabilidad (PGC)
El Plan General de Contabilidad (PGC) indica a todas las empresas de un país qué nombre y de qué forma se debe contabilizar cualquier elemento de la actividad empresarial. Establece el marco técnico básico para la normalización contable en España. Su fin es que una empresa sea transparente, fiable y comparable respecto a sus cuentas. Es de aplicación obligatoria y se divide en cinco partes:
- Marco Conceptual de la Contabilidad
- Normas de Registro y Valoración
- Cuentas Anuales
- Cuadro de Cuentas
- Definiciones y Relaciones Contables
PGC para PYMES: Adaptación y Simplificación Contable
Con el fin de facilitar la aplicación del PGC a las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), se ha realizado una adaptación del mismo. Esta adaptación implica la eliminación de algunas cuentas que no son utilizadas por estas empresas y la simplificación en la presentación de ciertos documentos. La aplicación de este plan es voluntaria y presenta la misma estructura que el PGC general, salvo algunos cambios específicos para PYMES.