¿Qué es la Gestión de Compras y por qué es Estratégica?
La gestión de compras es una función fundamental dentro del área logística, ya que se encarga de adquirir todos los bienes y servicios que una empresa necesita para funcionar correctamente. Su objetivo principal es asegurar el abastecimiento oportuno de materiales con la mejor calidad, precio y servicio posible, garantizando que la organización no se quede sin insumos y, al mismo tiempo, no incurra en gastos innecesarios.
Una buena gestión de compras permite reducir costos, cumplir los plazos de producción y mejorar la rentabilidad general del negocio. Por este motivo, es considerada un proceso estratégico, ya que influye directamente en los resultados económicos, en la calidad del producto final y en la satisfacción del cliente.
Ubicación del Área de Compras en la Empresa
El área de compras pertenece al departamento logístico y cumple un rol de apoyo esencial dentro de la organización. Su función es abastecer de bienes y servicios a las demás áreas, garantizando el funcionamiento normal de toda la empresa.
Problemas Comunes y Prácticas Poco Éticas en Compras
En el área de compras pueden presentarse prácticas poco éticas que afectan la transparencia y eficiencia del proceso. Entre las más comunes se encuentran:
- Sobornos: Ocurre cuando el comprador solicita dinero o beneficios al proveedor a cambio de asignarle una orden de compra.
- Favoritismos: Se da al elegir a un proveedor por amistad o relación personal, sin realizar una comparación objetiva de precios o calidad.
- Aceptar invitaciones: Algunos vendedores ofrecen comidas o eventos con el fin de influir en la decisión del comprador.
- Recibir obsequios: Consiste en aceptar regalos o atenciones que buscan generar una preferencia, afectando la imparcialidad del proceso.
Objetivos Principales de la Gestión de Compras
- Identificar proveedores adecuados que cumplan con los requisitos técnicos, de calidad y servicio.
- Coordinar con las áreas internas para elaborar el plan anual de compras.
- Adquirir bienes y servicios con la calidad, cantidad y características necesarias.
- Asegurar entregas oportunas para evitar retrasos en la producción.
- Buscar la mejor relación calidad-precio, optimizando los recursos disponibles.
- Estandarizar materiales para reducir costos y evitar personalizaciones innecesarias.
Fases del Proceso de Compras
Planificación de las compras
Se realiza al inicio del año y consiste en elaborar el plan anual de adquisiciones, identificando los bienes y servicios que se necesitarán. Para ello, se estudia el mercado, se contacta a proveedores y se define un presupuesto de compras.
Análisis de las necesidades
En esta etapa, el área de compras revisa las solicitudes que envían las demás áreas, verificando cantidad, calidad, especificaciones técnicas y fechas de entrega. Se evalúa el presupuesto disponible y se determina el lote económico de pedido y la modalidad de compra más conveniente.
Solicitud de cotizaciones y presupuesto
Aquí se pide cotización a distintos proveedores, comparando precios, condiciones de entrega, garantías y calidad. Luego se analizan y preseleccionan las mejores propuestas, elaborando un presupuesto de compra final.
Selección de proveedores
Finalmente, se evalúan los proveedores según criterios como precio, calidad, cumplimiento, servicio y capacidad técnica. Una vez analizados todos los factores, se elige al proveedor más adecuado y se formalizan los términos de referencia y condiciones del contrato.
Claves para la Selección y Evaluación de Proveedores
Áreas de evaluación de proveedores
- Calidad: Se revisan las certificaciones, especificaciones técnicas y garantías.
- Finanzas: Se analiza la estabilidad y capacidad económica del proveedor.
- Tecnología: Se evalúa su equipamiento, soporte técnico y tiempos de respuesta.
- Procesos: Se revisa su infraestructura, capacidad de producción y personal calificado.
- Marketing o comercialización: Se analiza su nivel de precios, compromiso y relaciones con clientes.
- Administrativa: Se considera su estructura organizativa, experiencia y capacidad de resolver problemas.
Criterios para seleccionar proveedores
- Precio y condiciones: Nivel y estabilidad de precios, crédito, costos de transporte y posibilidad de negocios recíprocos.
- Calidad: Cumplimiento de normas técnicas, garantía y control de materiales.
- Tiempo: Cumplimiento de plazos, frecuencia de entregas y puntualidad.
- Servicio: Asesoría, atención postventa, capacitación y variedad de productos.
- Medio ambiente: Políticas ecológicas, manejo de desechos y transporte responsable.
- Ubicación: Distancia, accesibilidad y riesgos de suministro.
- Capacidades empresariales: Innovación, desarrollo tecnológico, capacidad productiva y flexibilidad.
Evaluación de ofertas
Cuando se comparan las propuestas, se califican diferentes factores:
- Calidad: Especificaciones y porcentaje de aceptación.
- Precio: Unitario, descuentos y costos adicionales.
- Servicio: Cumplimiento en cantidades y tiempos.
- Atención: Visitas, comunicación y soporte.
Principales Entidades que Regulan las Compras Públicas
Existen dos organismos clave en la regulación de las compras del sector público:
- OSCE (Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado): Supervisa que los procesos de compra se realicen de manera correcta, brinda asistencia técnica y capacita a los funcionarios.
- SEACE (Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado): Es una plataforma digital donde se publican todas las licitaciones, bases y resultados de los procesos. Permite que las compras sean públicas y transparentes.